Henkilöstöasiakirjojen digitaalinen hallinta

Henkilöstöasiakirjojen hallintajärjestelmä

Ihmiset rakentavat yrityksen, joten henkilöstöhallinto kuuluu sen keskeisiin johtamisprosesseihin. Vastuuseen tarvitaan toimivat työkalut. Näin Folderit voi toimia tehokkaana ratkaisuna Henkilöstöasiakirjojen hallintajärjestelmä henkilöstöhallinnon prosessien tukena.

Henkilöstöasiakirjojen verkkosäilytys

Folderitin salattu pilvipohjainen asiakirjahallinta toimii henkilöstöaineiston säilytyspaikkana. Järjestä kansiot ja anna käyttäjille tehtävien mukaiset oikeudet. Kansio- ja tiedostokohtaiset asetukset rajaavat henkilötiedot oikeille henkilöille. Säilytä esimerkiksi pätevyydet, arvioinnit, kehittymissuunnitelmat ja seurantatiedot työntekijän tai osaston mukaan oman rakenteenne mukaisesti.

Rekrytointi

Rekrytointi voi sisältää useita haastatteluja ja yhteydenottoja. Hajanaiset sähköpostiasiakirjat vaikeuttavat ehdokkaiden hallintaa. Folderitissa voit koota hakijat omiin kansioihin tausta-aineistoineen ja antaa asiaankuuluville päälliköille käyttöoikeudet. Metatiedoilla hakijoita voidaan luokitella esimerkiksi käsittelyvaiheen mukaan. Määritä tietojen käsittely ja säilytys rekrytoinnin tarkoituksen, omien käytäntöjen ja sovellettavien velvoitteiden mukaisesti.

Helpompi henkilöstödokumentaatio

Folderit helpottaa muistioiden ja pöytäkirjojen valmistelua vähentämällä sähköpostiketjujen ja erillisten versioiden tarvetta. Henkilöstöhallinto jakaa sisällön oikeille osapuolille määritetyin oikeuksin. Käyttäjät valitsevat tuetut muutosilmoitukset asetuksistaan. 

Folderitin versionhallinta pitää muutokset saman asiakirjan yhteydessä ja vähentää irrallisten, keskenään ristiriitaisten kopioiden tarvetta.

Henkilöstöhallinnon hyväksynnät

Esimerkiksi lomapyyntö voi tarvita hyväksynnät lähiesihenkilöltä ja osastopäälliköltä. Usean osallistujan seuranta on helpompaa työnkulussa. Folderitissa hyväksynnät voi kerätä määrätyssä järjestyksessä tai rinnakkain, ja päätös annetaan selkeällä toiminnolla.

Sama mekanismi Folderitissa tukee sisäisiä muistioita ja ilmoituksia. Henkilöstöhallinto voi pyytää hyväksyntöjä, kommentteja ja tarkastuksia ilman erillistä sähköpostikoordinointia. 

Tehtävien hallinta

Folderitin oikeudet ja hyväksyntätyönkulut tukevat tehtävien ja vastuiden selkeää jakoa. Tapahtumalokeista voi arvioida asiakirjojen käsittelyä ja selvittää käyttöoikeusongelmia. Ilmoitusten sisältö ja ajoitus riippuvat tuetuista asetuksista.

Ristiriitojen selvittäminen

Henkilöstöhallinto käsittelee esimerkiksi vastuu-, viestintä- ja henkilöiden välisiä ristiriitoja. Valitukset voidaan säilyttää rajatussa kansiossa ja jakaa vain käsittelyyn valtuutetuille. Folderitin tapahtumalokit, versiohistoria ja tarvittavat ilmoitukset tukevat tapahtumien selvittämistä. Arkaluonteisille asiakirjoille on määritettävä sopivat käyttöoikeudet ja säilytysajat. 

Henkilöstöasiakirjojen arkistointi

Arkistointi ja/Säilytys on järjestettävä turvallisesti organisaation velvoitteiden mukaan. Folderit käyttää tallennettujen tietojen 256-bittistä salausta ja siirrossa SSL/TLS-yhteyksiä. Ne vähentävät riskejä mutta eivät poista kaikkia luvattoman käytön mahdollisuuksia. Henkilöstöhallinto määrittää asiakirjaryhmien säilytysajat ja toimet käytäntöjensä mukaisesti.

Folderitin henkilöstöasiakirjojen hallinnassa eri ohjelmilla luodut tiedostot voidaan säilyttää yhdessä ja avata tarvittaessa sopivalla sovelluksella. Esikatselu ja OCR riippuvat tiedostomuodosta. Ihmisten johtaminen jää ammattilaisten tehtäväksi, mutta järjestelmä auttaa asiakirjojen järjestämisessä ja prosessin seurannassa.