La migrazione di un sistema di gestione dei documenti trasferisce più che semplici file. Deve preservare le informazioni necessarie alle persone per trovare, comprendere e controllare tali file: metadati, proprietà, autorizzazioni e cronologia richiesta. Una migrazione riuscita ha un ambito definito, un metodo di trasferimento testato e la prova che la destinazione è completa.
Usa questa guida per passare da cartelle condivise, file server o un altro DMS. Copre pianificazione, progetto pilota, passaggio e convalida. La guida Folderit alla migrazione (in inglese) descrive le opzioni di trasferimento. Metodi e limiti pubblicati sono stati verificati il 2 novembre 2026; conferma configurazione e ambito del servizio con Folderit.
1. Inventariare i documenti e i sistemi che li utilizzano
Elenca ciascuna fonte, il relativo proprietario, il numero di file, la dimensione totale, i formati, la struttura delle cartelle e lo scopo commerciale. Includere documenti conservati in filiali, archivi dipartimentali e applicazioni di flusso di lavoro. Registra quali processi li creano o li aggiornano e quali integrazioni dipendono dalle loro posizioni esistenti.
Decidi cosa rientra nell’ambito: file correnti, versioni storiche, metadati, prove di audit, collegamenti, autorizzazioni e flussi di lavoro non completati. Trattateli come requisiti di migrazione separati. Un trasferimento di file non riproduce automaticamente la cronologia delle versioni o il modello di accesso di un sistema legacy.
Classifica i contenuti secondo la decisione da prendere: migrare, mantenere in un archivio precedente con accesso controllato oppure valutare per uno scarto autorizzato. Elimina i duplicati solo dopo aver individuato il documento di riferimento e gli obblighi di conservazione. La migrazione non fa ripartire il periodo di conservazione.
2. Definisci criteri di accettazione e responsabili
Assegna all’IT il trasferimento e le verifiche tecniche, ai responsabili delle attività la completezza e ai referenti documentali o legali competenti le decisioni di conservazione. Nomina chi può autorizzare il passaggio o il ritorno allo stato precedente.
Scorri la tabella in orizzontale per leggere entrambe le colonne.
| Verifica di accettazione | Prova esemplificativa |
|---|---|
| Completezza | I conteggi di origine e destinazione si riconciliano, con ogni esclusione spiegata. |
| Integrità dei file | I file si aprono correttamente; i checksum corrispondono al punto in cui il trasferimento preserva i byte originali. |
| Metadati | Campi obbligatori, date, identificatori e valori dell’elenco vengono mappati correttamente. |
| Accesso | Gli utenti autorizzati possono lavorare; gli utenti non autorizzati non superano i test di accesso. |
| Operatività aziendale | Le ricerche, le approvazioni, i collegamenti ai documenti e le integrazioni richieste superano i test concordati. |
| Recupero | Il team può ripristinare o ritornare allo stato di origine concordato se l’accettazione fallisce. |
Per verificare che i file non siano cambiati durante il trasferimento, consulta la guida della National Library of New Zealand alle collezioni digitali (in inglese). Integrità dei file e accettazione operativa hanno scopi diversi: byte identici non dimostrano che autorizzazioni o metadati siano corretti.
3. Mappare i metadati prima dell’importazione su larga scala
Crea un foglio di mappatura con il campo di origine, il campo di destinazione, il tipo di dati, la regola di trasformazione e il proprietario. Ad esempio, converti il nome di un fornitore incoerente in un elenco controllato, associa una data di fine del contratto in un campo Data e conserva un identificatore di documento legacy nel proprio campo.
Non sostituire la data originaria del documento con la data di caricamento. Distingui la data della fattura, la fine del contratto e la data di migrazione. Verifica formati, fusi orari, valori vuoti, identificatori duplicati e documenti con più versioni.
Folderit supporta campi personalizzati e modelli di metadati di cartelle riutilizzabili. Per i metadati conservati in Excel o CSV, contattare Folderit prima del trasferimento principale per concordare la mappatura dei campi e il metodo che abbina ciascuna riga al relativo file. Non dare per scontato che un foglio di calcolo corrisponda correttamente ai file solo in base al nome.
4. Scegli e prova un metodo di trasferimento
- SFTP: adatto per grandi volumi di file e cartelle; organizzare la connessione e il processo con Folderit.
- Folderit Sync: usa l’applicazione desktop per sincronizzare cartelle e file da un computer o file server.
