Hay procesos en los que varias personas deben revisar al mismo tiempo, pero una decisión posterior tiene que esperar a ese trabajo. Un flujo por etapas permite combinar esas dos necesidades.
En Folderit, la estructura personalizada de participantes permite agrupar varias personas en un paso y ordenar los pasos. Es distinta de un flujo totalmente paralelo, donde se invita a todos a la vez, y de uno secuencial, donde participan uno tras otro.
Ejemplo: compras, asesoría y dirección
Para un contrato hipotético con un proveedor, podrías preparar tres etapas:
- Tres personas de compras reciben la tarea simultáneamente.
- Una persona de asesoría jurídica interviene después de completar la etapa anterior conforme a las reglas del flujo.
- Dirección financiera recibe la decisión final prevista.
Este ejemplo tiene cinco participantes. Define qué respuestas permiten continuar y qué ocurre si una persona rechaza, no responde o deja de estar disponible. No diseñes únicamente la ruta de aprobación.
Elige el método y después la estructura
Una aprobación, una revisión, un acuse de lectura y una firma responden a necesidades diferentes. La agrupación por etapas organiza quién participa y cuándo; el método determina qué acción se solicita.
Comprueba las opciones del método que utilizas, incluidos los requisitos del servicio de firma cuando intervenga una integración como DocuSign. La página de flujos documentales y la documentación de cada método explican el alcance vigente.
Prueba más que el primer aviso
Verifica que los participantes iniciales reciben la tarea y que la siguiente etapa no comienza antes de lo previsto. Prueba también el rechazo y la falta de respuesta. Confirma el documento que ve cada persona y los metadatos o elementos relacionados visibles.
La disponibilidad comercial puede cambiar: revisa el plan contratado y evita basarte en las condiciones de un anuncio antiguo.
Si además quieres utilizar eventos, condiciones y rutas de excepción, consulta el editor visual de automatizaciones. Una estructura de participantes y una automatización completa están relacionadas, pero no son la misma configuración.
