Softver za upravljanje dokumentima ljudskih resursa
Softver sistema za upravljanje HR dokumentima
Ljudski resursi mogu se svrstati među najvažnije upravljačke procese jer kompanije čine ljudi koji u njima rade. HR rukovodiocima trebaju snažni alati kao podrška toj velikoj odgovornosti. Evo kako Folderit može biti delotvoran Softver sistema za upravljanje HR dokumentima za podršku HR procesima.
Online repozitorij zaposlenih
Folderitov sistem za upravljanje dokumentima u oblaku sa bezbednošću bankarskog nivoa može služiti kao onlajn repozitorij profila osoblja u slojevitim mapama s kaskadnim nivoima pristupa kroz hijerarhiju kompanije. Omogućava HR rukovodiocima postavljanje dozvola na nivou mapa i datoteka kako ničiji lični podaci ne bi bili otvoreno dostupni. Mogu uključiti i kvalifikacije osoblja, procene i ocene učinka, planove razvoja karijere i evidencije nadzora razvrstane u pojedinačne mape ili kategorije odeljenja, ili šta god HR dokumentacija zahteva.
Zapošljavanje
Proces zapošljavanja, posebno za tehnička radna mesta, zahteva niz razgovora i poziva. Dokumenti koji kruže među sandučićima povećavaju rizik od gubitka kvalitetnog kandidata. Folderit može pomoći HR rukovodiocu da sve obrađene prijave katalogizuje na jednoj lokaciji, smeštanjem svakog kandidata u namensku mapu sa svom pripadajućom dokumentacijom. Tako relevantni rukovodioci odeljenja mogu pregledati potencijalne kandidate kroz jednostavnu strukturu mapa. Folderit pomaže indeksirati katalog kandidata za radno mesto u organizaciji, koji se dalje može razvrstati prilagođenim jedinstvenim metapodacima radi pretrage odbijenih kandidata te onih u širem i užem izboru, u skladu sa standardnim operativnim procedurama i politikama zapošljavanja kompanije ili države.
Pojednostavite HR dokumentaciju
Folderit uklanja zamoran deo ključnih zadataka, poput pripreme dopisa i ažuriranja zapisnika sastanaka, uklanjanjem imejl lanaca i izbegavanjem mogućih sukoba verzija. HR rukovodioci mogu postaviti i deliti sadržaj s isključivim dozvolama relevantnim učesnicima. Ti učesnici mogu podesiti obaveštenja za ažuriranja onoliko često koliko žele.
Folderit dodatno omogućava izmenu dokumenata bez stvaranja sukobljenih verzija jer softver za upravljanje dokumentima ljudskih resursa daje kontrolu nad verzijama datoteka.
Obrada HR odobravanja
Obrada godišnjih odmora može uključivati odobravanja od neposrednih rukovodilaca sve do voditelja odeljenja. Praćenje odobravanja predstavlja logistički izazov kada učestvuje više osoba. Folderit omogućava sistem u kojem relevantni korisnici šalju odobravanja prema hijerarhiji ili istovremeno, svodeći postupak na klik odgovarajućeg dugmeta.
Folderitov HR sistem takođe ubrzava interne dopise i obaveštenja istim mehanizmom. HR rukovodioci mogu skratiti vreme odobravanja zadataka, dodavati komentare, pregledati dokumente i slično.
Upravljanje zadacima
Folderit, uz različite nivoe pristupa i okvir odobravanja dokumenata, stvara okruženje upravljanja zadacima s jasnom podelom rezultata i rada. Tragovi revizije omogućavaju rukovodiocima nadzor jesu li relevantni dokumenti kod pravih osoba i imaju li problema s pristupom. To se može pratiti prilagođenim obaveštenjima pri pristupu.
Rešavanje sukoba
Velik deo upravljanja ljudskim resursima čini rešavanje sukoba unutar kancelarije. Uobičajeni sukobi uključuju odgovornost za zadatke, nesporazume ili međuljudske sukobe. HR rukovodioci mogu bezbedno evidentirati pritužbe u mapi i ovlastiti relevantne rukovodioce za pristup odgovarajućim informacijama radi daljnjeg postupanja. Sistem takođe omogućava HR rukovodiocima korišćenje tragova revizije, istorije verzija i postavki obaveštenja za procenu propusta u lancu dostave dokumenata. Sve pritužbe ili slično osetljivi dokumenti mogu se sačuvati uz bezbednost da će sadržaj ostati bezbedan i isključivo dostupan ovlašćenima.
Arhiviranje HR dokumenata
Arhiviranje/Čuvanje podataka u bezbednom okruženju od najveće je važnosti za svaku organizaciju. Uz složeno 256-bitno šifriranje, sav prenos odvija se putem SSL-a, pa ne postoji rizik neovlašćenog pristupa podacima. To je ključno za kompanije u kojima su čuvanje podataka i revizijska usklađenost zakonska obaveza. HR rukovodioci mogu unapred definisati koliko svaki dokument ostaje aktivan.
Folderitov HR sistem daje slobodu rada na jednoj platformi koja, zahvaljujući fleksibilnom skladištenju, prihvata datoteke kreirane na bilo kojoj platformi za pristup kada god i gde god su potrebne. Ljudski pristup u ljudskim resursima nema zamenu, ali Folderitu možete verovati za sve ostalo.