- Caricamento nel browser: utile per migrazioni più piccole e lotti di test rappresentativi.
- Caricamento ZIP: trasferisce una struttura di cartelle in batch. L’attuale guida all’importazione specifica un massimo di 500 MB e 500 file per ZIP.
Vedi Importazione di dati per i metodi disponibili. Verifica la produttività e i vincoli con un progetto pilota utilizzando il tuo mix di file. Concordare separatamente come conservare eventuali prove di audit preesistenti, cronologia delle versioni e record del flusso di lavoro richiesti.
5. Ricostruire e convalidare le autorizzazioni
Creare i gruppi target e la struttura delle cartelle prima che venga concesso l’accesso ampio. Mappa i ruoli aziendali invece di copiare le vecchie autorizzazioni senza revisione. Testare l’accesso con account utente ordinari, incluso un account che deve essere negato.
I livelli di autorizzazione di Folderit distinguono l’anteprima, il download, la modifica e il caricamento. Controlla la condivisione esterna e l’accesso ereditato. Concedere agli operatori della migrazione solo l’accesso necessario per il loro lavoro, quindi rimuovere le autorizzazioni temporanee quando la migrazione viene accettata.
6. Pilota un processo aziendale completo
Seleziona un gruppo piccolo e rappresentativo di documenti: un PDF scansionato, un file Office, un file di grandi dimensioni, una revisione precedente e un record limitato. Importa il campione con i metadati, quindi chiedi agli utenti di cercarlo, modificare le informazioni consentite e completare un’approvazione o una conferma di lettura.
Controlla il contenuto del file e i metadati separatamente. L’OCR aiuta a cercare le scansioni supportate; non è una prova che tutti i campi strutturati siano stati migrati correttamente. Registra ogni eccezione, correggine la causa e ripeti i controlli interessati prima di approvare il batch successivo.
7. Pianificare il cutover e il rollback
Una migrazione graduale può ridurre le interruzioni, ma non garantisce l’assenza di fermo. Scegli una finestra di passaggio e stabilisci quando il vecchio sistema diventa di sola lettura, come acquisire le modifiche successive e da quando inserire i nuovi documenti in Folderit.
Non chiudere una fonte semplicemente perché i suoi metadati sono stati copiati. L’accesso ai file che rimangono in un altro sistema richiede una procedura concordata e testata. Evitare modifiche incontrollate in entrambi i sistemi: identificare la posizione autorevole per ciascuna fase.
- Confermare una copia di origine recuperabile e criteri di rollback concordati.
- Comunicare eventuali interruzioni dell’accesso e fornire un contatto di supporto.
- Trasferisci le modifiche finali e riconciliale con la fonte.
- Ottenere l’accettazione del responsabile dell’attività prima di modificare le normali procedure di lavoro.
8. Riconcilia i dati, forma gli utenti e dismetti la fonte con un piano
Mantenere un registro dei trasferimenti contenente l’identificatore di origine, l’identificatore di destinazione, il batch, il risultato e lo stato dell’eccezione. Esamina i file mancanti e i conteggi imprevisti. Convalida i metadati, la ricercabilità e le autorizzazioni richiesti, quindi conserva la prova di accettazione con il piano di migrazione.
Forma gli utenti nelle attività che eseguono ogni giorno ed esamina il feedback dopo il lancio. Mantenere la fonte legacy disponibile con accesso controllato per il periodo di convalida o conservazione concordato. Disattivarlo solo dopo che i relativi proprietari avranno approvato le disposizioni contrattuali, di conservazione e di smaltimento dei dati.
Elenco di controllo per la preparazione alla migrazione
- Ambito, proprietari delle fonti e inventario dei documenti approvati.
- Testato il metodo di mappatura dei metadati e di corrispondenza dei file.
- Sono state prese in considerazione le versioni richieste, le prove di audit e la cronologia del flusso di lavoro.
- Autorizzazioni target e test di accesso negativi superati.
- Accettati i file pilota, ricerche e flussi di lavoro aziendali.
- Cutover, modifiche finali, rollback e comunicazioni con l’utente concordate.
- Riconciliazione e autorizzazioni alla dismissione della fonte registrate.
Stai ancora scegliendo la destinazione? Utilizza la nostra guida alla valutazione DMS. Per pianificare un trasferimento Folderit, esamina le opzioni di migrazione e contatta il team prima di spostare l’intero archivio.
