Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov
Elektronski sistem za upravljanje dokumentov
Obdobje upravljanja papirja je dokončno za nami, svet pa se obsežno digitalizira. Vendar to ne bi smelo vplivati na način, kako podjetje ravna z dokumenti.
Dober elektronski sistem za upravljanje dokumentov (EDMS) pomaga poenostaviti vaše poslovanje. Omogoča digitalno shranjevanje, organiziranje in arhiviranje podatkov. EDMS je namenjen prevzemu katerega koli dokumenta, digitalnega, skeniranega, slike, PDF-ja in drugega, ter njegovi varni in dostopni hrambi. Folderit vam pomaga doseči dokumentne cilje z zanesljivo varnostjo in veliko preprostostjo uporabe, ne da bi zapletel delovni tok.
Preprost dostop
Folderit je spletna rešitev, dostopna iz vsake naprave s spletnim dostopom. Celotna infrastruktura je v izjemno varnem oblaku s šifriranjem na bančni ravni. Ni vam treba skrbeti, da bo napravi zmanjkalo prostora ali sistemskih virov. Doma, v službi ali na poti imate dostop do sistema Folderit, dokler imate dostop do spleta. Če pričakujete delo brez povezave, lahko ustvarite lokalno kopijo nekaterih ali vseh datotek.
Preprosta skupna raba
Odločite se, kdo dobi koliko dostopa, za vse drugo poskrbi Folderit. Z uporabniškimi skupinami in javnimi povezavami vam prihrani ločeno upravljanje ekip in pravic dostopa. Vi izberete, kdo ima kakšen dostop do česa. Lahko delite posamezne datoteke ali celotne mape z ekipami in posamezniki kot uporabniki s predogledom, ogledom ali urejanjem. Ali pa omogočite javni dostop prek povezave, ki jo je težko uganiti.
Da lahko spremljate ravnanje z dokumenti, Folderit vodi revizijske dnevnike s popolnim pregledom vsakega dejanja vsake osebe v vašem sistemu.
Preprosto iskanje
Ni dovolj, da je digitalne dokumente preprosto shraniti; preprosto jih mora biti tudi najti. Naši iskalni algoritmi za iskanje uporabljajo vaše oznake metapodatkov in vsebino, poleg tega pa z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR) preiskujejo digitalne dokumente brez uredljive vsebine, kot so skeni, slike ali PDF-ji. Ni vam več treba skrbeti za ponovno ustvarjanje starih datotek.
Preprosto upravljanje hierarhije
Folderit izjemno poenostavi uvedbo in vzdrževanje odobritev. Osebe lahko povabite, da odobrijo in komentirajo kateri koli dokument, denimo račun, vlogo za dopust ali interno obvestilo. Za vsako datoteko ali mapo lahko določite celo rok hrambe v dnevih, tednih, mesecih ali letih glede na politiko vodenja evidenc vaše organizacije.
Preprosta obvestila
Folderit omogoča nastavitev obvestil in opomnikov za elektronske dokumente in način, kako jih ekipe uporabljajo. Če želite, vas obvesti, ko nekdo dostopi do datoteke ali jo kakor koli spremeni. Vi določite pogostost obvestil: sproti ali v določenih časovnih presledkih.
Preprosta struktura
Folderit temelji na razumevanju, da vi najbolje veste, kako organizirati svoje podjetje. Za še preprostejšo uporabo omogoča prilagajanje povezav med mapami ter dodajanje metapodatkov za indeksiranje po meri, podpisnikov, opomb in rokov, ki skupaj oblikujejo preprosto indeksirana in iskalna drevesa dokumentov.
Preprosto upravljanje datotek
Folderit ohranja različice datotek med razvojem dokumentov in vam zagotavlja brezskrbnost. Starejše različice so popolne varnostne kopije datotek, ki ohranjajo enotne metapodatke skozi vse različice. Tako ostajajo iskalna merila dosledna.
Če želite preprečiti, da bi več sodelavcev delalo na enem dokumentu, lahko določenim uporabnikom dodelite izključne pravice urejanja. Drugi lahko z datoteko delajo glede na svoje pravice, ne morejo pa dodajati novih različic ali urejati datoteke. Med urejanjem se prikaže informacijska vrstica.
Preprosta varnost
Folderit je zelo varen, zmogljiv elektronski sistem za upravljanje dokumentov v oblaku. Razvit je bil ob razumevanju, da bodo podjetja zaupala spletni rešitvi le, če podatke ohrani varne in dostopne. Za varnost podatkov jih Folderit prenaša prek varnega SSL in vzdržuje tri varnostne kopije, vse s šifriranjem na bančni ravni. Uvedete lahko tudi pravila za gesla po meri, da zagotovite zahtevnost in menjavo tako pogosto, kot se vam zdi potrebno.