O que é o dever de diligência na gestão de resíduos?

Resposta rápida: O dever de diligência na gestão de resíduos é uma obrigação legal prevista, na Grã-Bretanha, na secção 34 do Environmental Protection Act 1990, com regras próprias na Irlanda do Norte. Exige que quem produz, transporta, detém, trata ou elimina resíduos controlados os gira de forma responsável, os entregue apenas a entidades autorizadas e conserve a documentação exigida para cada transferência.

O dever de diligência na gestão de resíduos atribui às empresas e organizações a responsabilidade de tratar os resíduos controlados de forma segura, desde a sua produção até ao destino final legalmente autorizado. O incumprimento pode constituir uma infração penal, pelo que as empresas devem conseguir demonstrar que respeitaram as suas obrigações. A documentação ocupa, por isso, um lugar central no processo.

Não é possível afastar este dever por contrato. Mesmo depois de os resíduos saírem das instalações com um transportador registado, continua a ser necessário tomar medidas razoáveis para verificar a autorização do transportador, a descrição correta dos resíduos e a documentação. Em auditorias, litígios e investigações das autoridades, a questão não é apenas «os resíduos foram encaminhados corretamente?», mas também «consegue demonstrá-lo?».

A quem se aplica o dever de diligência na gestão de resíduos?

O dever abrange toda a cadeia de gestão de resíduos. Se a sua organização produz, importa, transporta, detém, trata ou elimina resíduos controlados, tem responsabilidades nesta matéria. Os resíduos controlados incluem a maioria dos resíduos comerciais e industriais, incluindo os resíduos correntes de escritório. As regras abrangem uma fábrica que envia aparas para reciclagem, uma empresa de construção que contrata a recolha de contentores, um escritório de advogados que elimina papel triturado e os transportadores e instalações de tratamento envolvidos.

As autoridades competentes incluem a Environment Agency em Inglaterra, a SEPA na Escócia, a Natural Resources Wales no País de Gales e a NIEA na Irlanda do Norte. Podem solicitar registos de resíduos; as sanções dependem da infração e da jurisdição e podem incluir multas sem limite máximo em caso de condenação nos regimes aplicáveis. O Waste Duty of Care Code of Practice explica, para Inglaterra e País de Gales, o que podem envolver as «medidas razoáveis», e os tribunais podem tê-lo em conta ao avaliar o comportamento de uma empresa.

O que exige este dever na prática?

Cumprir o dever implica ações concretas e repetíveis, em vez de obter um único certificado:

• Impeça que os resíduos escapem ao seu controlo. Armazene-os de forma segura em recipientes adequados, para evitar fugas, dispersão pelo vento ou remoção ilícita.
• Verifique se quem recolhe os resíduos está autorizado. Confirme o número de registo do transportador e se a instalação de destino dispõe da licença ambiental ou da isenção adequada.
• Descreva os resíduos com rigor. A transferência exige uma descrição escrita com o código adequado da Lista Europeia de Resíduos (EWC) e os restantes elementos exigidos no regime aplicável, incluindo o código de atividade SIC quando necessário, com detalhe suficiente para o detentor seguinte os tratar em segurança.
• Preencha uma nota de transferência de resíduos em cada transferência abrangida. Ambas as partes devem assiná-la. Para transferências regulares e idênticas, uma nota periódica, conhecida como «season ticket», pode abranger até doze meses, acompanhada dos registos das recolhas exigidos.
• Utilize notas de acompanhamento para resíduos perigosos. Estas notas têm requisitos de conteúdo mais exigentes e acompanham os movimentos de resíduos abrangidos pelo respetivo regime.
• Conserve os registos. Em Inglaterra e no País de Gales, conserve as notas de transferência de resíduos não perigosos durante, pelo menos, dois anos e, em regra, as notas de acompanhamento de resíduos perigosos durante três anos. Podem aplicar-se prazos diferentes aos destinatários, aterros e outras situações; confirme também as regras da jurisdição competente.

Cada etapa gera documentação. Os registos podem apoiar a demonstração do cumprimento, enquanto um documento em falta ou incompleto pode deixar uma lacuna nas provas disponíveis.

Porque é o dever de diligência uma questão de controlo documental?

As notas de transferência e de acompanhamento têm as características de qualquer documento controlado. Precisam de nomes consistentes, prazos de conservação definidos, acesso restrito e um registo claro de quem as arquivou, alterou ou partilhou. O armazenamento disperso por mensagens de correio eletrónico, armários de arquivo e pastas pessoais na nuvem dificulta a demonstração desses controlos.

Um sistema de gestão documental pode ajudar a colmatar essa lacuna de formas concretas. 

• Os campos de metadados permitem classificar cada nota com a data da transferência, o número de registo do transportador, o código EWC e a instalação. Um pedido da autoridade para apresentar «todas as notas de acompanhamento de resíduos perigosos do segundo trimestre do ano passado» pode, assim, ser respondido com uma pesquisa filtrada, em vez de uma tarefa manual demorada.
• A automatização das políticas de conservação permite aplicar os prazos pertinentes, como os mínimos de dois ou três anos quando adequados, e configurar a ação no fim desse período. A regra deve considerar exceções e necessidades de conservação adicionais, para reduzir o risco de eliminação prematura ou de conservação indefinida sem motivo.
• Os registos de auditoria registam eventos suportados, como pré-visualizações, alterações e descarregamentos, com data e hora, contribuindo para documentar o tratamento dos registos.
•  No Folderit, os fluxos de aprovação também podem encaminhar as verificações das autorizações dos transportadores e as descrições dos resíduos para um responsável antes da transferência, transformando as «medidas razoáveis» de um hábito informal num processo documentado.

As organizações que gerem registos de resíduos juntamente com outra documentação regulamentada devem comparar as plataformas com base nestas capacidades. Este guia de software de gestão de documentos de arquivo explica a diferença entre funcionalidades de conservação e auditoria e o simples armazenamento de ficheiros.

Trate o dever de diligência na gestão de resíduos como uma obrigação operacional e uma disciplina documental. Um processo fiável de arquivo, classificação e conservação permite apresentar a nota de transferência relevante e o respetivo histórico quando a autoridade o solicitar. Estabeleça esse processo antes de uma inspeção e mantenha-o enquanto a organização produzir resíduos.