Система керування електронними документами
Електронна система керування документами
Епоха паперового керування впевнено відійшла в минуле, а світ проходить масштабну цифровізацію. Проте це не має змінювати підхід бізнесу до роботи з документами.
Хороша електронна система керування документами (EDMS) допомагає спростити вашу діяльність. Вона дозволяє зберігати, впорядковувати й архівувати дані цифрово. EDMS призначена для будь-якого документа: цифрового файла, скану, зображення, PDF тощо — і зберігає його захищено й доступно. Електронна система керування документами Folderit допомагає досягати цілей роботи з документацією з надійною безпекою й великою простотою використання, не ускладнюючи ваш процес.
Простий доступ
Folderit — вебрішення, доступне з будь-якого пристрою з інтернетом. Уся інфраструктура розміщена в надзвичайно захищеній хмарі із шифруванням банківського рівня. Не потрібно хвилюватися, що на пристрої закінчується місце або бракує системних ресурсів. Удома, на роботі чи в дорозі — доки є інтернет, є доступ до Folderit. Якщо ви очікуєте роботу офлайн, Folderit дозволяє створити локальну копію частини чи всіх файлів.
Простий спільний доступ
Просто визначте, хто й який доступ отримує, а Folderit зробить решту. Групи користувачів і публічні посилання позбавляють потреби окремо керувати командами й правами. Ви обираєте, хто, до чого й у якому обсязі має доступ. Ви можете надавати доступ до окремих файлів або цілих папок командам і людям із правами попереднього перегляду, перегляду чи редагування. Або відкрити публічний доступ через посилання, яке складно вгадати.
Для відстеження роботи з документами Folderit веде журнали аудиту, що дають повний огляд кожної дії будь-якого користувача системи.
Простий пошук
Цифрові документи мають бути не лише простими у зберіганні, а й зручними для знаходження. Наші алгоритми пошуку використовують власні метадані й вміст, а також оптичне розпізнавання символів (OCR), щоб знаходити цифрові документи без редагованого тексту: скани, зображення чи PDF. Більше не потрібно хвилюватися про відтворення старих файлів.
Просте керування ієрархією
Folderit неймовірно спрощує впровадження й підтримку погоджень. Запрошуйте людей погодити будь-який документ і додати коментар: рахунок, заяву на відпустку чи внутрішню записку. Також можна встановлювати строк зберігання будь-якого файла чи папки в днях, тижнях, місяцях або роках відповідно до політик ведення записів вашої організації.
Прості сповіщення
Folderit дозволяє налаштовувати сповіщення й нагадування щодо електронних документів та взаємодії команд із ними. За бажанням система повідомляє, коли хтось відкриває чи будь-як змінює файли. Ви визначаєте частоту оновлень: одразу під час дії або через установлені проміжки.
Проста структура
Folderit створено з розумінням, що саме ви найкраще знаєте, як упорядкувати компанію. Для зручності система дозволяє налаштовувати зв’язки між папками й додавати метадані для власного індексування, підписантів, нотатки й строки, що разом утворюють дерева документів зі зручним індексуванням і пошуком.
Просте керування файлами
Folderit забезпечує спокій, зберігаючи версії в міру розвитку документів. Попередні версії — повні резервні копії файлів зі спільними метаданими для всіх редакцій. Це підтримує узгоджені критерії пошуку.
Якщо потрібно не допустити одночасної роботи кількох учасників над документом, можна надати виняткові права редагування певним користувачам. Інші взаємодіятимуть із файлом відповідно до своїх дозволів, але не зможуть додавати нові версії чи редагувати. Під час редагування відображатиметься інформаційна панель.
Проста безпека
Folderit — надзвичайно захищена й надійна хмарна електронна система керування документами. Її створено з розумінням, що компанії довірять вебрішенню дані лише за умови їх захисту й доступності. Для цього Folderit передає дані через захищений SSL і зберігає потрійну резервну копію, усе — під шифруванням банківського рівня. Ви також можете застосувати власну політику паролів, визначивши складність і потрібну частоту зміни.