Upravljanje pogodb je preprosto
Preprosta programska oprema za upravljanje pogodb
Funkcije upravljanja pogodb
Varno skladišče pogodb — oblak, namensko okolje ali lastna infrastruktura
Napredni OCR skeniranih pogodb
Takojšnje iskanje pogodb in klavzul
Generiranje, priprava in elektronski podpis pogodb
Enoten zanesljiv vir za vsako pogodbo
Mobilni pregledi in odobritve
Podrobne pogodbene pravice in revizijske sledi
Samodejna hramba in nadzor podaljšanj
Eno varno skladišče
Folderit centralizira vse dogovore v varnem skladišču in se naravno poveže z Microsoft 365 / Office 365. Osnutke generira Generator dokumentov, pripravo in urejanje opravite v znanem Office, Folderit pa vodi različice, odobritve in pravno zavezujoče podpise prek Folderit eSign ali DocuSign. Platforma pokrije cel cikel od zajema in generiranja do pogajanj, podpisa, hrambe in podaljšanja z nastavljivimi poteki, metapodatki in revizijami. Zato je idealna za nemoteno, skladno obravnavo brez težke in zapletene uvedbe CLM. Z orodjem Generator dokumentov Folderit ekipe strukturirane podatke e-obrazcev in zahtevkov pretvorijo v dosledne PDF in DOCX osnutke iz predlog. To koristi NDA, SOW, zaposlitvenim, dobaviteljskim, storitvenim in drugim ponavljajočim se dokumentom z odobrenim besedilom in znamčenjem.
Tipičen postopek priprave v Folderitu:
- Določitev lastnika pogodbe — vodje projekta ali ekipe — za vodenje procesa
- Zbiranje zahtev ter poslovnih in pravnih pogojev vseh strani
- Skrbni pregled in dodajanje podporne dokumentacije
- Generiranje ali priprava iz odobrene predloge ter opredelitev pogojev, klavzul in obveznosti
- Usmerjanje osnutka v notranji pregled in odobritev
- Vključitev pripomb in sledenje spremembam s popolno zgodovino
- Pošiljanje v elektronski podpis Folderit eSign ali DocuSign
- Arhiviranje sklenjenega izvoda z metapodatki, pravicami, hrambo in opozorili za podaljšanja ali izteke
Zmogljiva pogodbena nadzorna plošča
Nadzorna plošča Folderit drži vsak dogovor v roku. Določite roke za preglede, odobritve in podaljšanja ter uporabite ponavljajoče opomnike, da ne zamudite mejnikov. Obvestila pokažejo posodobitev, zaključen korak ali bližnji rok, zato veste, kje je vsak dogovor. Pogodbe obogatite s stranko, vrsto, vrednostjo, lastnikom, jurisdikcijo in podaljšanjem. Dodate lahko metapodatkovna polja po meri za svojo strukturo in poročanje. Z OCR najdete pogodbo po vsaki podrobnosti, tudi skriti v skeniranem PDF ali sliki. Iskanje dodatno krepi povezovanje dokumentov v Folderitu. Povežite krovno pogodbo z NDA, SOW in računi, da dobite ves kontekst. Pred podaljšanjem, pogajanji ali odpovedjo je vse podporno en klik stran.
Kaj pravijo naše stranke
Folderit poenostavi pripravo pogodb
Končna pogodba gre skozi številne majhne ali velike spremembe. Folderit omogoča shranjevanje različic med razvojem dokumenta. Vsaka ohrani enotne metapodatke, ki potujejo z njim. Če se pogoji stalno spreminjajo, imate v sistemu seznam prejšnjih različic pri roki.
Generirajte pogodbe iz večkrat uporabnih predlog
Generator dokumentov Folderit pomaga pripraviti dosledne osnutke iz strukturiranih e-obrazcev ali zahtevkov in predlog. Namesto kopiranja v stare datoteke enkrat pripravite odobreno predlogo za NDA, dobaviteljske, zaposlitvene, strankine pogodbe, SOW in druge ponavljajoče se dokumente.
Ustvarjeno shranite v Folderit, prenesite kot PDF ali DOCX oziroma pošljite iz sistema. Shranjeno ostane v istem obvladovanem okolju metapodatkov, različic, odobritev, podpisov, revizij, hrambe in varnega dolgoročnega shranjevanja.
Ena največjih ovir je soglasje vseh deležnikov o pogojih. Vsak ima popravke in pripombe, usklajevanje več sočasnih sprememb pa je zahtevno. Folderit to razume in omogoča odobritev vseh hkrati ali po hierarhiji, kar pospeši pripravo in končno odobritev. Povratne informacije vrnete znotraj sistema. Nastavite lahko tudi samodejne poteke odobritve in vgrajene poteke elektronskega podpisovanja ter povezavo DocuSign za še lažjo odobritev in podpis. Folderit vključuje tudi revizijsko sled za zapis, kdo je odprl katero datoteko in kdaj. To je ključno za skladnost in dokaz, ali je oseba datoteko res prebrala oziroma odprla.
Varna programska oprema za upravljanje dogovorov
Doseči prijateljski dogovor dveh ali več strani vključuje ranljivost in tveganje. Največji izziv občutljivih poslovnih informacij je ravnotežje med varnostjo in dostopnostjo. Podatke je treba zaščititi pred nepooblaščenimi in pravim omogočiti hiter dostop. Folderit to doseže z več plastmi. Vsebino ščiti 256-bitno bančno šifriranje, ki bi ga najnaprednejši superračunalnik lomil milijarde let. Vsak prenos varuje SSL pred prestrezanjem. IP-dostop določi dovoljene mreže in blokira prijave zunaj njih. Tudi če bi bilo to mogoče na osebnem nosilcu, ostane fizično ranljiv. Folderit hrani vsebino na treh različnih, enako varnih lokacijah, dostopno tudi ob nesreči. Dosegljiva je s katere koli pametne internetne naprave, enako s superračunalnika ali srednjecenovnega telefona, če imate prave prijavne podatke.
Pogosta vprašanja
Poenostavi pripravo, odobritev, hrambo, sledenje in podaljšanje. Folderit varno vodi celoten cikel v oblaku, da vedno veste, kje je pogodba, kdo dostopa in kdaj so ključni datumi ali odobritve.
Da. Folderit ima nastavljive odobritve in samodejne opomnike za roke, podaljšanja in izteke. Pogodbe ne potečejo neopaženo, notranji procesi pa ostanejo dosledni in skladni.
Bančno šifriranje, podrobne pravice, revizijske sledi in MFA jih popolnoma zaščitijo. Določite, kdo kaj vidi, sledite vsaki dejavnosti in izpolnite stroge zahteve.
Seveda. Različice, komentarji, metapodatki in nadzorovano deljenje omogočajo sodelovanje brez izgubljenih revizij. Zunanji partnerji varno dostopajo s časovno ali pravicami omejenimi povezavami.
Da. Folderit se poveže z Microsoft Office, DocuSign in avtomatizacijo. API poveže notranje sisteme in poteke za nemoteno odobritev ter hrambo po organizaciji.
Da. Generator dokumentov Folderit ustvari osnutke PDF ali DOCX iz predlog in strukturiranih e-obrazcev ali zahtevkov. Standardizirajte NDA, SOW, zaposlitvene in dobaviteljske pogodbe ter druge ponavljajoče se dokumente, nato jih upravljajte z metapodatki, poteki, podpisi, revizijami, hrambo in varnim skladiščem.
