Un formulario de una web puede recoger la información correcta y aun así dejar un trabajo manual pendiente: descargar adjuntos, copiar datos del correo y crear la carpeta adecuada. Folderit Forms para WordPress conecta la recogida de información con el registro que necesita el equipo.
Cada envío correcto crea un registro de formulario en la carpeta de Folderit que haya elegido el administrador del sitio. Los archivos subidos se adjuntan a sus campos correspondientes. El visitante utiliza WordPress; el equipo revisa los datos y los documentos juntos en Folderit.
Qué aporta la conexión
El plugin permite importar una plantilla de formulario existente de Folderit o crear y gestionar una nueva desde WordPress. Puedes elegir la carpeta de destino, publicar el formulario mediante un bloque o un shortcode y configurar mensajes de confirmación y avisos por correo para el administrador y el visitante.
Su finalidad es crear un registro organizado, además de recoger un mensaje. Las plantillas de formulario de Folderit definen la información que necesita el proceso; WordPress proporciona la presentación para quien completa el formulario.
Cinco usos en una organización
Alta de proveedores
Solicita razón social, contacto, servicio ofrecido y los documentos necesarios para la evaluación. Cada solicitud llega como un registro a la carpeta de proveedores pendientes. Compras puede examinar el expediente sin reconstruirlo a partir de varios correos. Publicar el formulario no concede al proveedor acceso a esa carpeta.
Primer contacto con un cliente
Una asesoría, consultora o empresa de servicios puede pedir datos de contacto, alcance del encargo y archivos de referencia. Un formulario específico ayuda a recibir solicitudes comparables y a distinguir una consulta inicial de un cliente ya aceptado.
Candidaturas e incorporación de personal
Utiliza destinos separados para candidaturas y para documentación de nuevas incorporaciones. Limita la recogida a la información necesaria para cada fase y revisa quién puede acceder a ella. Los avisos de privacidad y las condiciones de conservación deben corresponder al proceso real de la organización.
Incidencias e informes de calidad
Recoge ubicación, fecha, descripción y evidencias, como fotografías o informes. Los campos obligatorios permiten exigir la información inicial necesaria. La investigación y las decisiones posteriores las realiza el equipo responsable; el envío del formulario no acredita por sí mismo que una incidencia esté resuelta.
Solicitudes de proyectos o servicios
Un formulario puede recoger solicitudes de mantenimiento, soporte, compras o materiales de comunicación. Define los datos que el equipo necesita para empezar y utiliza una carpeta de destino apropiada. Si después quieres automatizar una aprobación, configura y prueba esa automatización por separado.
Preparación en WordPress
- Instala y activa Folderit Forms.
- Conecta el plugin con las credenciales OAuth de Folderit autorizadas para ese uso.
- Importa una plantilla existente o crea una nueva.
- Selecciona la carpeta que recibirá los registros.
- Revisa campos, etiquetas, ayudas, consentimiento si corresponde, límites de subida y mensajes.
- Inserta el bloque Folderit Form o el shortcode y utiliza la vista previa antes de publicar.
Si importas una plantilla, Folderit mantiene la estructura de sus campos. En WordPress puedes ajustar su presentación. Cuando la plantilla cambie, actualízala desde el editor del formulario y vuelve a comprobar el resultado.
Consulta la guía oficial de Folderit Forms para WordPress para los pasos y opciones vigentes.
Protección del formulario y tratamiento de los datos
Un formulario público necesita controles propios. El plugin incorpora validación en el servidor, restricciones de archivos, límites de frecuencia, protección frente a envíos duplicados, un campo antispam y tokens que caducan. Son controles del canal de entrada; no sustituyen la revisión de los datos recibidos ni garantizan que todo envío sea legítimo.
Las credenciales permanecen en el servidor de WordPress y no se entregan al visitante. También pueden definirse en wp-config.php cuando la administración del sitio requiera esa forma de gestión.
Por defecto, los valores y archivos se transfieren a Folderit en lugar de conservarse en WordPress. La actividad local guarda detalles operativos limitados, como fecha, estado de entrega, identificador del formulario y del registro creado. Explica al visitante qué recoges, para qué y que se transfiere a Folderit.
Prueba el recorrido completo
Antes de abrir el formulario al público, realiza un envío de prueba con un archivo permitido. Comprueba que se crea en la carpeta correcta, que cada valor está en su campo y que el equipo destinatario puede verlo. Prueba también un campo obligatorio vacío y un archivo no permitido. Revisa los avisos y la actividad si una entrega falla.
El resultado buscado es sencillo: el visitante completa una solicitud clara y el equipo recibe un registro con datos y archivos organizados. La revisión, las decisiones y cualquier flujo posterior deben tener responsables y reglas definidos.
