Glossário de gestão documental

Acompanhamento das confirmações de leitura

O acompanhamento das confirmações de leitura regista, com data e hora, que determinadas pessoas confirmaram a receção e leitura de uma política, procedimento ou aviso. Substitui envios sem acompanhamento por comprovativos de quem confirmou o quê e quando. Pode apoiar requisitos de comunicação e sensibilização em ISO 9001, ISO 27001, RGPD ou HIPAA, conforme o âmbito. Regista uma declaração, não uma prova objetiva de compreensão.

Armazenamento híbrido na nuvem e nas instalações

Combina armazenamento na nuvem e infraestrutura local para reunir acesso remoto e escalabilidade com opções de controlo local. Os documentos podem ser distribuídos entre ambientes segundo os requisitos. A sincronização e a governação conjunta exigem arquitetura e integrações adequadas, não sendo capacidades automáticas de todos os DMS.

Carregamento em massa de documentos

Permite carregar vários ficheiros ou pastas numa operação, em vez de individualmente. É útil na entrada de novos clientes, migrações ou digitalização de arquivos. Os formatos, metadados por lote e automatizações de organização dependem da plataforma e da configuração.

Classificação documental

Organiza documentos em categorias segundo o conteúdo, a sensibilidade ou a função na organização. Apoia a definição de acessos, prazos de conservação e controlos ao longo do ciclo de vida, sendo uma base para a governação e a conformidade.

Conformidade documental com o RGPD

É a gestão, conservação e tratamento de documentos segundo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, quando aplicável. Protege os direitos das pessoas, com transparência e responsabilidade. Documentos com nomes, e-mails, identificadores, dados de saúde ou outros dados pessoais exigem medidas adequadas de segurança e controlo.

Controlo de alterações documentais

O controlo de alterações documentais é o processo formal de pedir, rever, aprovar e registar alterações a documentos controlados, como procedimentos, políticas e especificações. Exige revisão autorizada antes da publicação e mantém o registo de quem alterou o quê, quando e porquê.

Controlo de documentos obsoletos

O controlo de documentos obsoletos identifica, retira de circulação e arquiva documentos desatualizados para evitar a sua utilização indevida, preservando-os quando necessário por motivos legais, de auditoria ou de conhecimento. Apoia os requisitos de controlo da informação documentada da ISO 9001, incluindo a cláusula 7.5.3.2. Combina identificação clara, acessos limitados, histórico de versões e regras de conservação.

Controlo de versões

Acompanha alterações a documentos, ficheiros ou dados ao longo do tempo. Regista revisões, autoria, data e, quando fornecido, motivo, permitindo consultar alterações e recuperar versões anteriores num processo organizado e colaborativo.

Conversão para PDF pesquisável

Transforma PDF de imagem ou digitalizados em ficheiros com texto reconhecido, indexável e pesquisável através de OCR. O reconhecimento de texto impresso ou manuscrito depende do motor e da qualidade. Depois, a pesquisa pode utilizar palavras e filtros, sem garantir reconhecimento perfeito ou acessibilidade completa do documento.

Data de entrada em vigor de um documento

É a data a partir da qual um documento controlado passa a aplicar-se na organização, substituindo a revisão anterior segundo o processo definido. Ajuda a demonstrar que versão devia ser seguida em cada momento e apoia o controlo documental e as auditorias, sem constituir um campo universalmente obrigatório em todos os regimes.

Desduplicação de conteúdos

Identifica e trata cópias repetidas de ficheiros ou dados. Conforme o sistema, pode remover duplicados ou associá-los a uma cópia de referência para reduzir armazenamento e melhorar a pesquisa. A comparação aproximada e a eliminação automática exigem validação; não se devem eliminar versões ou documentos que têm de ser conservados.

Dever de diligência na gestão de resíduos

É a responsabilidade legal de gerir os resíduos abrangidos de forma segura, desde a produção ao destino final, no contexto do regime britânico aplicável.

Documentos laborais

Acompanham a relação com o colaborador, da candidatura à entrevista de saída. Um DMS ajuda a manter documentos, versões e metadados associados, segundo os acessos e prazos adequados.

DocuWare

O DocuWare é uma plataforma de gestão eletrónica de documentos e automatização de fluxos para digitalizar e gerir informação empresarial. Disponibiliza opções de integração e utilizações em áreas como finanças, RH e vendas, conforme o produto e a configuração.

EDRMS

Um EDRMS, Electronic Document and Records Management System, combina a gestão ativa de documentos — criação, revisão, aprovação e versões — com a gestão de documentos de arquivo, incluindo classificação, armazenamento, conservação e destino final justificável.

Fluxo de captura documental

É o processo de recolher, digitalizar e classificar documentos na entrada do sistema, através de scanners, e-mail, formulários ou carregamentos. Pode incluir extração de dados, metadados, encaminhamento e armazenamento, conforme as ferramentas e integrações. A pesquisa OCR, por si só, não implica extração estruturada ou classificação automática.

Formulário eletrónico

É um modelo web para recolher dados e criar registos estruturados num sistema documental. Pode incluir validações, anexos e ligação a fluxos de trabalho. A geração de documentos ou outras ações depende da configuração e não deve ser presumida apenas pela submissão.

Gestão de documentos de arquivo

A gestão de documentos de arquivo é o processo sistemático de criar, organizar, armazenar, proteger e definir o destino final dos documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Gestão de modelos

É o processo de criar, armazenar, distribuir e manter modelos normalizados de contratos, relatórios, cartas, faturas e comunicações. Os modelos dão uma estrutura, formatação e blocos de texto consistentes aos documentos recorrentes.

