Système de gestion documentaire pour les RH
Logiciel de gestion documentaire pour les RH
Les ressources humaines figurent parmi les fonctions de gestion les plus importantes : une entreprise se construit avec les personnes qui y travaillent. Pour assumer cette responsabilité, les responsables RH ont besoin d’outils puissants. Découvrez notre solution : Logiciel de gestion documentaire pour les RH, pour accompagner les processus RH.
Une base documentaire du personnel en ligne
Le système cloud de Folderit, protégé par un chiffrement de niveau bancaire, peut servir de base aux dossiers du personnel, avec une arborescence et des niveaux d’accès adaptés à la hiérarchie. Les responsables RH définissent les autorisations par dossier et par fichier pour limiter l’accès aux données personnelles. Ils peuvent y conserver les qualifications, évaluations et bilans de performance, plans de développement de carrière, comptes rendus de suivi et autres documents RH, classés par personne, par service ou selon les besoins.
Recrutement
Le recrutement, notamment pour les postes techniques, implique souvent plusieurs entretiens et échanges. Des documents dispersés dans les boîtes e-mail peuvent vous faire perdre de vue un bon candidat. Folderit aide les RH à centraliser les candidatures traitées : chaque candidat dispose d’un dossier avec ses pièces associées. Les responsables de service retrouvent ainsi facilement les profils à examiner. Ce catalogue peut être enrichi de métadonnées personnalisées communes pour rechercher les candidatures écartées, présélectionnées ou retenues, conformément aux procédures et aux politiques d’emploi applicables à l’entreprise.
Simplifiez la documentation RH
Folderit réduit les tâches fastidieuses liées aux notes de service ou aux comptes rendus de réunion, en limitant les chaînes d’e-mails et les conflits de versions. Les RH partagent le contenu avec les parties prenantes concernées et les autorisations appropriées. Celles-ci peuvent configurer leurs notifications selon la fréquence souhaitée.
La gestion des versions permet aussi de modifier les documents RH tout en suivant les révisions et en réduisant les risques de versions concurrentes.
Traitez les validations RH
Une demande de congé peut nécessiter des validations du responsable direct jusqu’au chef de service. Leur suivi se complique lorsque plusieurs intervenants participent. Folderit permet de définir un circuit où les utilisateurs concernés donnent leur accord dans un ordre hiérarchique ou en parallèle, simplement en sélectionnant l’action appropriée.
Le même mécanisme facilite la diffusion des notes et annonces internes. Les RH peuvent accélérer les validations, recueillir les commentaires et faire examiner les documents.
Gestion des tâches
Les niveaux d’accès et workflows de validation de Folderit permettent d’organiser les tâches avec une répartition claire des responsabilités et des livrables. Les journaux d’audit aident les responsables à vérifier que les documents ont été consultés par les bonnes personnes et à examiner les éventuelles difficultés d’accès. Des notifications d’accès configurées complètent ce suivi.
Résolution des conflits
La gestion RH comprend aussi la résolution des conflits internes, qu’ils concernent la responsabilité d’une tâche, une mauvaise communication ou les relations entre personnes. Les RH peuvent enregistrer les signalements dans un dossier à accès limité et donner aux responsables concernés les informations nécessaires. Ils peuvent utiliser les journaux d’audit, les historiques de versions et les notifications pour examiner les ruptures dans la circulation documentaire. Les réclamations et documents sensibles sont conservés avec des droits d’accès adaptés à leur confidentialité.
Archivage des documents RH
L’archivage/la conservation des données dans un environnement sécurisé sont essentiels pour toute organisation. Folderit associe un chiffrement à 256 bits et des transferts protégés par SSL pour réduire les risques d’accès non autorisé. Ces contrôles sont importants lorsque la conservation et les audits répondent à des obligations légales. Les RH peuvent définir la durée de conservation des différents documents.
Le système documentaire RH de Folderit réunit le travail dans une seule plateforme, avec un stockage polyvalent de fichiers issus de différents outils et un accès selon les droits accordés, où que vous soyez. La dimension humaine reste irremplaçable dans les RH ; Folderit vous aide à prendre en charge le travail documentaire qui l’entoure.