System elektronicznego zarządzania dokumentami — EDMS
Elektroniczny system zarządzania dokumentami
Firmy coraz szerzej zastępują papier dokumentami cyfrowymi. Ta zmiana powinna iść w parze z jasnym zarządzaniem dokumentami dopasowanym do działalności.
Dobry elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) upraszcza pracę. Umożliwia cyfrowe przechowywanie, porządkowanie i archiwizację danych, w tym dokumentów elektronicznych, skanów, obrazów czy PDF-ów, w sposób bezpieczny i dostępny. Folderit pomaga realizować cele dokumentowe dzięki solidnym zabezpieczeniom i łatwej obsłudze, bez komplikowania obiegu pracy.
Łatwy dostęp
Folderit to rozwiązanie internetowe dostępne z urządzeń połączonych z siecią. Cała infrastruktura działa w bezpiecznej chmurze z szyfrowaniem na poziomie bankowym. Nie musisz przechowywać całego zbioru na swoim urządzeniu ani obciążać jego zasobów obsługą systemu. W domu, w pracy i w podróży możesz korzystać z Folderit, jeśli masz dostęp do Internetu. Gdy przewidujesz pracę offline, pobierz kopię części lub wszystkich plików do pracy lokalnej.
Łatwe udostępnianie
Wybierz potrzebny poziom dostępu i zarządzaj nim za pomocą narzędzi Folderit. Grupy użytkowników i łącza publiczne ułatwiają udostępnianie bez osobnego śledzenia każdej osoby i zespołu. Możesz udostępniać pliki lub całe foldery zespołom i osobom z prawami Previewer, Viewer lub Editor. Możesz też utworzyć trudne do odgadnięcia łącze publiczne; każda osoba znająca jego adres nadal może z niego skorzystać.
Dzienniki audytu dają obraz działań w systemie, pomagając śledzić sposób korzystania z dokumentów.
Łatwe wyszukiwanie
Dokumenty cyfrowe muszą być łatwe nie tylko do zapisania, ale i odnalezienia. Narzędzia wyszukiwania wykorzystują niestandardowe metadane i treść, a także OCR do rozpoznawania tekstu w obsługiwanych skanach, obrazach i PDF-ach. Dzięki temu możesz znajdować informacje w starszych dokumentach bez ich odtwarzania.
Łatwe zarządzanie zatwierdzaniem
Folderit ułatwia tworzenie i utrzymywanie procesów zatwierdzania. Zapraszaj osoby do zatwierdzenia i komentowania faktur, wniosków urlopowych lub notatek wewnętrznych. Możesz też ustawić okres przechowywania pliku lub folderu w dniach, tygodniach, miesiącach albo latach, zgodnie z zasadami organizacji.
Łatwe powiadomienia
Konfiguruj powiadomienia i przypomnienia dotyczące dokumentów oraz działań zespołu. Folderit może informować o dostępie lub zmianach zgodnie z obsługiwanymi zdarzeniami i ustawieniami. Wybierz częstotliwość aktualizacji: od razu lub w określonych odstępach.
Prosta struktura
Ty najlepiej wiesz, jak organizować firmę. Folderit pozwala dostosowywać relacje między folderami i dodawać metadane do własnego indeksowania, wskazywania podpisujących, notatek i terminów. Powstają czytelne struktury dokumentów, które łatwo indeksować i przeszukiwać.
Łatwe zarządzanie plikami
Folderit zachowuje wersje w miarę rozwoju dokumentów. Starsze pozostają dostępne wraz ze wspólnymi metadanymi, co utrzymuje spójne kryteria wyszukiwania.
Aby uniknąć jednoczesnych zmian kilku osób, zarezerwuj plik dla jednego użytkownika. Inni zachowują dostęp wynikający z uprawnień, ale podczas blokady nie mogą dodawać nowych wersji ani edytować pliku. Pasek informacyjny wskazuje, że trwa praca nad dokumentem.
Łatwe zarządzanie bezpieczeństwem
Folderit to bezpieczny i solidny chmurowy system dokumentów, zaprojektowany do ochrony danych przy zachowaniu dostępu dla uprawnionych osób. Transfery zabezpiecza SSL, a pliki mają potrójne kopie zapasowe i szyfrowanie na poziomie bankowym. Możesz też ustalić politykę haseł, w tym ich złożoność i częstotliwość zmiany.