Gestão documental digital

Reúne ficheiros num ambiente seguro e pesquisável, facilitando o acesso à informação, reduzindo trabalho manual e apoiando clientes e auditorias. Os resultados dependem da organização, dos controlos e da utilização.

Gestão documental empresarial

A gestão documental empresarial é o sistema organizado, transversal à empresa, para armazenar, proteger, acompanhar e disponibilizar documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Gestão do ciclo de vida documental

Acompanha o documento desde a criação até ao destino final. Abrange armazenamento, atualização, utilização, arquivo e eliminação ou preservação segundo regras definidas.

M-Files

O M-Files é uma plataforma de gestão de documentos e informação centrada em metadados, com capacidades de IA conforme a oferta. Organiza o conteúdo pelo contexto — o que é —, para além da localização em que está guardado.

Nota de transferência de resíduos (WTN)

É o documento britânico que regista a transferência de resíduos não perigosos entre partes, identificando os resíduos, intervenientes e detalhes da entrega. No regime aplicável, as notas devem ser conservadas durante pelo menos dois anos; confirme as regras da jurisdição e do tipo de transferência.

Organização inteligente de pastas

Utiliza regras, metadados ou conteúdo para organizar e apresentar documentos em pastas ou vistas lógicas. Pode reduzir a classificação manual e mostrar o mesmo ficheiro em vários contextos sem duplicação. A criação, movimentação e atualização automáticas dependem da plataforma; confirme se a funcionalidade existe na solução escolhida.

Partilha externa de documentos

É a disponibilização controlada de ficheiros a clientes, auditores, prestadores ou fornecedores fora da organização. Pode aplicar permissões, validade e registos de atividade ao acesso, conforme o método. Não permite recuperar cópias já descarregadas, e ligações públicas não equivalem a acesso identificado.

Permissões de acesso

Definem quem pode consultar, editar, eliminar ou partilhar um documento no sistema. Podem ser atribuídas segundo funções, departamentos ou definições individuais. Protegem informação sensível contra acessos e alterações não autorizados.

Pesquisa federada

Permite pesquisar vários repositórios através de uma interface. Envia a consulta às fontes ligadas e reúne os resultados num único local, respeitando as permissões. É comparável a uma barra de pesquisa para vários sistemas; depende das integrações disponíveis.

Preparação para análise de prova eletrónica

É a preparação da organização para identificar, recolher, preservar, rever e apresentar documentos eletrónicos em resposta a pedidos jurídicos ou investigações. Exige gestão proativa da informação eletrónica (ESI), com pesquisa, segurança e recuperação dentro dos prazos aplicáveis. Não equivale a uma função nativa de análise de prova ou suspensão jurídica em qualquer DMS.

Registos imutáveis

São registos protegidos contra alteração ou eliminação segundo as regras de imutabilidade e o período definido. As correções podem exigir novas entradas, preservando os originais. Esta proteção depende de mecanismos específicos de sistema e armazenamento; permissões comuns ou histórico de versões não equivalem necessariamente a imutabilidade.

Registo de auditoria

É um histórico detalhado das ações registadas pelo sistema documental, como criação, consulta, edição, eliminação e partilha. Alguns registos incluem também eventos de autenticação. A sequência cronológica ajuda a acompanhar a utilização, detetar anomalias e manter transparência, conforme os eventos suportados.

Residência dos dados

A residência dos dados é a localização física ou geográfica onde os dados de uma organização são armazenados e tratados. É importante porque a localização pode influenciar as leis, entidades reguladoras e poderes de acesso público aplicáveis. É uma questão relevante na avaliação do RGPD, de fornecedores e da segurança de TI, sem ser o único fator jurídico.

Segurança documental

É o conjunto de medidas para proteger documentos contra acesso não autorizado, alteração indevida, furto ou destruição. Combina tecnologias e procedimentos para manter confidencialidade, integridade e disponibilidade e limitar as ações às pessoas autorizadas.

Sistema de gestão de documentos de arquivo

Um RMS organiza, armazena, acompanha e controla documentos de arquivo ao longo do ciclo de vida, da criação à conservação e ao destino final. Pode acompanhar documentos digitais e físicos segundo as capacidades disponíveis e apoiar a proteção e pesquisa da informação.

Sistema DMS

É uma solução para armazenar, organizar, pesquisar e proteger documentos digitais. «Sistema DMS» repete tecnicamente a palavra sistema, porque DMS significa Document Management System, mas a expressão é comum em pesquisas e conversas profissionais.

Software de controlo de versões

Acompanha e guarda revisões de ficheiros, mantendo versões anteriores para consulta, comparação ou recuperação. Funciona como um histórico da evolução documental. A criação automática e as ferramentas de comparação dependem do sistema e do método de edição.

Software de gestão de contencioso

Ajuda as equipas jurídicas a organizar documentos, prazos, comunicações, provas e tarefas dos processos. Reúne estes elementos num sistema estruturado para coordenar o trabalho e reduzir erros, conforme as funcionalidades da plataforma.

Software de gestão de contratos

É um sistema digital para criar, aprovar, assinar, armazenar, acompanhar, renovar e encerrar contratos num único ambiente. Centraliza documentos e automatiza etapas do ciclo contratual, da minuta ao arquivo, segundo a configuração.

Suspensão da eliminação de documentos

É uma medida de preservação que interrompe a eliminação normal durante uma investigação ou obrigação jurídica, regulamentar ou interna. Nos sistemas que o suportam, pode também impedir alterações. Depois de levantada, aplicam-se novamente as regras adequadas. Exige capacidades e procedimentos específicos; não é sinónimo de conservação automática comum.