Gestione documentale per risorse umane
Software di gestione documentale per le risorse umane
Le risorse umane sono uno dei processi gestionali più critici: le aziende sono formate dalle persone che vi lavorano. I responsabili HR hanno bisogno di strumenti potenti per questa enorme responsabilità. Ecco come Folderit può essere un efficace sistema Software di gestione documentale per le risorse umane a supporto dei processi HR.
Archivio online del personale
Il sistema cloud Folderit, protetto a livello bancario, può conservare profili del personale in cartelle gerarchiche con livelli di accesso a cascata lungo l’organigramma. I responsabili HR impostano permessi su cartelle e file per evitare che le informazioni personali siano liberamente accessibili. Possono includere qualifiche, valutazioni delle prestazioni, piani di carriera, registrazioni di supervisione ordinate per persona o reparto e qualsiasi altra documentazione HR necessaria.
Reclutamento
La selezione, soprattutto per ruoli tecnici, richiede una serie di colloqui e chiamate. Documenti che circolano fra caselle e-mail aumentano il rischio di perdere un candidato valido. Folderit aiuta a catalogare tutte le candidature in un unico luogo, con una cartella dedicata e relativa documentazione per ogni candidato. I responsabili di reparto possono così consultare i candidati attraverso una struttura semplice. Folderit indicizza il catalogo di chi si è candidato e permette ulteriori categorie con metadati personalizzati unificati, per cercare persone respinte, nelle liste estese o ristrette secondo procedure e politiche aziendali o statali di impiego.
Semplifica la documentazione HR
Folderit elimina la ripetitività di attività essenziali come preparare una comunicazione o aggiornare verbali, evitando catene e-mail e conflitti di versione. I responsabili HR possono condividere contenuti con permessi esclusivi per i soggetti pertinenti, che scelgono la frequenza delle notifiche.
Folderit permette inoltre di modificare i documenti senza versioni in conflitto, grazie al controllo delle versioni dei file.
Gestire le approvazioni HR
Le ferie possono richiedere approvazioni dai responsabili diretti fino ai capi reparto. Seguirle è complesso con molti partecipanti. Folderit permette un sistema in cui gli utenti approvano in gerarchia o simultaneamente, rendendolo semplice come premere il pulsante corretto.
Il sistema HR Folderit accelera anche comunicazioni e annunci interni con lo stesso meccanismo. I responsabili HR riducono i tempi per approvare attività, commentare, esaminare documenti e altro.
Gestione delle attività
Con livelli di accesso diversi e approvazioni, Folderit crea un ambiente con una chiara divisione di lavoro e risultati. Le tracce di audit permettono ai responsabili di verificare che i documenti siano con le persone giuste e individuare problemi di accesso, monitorabili tramite notifiche personalizzate all’apertura.
Risoluzione dei conflitti
Una grande parte del lavoro HR riguarda conflitti su responsabilità, comunicazione o rapporti interpersonali. HR può registrare le segnalazioni in una cartella sicura e autorizzare i responsabili pertinenti alle informazioni per intervenire. Il sistema permette anche di usare tracce di audit, cronologie delle versioni e notifiche per valutare disfunzioni nella catena documentale. Reclami e documenti sensibili possono essere archiviati con certezza di conservazione sicura ed esclusiva.
Archiviazione dei documenti HR
Archiviazione/Conservazione dei dati in un ambiente sicuro sono fondamentali per qualsiasi organizzazione. Oltre alla crittografia complessa a 256 bit, ogni trasferimento avviene tramite SSL, senza rischio di accessi non autorizzati. È essenziale quando conservazione e conformità agli audit sono obblighi legali. HR può anche predefinire per quanto tempo ogni documento resta attivo.
Il sistema HR Folderit offre libertà di operare su una piattaforma unica che, con storage versatile, accetta file creati ovunque e li rende accessibili quando e dove servono. Il tocco umano è insostituibile nelle risorse umane, ma puoi affidarti a Folderit per tutto il resto.