Metapodatki pri upravljanju dokumentov pretvorijo poslovne informacije v dosledna polja, po katerih je mogoče iskati. Ekipa lahko preveri stranko, skrbnika pogodbe, stanje in pomembne datume, namesto da bi jih ugibala iz imena pogodba-koncna-v3.pdf.
Ta vodnik obravnava nastavitev v Folderitu. Za uvod preberite, kaj so metapodatki in zakaj so uporabni (po angleško).
Polja izberite glede na dejanske potrebe po iskanju
Začnite z eno vrsto dokumentov in zapišite pogosta opravila. Pri pogodbah: najti dogovore določene stranke, dokumente, ki jih vodi določen sodelavec, ali pogodbe, ki potečejo v izbranem obdobju. Polja oblikujte okoli teh vprašanj.
Tabela prikazuje primer začetne predloge za pogodbe. Gre za nastavitve, ki jih določite sami, in ne za polja, ki so že ustvarjena v vsakem računu Folderit.
Na ozkem zaslonu se po tabeli pomikajte vodoravno.
| Polje | Vrsta | Pomen |
|---|---|---|
| Stranka | List ali String | Dogovorjeno ime; kadar je smiselno, uporabite vzdrževan seznam izbir. |
| Vrsta pogodbe | List | Na primer storitve, dobava ali zaupnost. |
| Skrbnik | User | Sodelavec, odgovoren za spremljanje pogodbe. |
| Stanje | List | Jasne faze: Osnutek, V pregledu in Podpisano. |
| Datum izteka | Date | Pogodbeni zaključek, ne datum nalaganja datoteke. |
| Prejšnja oznaka | String | Identifikator, ohranjen iz starega sistema. |
Prva predloga naj ostane majhna. Polje dodajte, kadar je jasno, kako podpira iskanje, odločitev ali potreben proces. Ne zbirajte osebnih podatkov, ki za upravljanje teh dokumentov niso potrebni.
Ločite privzeta polja od prilagojenih
Sedem privzetih dokumentnih polj je Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date in Due Date. Document ID nastane samodejno. Signed by beleži imena podpisnikov; vpis imena v to polje ni elektronsko podpisovanje dokumenta.
Vrste prilagojenih polj (navodila po angleško) vključujejo String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User in Entity. Pri List določite dovoljene izbire. Vrsto izberite pred uvozom in preverite prazne datume ter identifikatorje z začetnimi ničlami. Če morajo ničle v oznaki 00123 ostati, jo shranite kot besedilo.
Ustvarite predlogo mape za ponovno uporabo
Predloga mape samodejno doda določena polja novim virom v izbranem obsegu.
- Odprite mapo in v orodni vrstici izberite Meta.
- Dodajte obstoječe polje ali ustvarite novo z imenom, opisom in vrsto podatka.
- Za vsako polje nastavite Required, Recursive in obseg Include: datoteke, mape, zunanje povezave ali njihovo kombinacijo.
- Shranite nastavitve in preverite nov vir v tej mapi.
Required zahteva vnos vrednosti ob urejanju metapodatkov. Folderit označi vire z manjkajočimi obveznimi vrednostmi, da jih uporabnik dopolni v pogledu Modify. To ne pomeni, da ima vsaka naložena datoteka takoj popolne in pravilne metapodatke.
Recursive razširi polje tudi na podmape. Uporabite ga, če celotna veja sledi istemu dokumentnemu modelu. Preverite posledice, preden nastavitev razširite na oddelke z drugačnimi potrebami.
Vnesite vrednosti in jih naredite pregledne
Odprite datoteko, mapo ali zunanjo povezavo in izberite Modify za vnos ali posodobitev vrednosti. Uporabnik potrebuje ustrezno dovoljenje za urejanje vira. Ustvarjanje in upravljanje osrednjih polj zahteva dovoljenje računa Manage Metadata.
Najpomembnejša polja prikažite v stolpcih mape (navodila po angleško). Tako manjkajoče podatke in različne zapise opazite brez odpiranja vsakega dokumenta.
Napredno iskanje (navodila po angleško) omogoča omejevanje rezultatov s prilagojenimi polji in drugimi filtri. Live Search med tipkanjem išče po imenih in metapodatkih. Deep Search lahko z OCR in indeksiranjem išče tudi po vsebini podprtih dokumentov. Vsebina datotek XLSX ni vključena v iskanje vsebine z OCR.
OCR in metapodatki rešujejo različne naloge. OCR lahko najde besedilo v skenu; preverjeno polje pa določi pravo stranko ali poslovni datum. Oba načina preizkusite na reprezentativnih datotekah in z dejanskimi dovoljenji uporabnikov.
Povežite polja z vsakdanjimi postopki
Datumi lahko podpirajo preglede, strukturirane vrednosti pa poročila in nastavljene poteke dela. Workflow Designer (navodila po angleško) lahko spremembo metapodatka uporabi kot dogodek in preveri polje kot pogoj. Nastavite in preizkusite celotno avtomatizacijo: sama sprememba stanja ne določi postopka odobritve.
Pri prenosu arhiva se dogovorite o povezovanju datotek in polj, preden uvozite metapodatke iz preglednice Excel ali CSV. Vodnik za migracijo dokumentnega sistema opisuje potrebna preverjanja.
Vzdržujte model tudi po uvedbi
- Določite odgovorno osebo za definicije polj in vrednosti seznamov.
- Pojasnite dvoumna polja, zlasti datume in stanja.
- Preverjajte manjkajoče obvezne vrednosti in različne zapise.
- Spremembe predloge najprej preizkusite na majhnem vzorcu.
- Pred brisanjem osrednjega polja preverite odvisnosti: odstrani se povsod, kjer se uporablja, tudi v predlogah in shranjenih virih.
Začnite z eno mapo in reprezentativnim naborom dokumentov. Preizkusite Folderit in prosite sodelavca, naj z dogovorjenimi polji poišče pravi dokument.
