Elektroninių dokumentų valdymo sistema
Elektroninių dokumentų valdymo sistema
Vis daugiau popierinių procesų pakeičia skaitmeniniai. Tačiau pereinant prie elektroninių dokumentų nereikėtų prarasti aiškios jų tvarkymo, apsaugos ir prieinamumo tvarkos.
Tinkama elektroninių dokumentų valdymo sistema (EDVS) padeda supaprastinti kasdienes užduotis. Ji skirta skaitmeniniams dokumentams saugoti, tvarkyti ir archyvuoti: nuo sukurtų failų iki nuskaitytų dokumentų, vaizdų ir PDF. „Folderit“ padeda suderinti prieinamumą, saugumo priemones ir patogų naudojimą, kad dokumentų tvarkymas neapsunkintų jūsų darbo.
Paprasta prieiga
„Folderit“ veikia naršyklėje ir pasiekiama iš suderinamų internetą turinčių įrenginių. Debesijos infrastruktūroje taikomos stiprios saugumo priemonės ir šifravimas. Dokumentų biblioteka neturi užimti visos jūsų įrenginio atminties, nors naršyklei ir darbui su failais vis tiek reikia įrenginio išteklių. Namuose, biure ar kelionėje prie dokumentų galite prisijungti internetu. Jei dirbsite neprisijungę, iš anksto atsisiųskite reikiamus failus ir pasirūpinkite saugia vietine kopija.
Paprastas bendrinimas
Naudotojų grupės ir viešosios nuorodos padeda tvarkyti bendrinimą vienoje sistemoje. Jūs pasirenkate, kam ir kokią prieigą suteikti. Galite bendrinti atskirus failus ar aplankus su komandomis bei žmonėmis, suteikdami naršyklės peržiūros, peržiūros su atsisiuntimu ar redagavimo teises. Viešoji sunkiai atspėjama nuoroda suteikia prieigą ją turinčiam gavėjui, todėl jos platinimą taip pat reikia kontroliuoti.
Audito istorija padeda stebėti palaikomus dokumentų veiksmus ir jų vykdytojus. Tai naudinga atsekamumui ir prieigos peržiūrai, tačiau registruojamų veiksmų apimtį reikia vertinti pagal konkretų naudojimo būdą.
Paprasta paieška
Skaitmeninius dokumentus turi būti lengva ne tik išsaugoti, bet ir rasti. „Folderit“ paieška naudoja failų pavadinimus, metaduomenis ir palaikomą turinį. Optinis ženklų atpažinimas (OCR) leidžia ieškoti teksto palaikomuose nuskaitytuose dokumentuose, vaizduose ir PDF failuose. Atpažinimas priklauso nuo formato ir vaizdo kokybės, tačiau dažnai padeda rasti senus dokumentus jų nekuriant iš naujo.
Paprastas tvirtinimo procesas
Naudodami „Folderit“ galite siųsti sąskaitas, atostogų prašymus, vidinius pranešimus ar kitus dokumentus tvirtinti ir rinkti pastabas. Dalyvius bei veiksmų seką parenkate pagal organizacijos tvarką. Atskirai galima nustatyti saugojimo terminus dienomis, savaitėmis, mėnesiais ar metais ir suplanuoti veiksmus pagal jūsų dokumentų saugojimo politiką.
Paprasti pranešimai
Galite nustatyti dokumentų priminimus ir užsisakyti pranešimus apie palaikomus pasirinktų failų ar aplankų pakeitimus. Pasirinkite galimą pranešimų dažnį pagal savo darbo poreikius. Tai padeda komandai sekti svarbius įvykius, tačiau nereikėtų laikyti pranešimų visų prieigos veiksmų kontrolės pakaitalu.
Aiški struktūra
Jūs geriausiai žinote, kaip tvarkyti savo organizacijos dokumentus. „Folderit“ leidžia kurti aplankų struktūrą, susieti dokumentus ir papildyti juos metaduomenimis – individualiais indeksavimo laukais, pasirašančiais asmenimis, pastabomis, datomis ir terminais. Taip dokumentai įgauna aiškų kontekstą ir juos lengviau rasti.
Paprastas failų valdymas
Dokumentams keičiantis galite išsaugoti ankstesnes failų versijas ir prireikus jas atkurti. Bendri dokumento metaduomenys palaiko nuoseklų jo aprašą. Versijų istorija naudinga kasdieniam darbui, tačiau nepakeičia organizacijos atsarginių kopijų ir atkūrimo plano.
Išsiregistravę dokumentą redaguoti galite laikinai neleisti kitiems naudotojams įkelti konkuruojančios versijos ar keisti failo. Kiti žmonės gali naudotis dokumentu pagal likusias savo teises, pavyzdžiui, jį peržiūrėti ar atsisiųsti. Informacinė juosta parodo, kad dokumentas šiuo metu redaguojamas.
Paprasta saugumo kontrolė
„Folderit“ dokumentams saugoti taiko šifravimą, duomenis perduoda apsaugotu TLS ryšiu ir palaiko atsargines kopijas trijose vietose. Šios priemonės padeda derinti prieinamumą su apsauga. Organizacijos administratorius taip pat gali nustatyti slaptažodžių politiką, įskaitant sudėtingumą ir keitimo reikalavimus, atsižvelgdamas į savo saugumo tvarką.