Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją elektroniczną

Twórz rekordy za pomocą eForms

Zbuduj formularz wielokrotnego użytku z datami, listami wyboru, polami użytkowników, wartościami obowiązkowymi i załącznikami. Przesłanie tworzy uporządkowany rekord w folderze, w którym użytkownik otworzył formularz. Do przechowywania danych nie jest potrzebny osobny dokument Word.

Ustal schemat nazwy rekordu na podstawie wartości pól, np. identyfikatora incydentu i działu. Dodaj ważne pola jako kolumny folderu, aby kluczowe szczegóły były widoczne bez otwierania każdego rekordu. Zobacz, jak działają eForms.

Zachowaj istniejące pliki i e-maile

Przesyłaj dokumenty, zapisuj wybrane e-maile i załączniki dzięki dodatkowi do Outlook lub aktywuj dla folderu adres importu przez e-mail do odbierania plików.

Z adresu może też korzystać skaner lub inny system wysyłający dokumenty e-mailem. Wybierz miejsce docelowe i skonfiguruj metadane, dostęp oraz automatyzację odpowiednio do przyjmowanej dokumentacji.

Stosuj spójne pola w różnych zespołach

Powiąż zgodne pola z różnych formularzy z tym samym istniejącym polem metadanych. Na przykład nazwa klienta w formularzu umowy i zgłoszenia serwisowego może być widoczna w jednej wspólnej kolumnie folderu. Każdy rekord zachowuje własną wartość.

Ustal powiązanie podczas tworzenia pola; nadanie dwóm polom tej samej etykiety ich nie łączy. Wspólne metadane zwiększają użyteczność list i wyszukiwania obejmującego różne formularze.

Nadaj rekordom numery referencyjne

Skonfiguruj automatyczną numerację dokumentów lub rekordów formularzy, z sekwencją i elementami daty. Jeden schemat numeracji może obejmować kilka szablonów formularzy.

Numeracja jest odrębna od schematu wyświetlanej nazwy rekordu i jest dostępna w planach Medium oraz Tailor.

Szukaj według znanych informacji

Korzystaj z filtrów wyszukiwania dla typu formularza, działu, klienta, daty lub innej wartości metadanych. Dodaj filtry zadań, gdy potrzebujesz rekordów powiązanych z zatwierdzeniami lub innymi zadaniami procesu.

Wyszukiwanie zaawansowane obejmuje też indeksowaną treść obsługiwanych dokumentów i skanów, m.in. PDF, DOCX, PNG i JPG. Dokładność OCR zależy od jakości skanu i języka; zawartość XLSX nie jest objęta wyszukiwaniem treści OCR.

Eksportuj wyniki wyszukiwania z metadanymi do Excel lub CSV. Wyniki obejmują wyłącznie rekordy dostępne zgodnie z uprawnieniami użytkownika.

Zamień daty rekordów w przypomnienia

Skonfiguruj automatyczne przypomnienia formularzy przed datą z pola lub po niej, z opcjonalnymi warunkami i wybranymi odbiorcami. Reguły mogą obejmować zarówno istniejące, jak i nowe rekordy.

Na przykład wyślij przypomnienie 30 dni przed końcem umowy, tylko gdy ma status Aktywna. Wybierz użytkownika, grupę, adres e-mail lub odpowiednie pole odbiorcy i dodaj wartości rekordu do wiadomości.

Terminy stają się dzięki temu częścią konfiguracji rekordu zamiast osobnym kalendarzem, o którego aktualizacji trzeba pamiętać.

Określ, kto i co może robić

Udostępniaj rekordy potrzebującym ich osobom lub grupom. Dostępne w Tailor własne uprawnienia pozwalają rozdzielić działania, takie jak podgląd, pobieranie, aktualizacja wersji, udostępnianie i usuwanie.

Dynamiczne znaki wodne są osobno płatnym dodatkiem. Szczegóły ochrony i wdrożenia przedstawiają zabezpieczenia Folderit oraz opcja instalacji lokalnej.

Zachowaj decyzje przy rekordzie

Korzystaj z procesów obiegu dokumentów do przeglądu, zatwierdzania, potwierdzania zapoznania się i podpisywania. Ustal uczestników równolegle, sekwencyjnie lub w etapach niestandardowych i opcjonalnie przenoś element do innego folderu po pomyślnym zakończeniu.

Szczegóły procesu pokazują uczestników, decyzje, komentarze i znaczniki czasu. Wybierz metodę podpisywania i plan odpowiednie do swojego procesu.

Przechowuj wersje pliku razem

Prześlij plik zastępczy jako nową wersję pliku, aby zachować poprzednie wersje przy wspólnych metadanych. Lista wersji wskazuje bieżący plik i pokazuje, której wersji dotyczy zadanie procesu.

Zatwierdzenie wcześniejszej wersji nie oznacza zatwierdzenia nowej. Wyślij zmieniony plik do osobnego zatwierdzenia, jeżeli wymaga tego Twój proces.

Znajduj i eksportuj historię działań

Administratorzy mogą filtrować globalny dziennik audytu według daty, użytkownika, zakresu i działania, np. aby sprawdzić pobrania lub usunięcia z danego okresu.

Eksportuj dziennik do XLSX, ODS lub CSV do przeglądu. Zespół otrzymuje zapis działań, który może analizować razem ze swoimi politykami i procedurami.