O que é o DocuWare?
O DocuWare é um sistema de gestão documental (DMS) e uma plataforma de automatização de fluxos para digitalizar e gerir informação empresarial. Disponibiliza opções de integração para finanças, RH, vendas e outras áreas. Centraliza a captura, o armazenamento, a indexação e a pesquisa de documentos e permite configurar processos como aprovações de faturas ou integração de colaboradores.
Está disponível como SaaS na nuvem e em instalação local. Apoia a passagem do papel para o digital, a integridade dos dados e requisitos de conformidade, ligando equipas através de partilha controlada.
Principais componentes
A plataforma combina módulos de gestão documental, conforme a edição e o licenciamento:
- File Cabinets: Repositórios digitais em que os documentos são indexados, organizados e protegidos.
- Workflow Manager: Editor gráfico para criar fluxos com elementos num diagrama, permitindo configurar muitos percursos sem programação.
- Intelligent Indexing: Serviço de aprendizagem automática que classifica documentos e sugere valores de indexação, com confirmação e correção pelos utilizadores segundo a confiança e a configuração.
- Formulários eletrónicos: Formulários web que recolhem informação e podem iniciar processos digitais sem um documento em papel.
- Aplicação móvel: Permite consultar documentos, aprovar pedidos e tratar tarefas em mobilidade, segundo a versão e as funções disponíveis.
Como funciona o DocuWare
Compreender a arquitetura ajuda a planear a implementação. A lógica geral é capturar, armazenar, gerir e automatizar.
- Gestão do ciclo de vida documental: Abrange captura, partilha, revisão, aprovação, arquivo e destino final. Pode recolher documentos de e-mail, papel ou formulários e extrair dados segundo as ferramentas configuradas, para os organizar e pesquisar.
- Processamento inteligente de documentos (IDP): Utiliza IA e automatização para interpretar documentos, extrair informação e classificar. A qualidade dos resultados, incluindo manuscritos ou páginas degradadas, depende do motor e do material; deve ser validada, em vez de presumida.
- Tarefas e notificações: Listas atualizadas e avisos por e-mail ajudam a acompanhar tarefas como rever contratos ou aprovar documentos de RH. Critérios configurados adicionam ou retiram documentos e encaminham a atenção dos responsáveis, sem garantir que nunca haverá esquecimentos.
Quais são as principais capacidades?
O DocuWare disponibiliza ferramentas para gerir o ciclo de vida documental, com fluxos e ligações aos processos de negócio conforme a implementação.
As capacidades incluem:
- Intelligent Indexing: IA e OCR para reconhecer conteúdos e identificar campos, como fornecedor, data ou total. A extração e confirmação de valores dependem das funções de indexação e processamento contratadas.
- Processamento automático: Pode separar lotes digitalizados e encaminhar os ficheiros para destinos configurados, reduzindo introdução manual de dados e erros de arquivo.
- Gestão de tarefas: Quando um documento exige atenção, como uma fatura para aprovação, o fluxo pode atribuir uma tarefa ao responsável.
- Acionadores e regras: Um armazenamento ou mudança de estado pode iniciar um fluxo. Por exemplo, um valor de fatura superior ao limite definido pode exigir revisão de uma chefia.
- Integrações ERP e CRM: Existem opções para sistemas como SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce e QuickBooks; confirme os conectores e o âmbito.
- Integração com e-mail: As ferramentas e conectores permitem guardar e-mails e anexos de Outlook ou Gmail no arquivo, conforme o ambiente.
- Equipamento: Liga-se a vários scanners e multifunções compatíveis para capturar documentos em papel.
- Pesquisa de texto integral: Permite pesquisar palavras nos conteúdos reconhecidos e indexados.
- Campos de indexação: Filtram metadados como data, identificador de cliente ou tipo de documento.
- Vistas de pastas: Permitem navegar numa estrutura que representa os dados de indexação.
Que medidas de segurança tem?
O DocuWare disponibiliza controlos para proteger dados empresariais e apoiar requisitos regulamentares, segundo a configuração.
- Encriptação: A oferta inclui encriptação AES de 256 bits para armazenamento e HTTPS/TLS nas comunicações. Confirme as definições e o âmbito da implementação.
- Permissões: Os administradores definem quem pode ler, editar, exportar ou eliminar segundo funções e grupos.
- Registos de auditoria: Acompanham ações suportadas sobre os documentos, com histórico de acessos e alterações para auditorias.
- Políticas de conservação: Permitem definir prazos e eliminação automática. Uma referência a 7 anos para certos documentos fiscais é apenas um exemplo: os prazos dependem da lei, jurisdição e documento. Estes controlos podem apoiar o RGPD ou requisitos HIPAA, quando aplicáveis. O SOC 2 é um referencial de avaliação de controlos, não uma lei com um prazo único de conservação.
Quais são os modelos de implementação?
Há opções para diferentes estratégias de TI:
- DocuWare Cloud: Serviço SaaS alojado em Microsoft Azure, com capacidade escalável e atualizações geridas pelo fornecedor. Reduz a manutenção de servidores do lado do cliente, segundo o âmbito contratado, e pode facilitar a adoção sem infraestrutura própria.
- Instalação local: Permite alojar nos servidores da organização, com responsabilidades internas de cópias e operação. As funções, módulos e licenças podem variar face à nuvem; confirme o conjunto necessário.
Casos de utilização
A plataforma serve vários setores e pode modernizar departamentos, apoiando eficiência e trabalho dos colaboradores.
- Contas a pagar: Processamento de faturas, confronto com encomendas e receções e encaminhamento para aprovação, conforme as integrações, para reduzir trabalho manual e apoiar pagamentos.
- Recursos humanos: Documentos dos colaboradores, listas de integração e proteção de dados pessoais.
- Vendas e gestão de contratos: Centralização, lembretes de renovação e acompanhamento de alterações e aprovações.
- Conformidade e conservação: As regras podem gerir prazos com base em metadados. Uma suspensão da eliminação é um mecanismo de preservação distinto da conservação normal. Confirme como a solução aplica restrições, destino final e notificações antes da eliminação, segundo os requisitos.
A quem se destina?
O DocuWare é um software de gestão documental para organizações de várias dimensões, de PME a grandes empresas, conforme o volume, a configuração e os módulos.
- Saúde: Ajuda a organizar documentos dos pacientes e a disponibilizar informação autorizada. A adequação a requisitos como HIPAA depende da configuração, dos contratos e dos processos.
- Finanças: Apoia faturas, auditorias e proteção de informação financeira segundo os controlos implementados.
- Educação: Organiza documentos de alunos, processos administrativos e comunicação entre equipas, docentes e famílias, segundo as permissões.
- Indústria: Gere encomendas, registos de inventário e documentação de conformidade, apoiando a operação e os requisitos dos clientes.