Gestionarea digitală a documentelor de personal

Software de gestionare a documentelor pentru resurse umane

Resursele umane pot fi considerate unul dintre cele mai importante procese de management, deoarece companiile sunt construite din oamenii care lucrează pentru ele. Managerii HR au nevoie de instrumente puternice pentru a susține această responsabilitate uriașă. Iată cum Folderit poate fi un sistem eficient Software de gestionare a documentelor pentru resurse umane pentru susținerea proceselor HR.

Depozit online pentru dosarele de personal

Sistemul Folderit de gestionare a documentelor în cloud, securizat la nivel bancar, poate servi ca depozit online pentru profilurile personalului, în dosare ierarhizate cu niveluri de acces în cascadă pentru întreaga ierarhie a companiei. Sistemul Folderit permite managerilor HR să stabilească permisiuni la nivel de dosar și fișier pentru a asigura că informațiile personale nu sunt accesibile public. Managerii HR pot include și calificările personalului, evaluări și aprecieri ale performanței, planuri de dezvoltare a carierei, evidențe de supervizare organizate în dosare individuale sau pe departamente și orice altceva necesită documentația HR.

Recrutare

Procesul de recrutare, în special pentru posturile tehnice, necesită o serie de interviuri și apeluri. Simplul fapt de a avea documente care circulă între căsuțe de e-mail poate crește riscul pierderii unui candidat valoros. Folderit poate ajuta managerul HR să catalogheze toate candidaturile procesate într-un singur loc, într-un dosar dedicat fiecărui candidat, cu întreaga documentație asociată. Astfel, șefii sau managerii departamentelor relevante pot consulta potențialii candidați printr-o structură simplă de dosare. Folderit poate indexa un catalog al candidaților pentru un post în organizație, clasificați suplimentar prin metadate personalizate unificate, pentru căutarea persoanelor respinse, incluse pe lista extinsă sau selectate pe lista scurtă, conform procedurilor operaționale standard și politicilor de angajare ale companiei sau ale statului.

Simplificați documentația HR

Folderit elimină monotonia sarcinilor esențiale, precum pregătirea unei note sau actualizarea proceselor-verbale ale ședințelor, eliminând lanțurile de e-mailuri și evitând posibilele conflicte între versiuni. Managerii HR pot configura și partaja conținutul cu permisiuni exclusive pentru părțile interesate relevante. Acestea pot configura notificări pentru actualizări la frecvența dorită. 

Folderit oferă avantajul suplimentar de a modifica documentele fără a crea versiuni conflictuale, deoarece software-ul de gestionare a documentelor pentru resurse umane vă permite să controlați versiunile fișierelor.

Procesarea aprobărilor HR

Procesarea concediilor poate implica aprobări de la managerii direcți până la șefii de departament. Urmărirea aprobărilor poate fi o provocare logistică atunci când sunt implicate mai multe părți. Folderit permite însă crearea unui sistem în care utilizatorii relevanți își pot trimite aprobarea fie într-o ierarhie, fie toți simultan, transformând procesul într-o simplă apăsare pe butonul potrivit.

Sistemul Folderit de gestionare a documentelor HR ajută și la accelerarea notelor și anunțurilor interne prin același mecanism. Managerii HR pot reduce timpul necesar aprobării sarcinilor, adăugării comentariilor, verificării documentelor și altor activități. 

Gestionarea sarcinilor

Folderit, cu niveluri variate de acces și un cadru de aprobare a documentelor, creează un mediu de gestionare a sarcinilor în care infrastructura poate fi stabilită cu o împărțire clară a livrabilelor și muncii. Jurnalele de audit permit managerilor să verifice dacă documentele relevante se află la persoanele potrivite și dacă există probleme de acces. Acest lucru poate fi monitorizat prin notificări personalizate la accesare.

Soluționarea conflictelor

O mare parte din managementul HR constă în soluționarea conflictelor interne. Conflictele obișnuite vizează responsabilitatea pentru sarcini, comunicarea deficitară sau relațiile interpersonale. Managerii HR pot înregistra în siguranță toate aceste sesizări într-un dosar și pot autoriza accesul managerilor relevanți la informațiile necesare pentru măsuri ulterioare. Sistemul de gestionare a documentelor HR permite managerilor să utilizeze și jurnalele de audit, istoricul versiunilor și orice setări de notificare pentru a evalua eventualele disfuncționalități din lanțul documentar. Orice sesizări sau documente sensibile similare pot fi înregistrate cu certitudinea că vor fi stocate sigur și cu acces exclusiv. 

Arhivarea documentelor HR

Arhivarea/Retenția datelor într-un mediu securizat sunt de maximă importanță pentru orice organizație. Pe lângă criptarea complexă pe 256 de biți, toate transferurile sunt efectuate prin SSL, astfel încât nu există riscul accesului neautorizat la date. Acest lucru este esențial pentru companiile în care retenția datelor și conformitatea la audit reprezintă cerințe legale. Managerii HR pot predefini și durata în care fiecare document rămâne activ.

Sistemul Folderit de gestionare a documentelor HR vă oferă libertatea de a opera de pe o singură platformă care, datorită capacităților versatile de stocare, acceptă fișiere create pe orice platformă, pentru a le accesa oriunde și oricând aveți nevoie. Nimic nu înlocuiește componenta umană în resurse umane, dar puteți avea încredere că Folderit se ocupă de restul.