Älykkäät asiakirjaratkaisut

Osaavien ihmisten tuottamat ja käsittelemät asiakirjat ansaitsevat älykkään hallintaratkaisun. Tällaisia ratkaisuja on saatavilla, ja ne voivat tehdä liiketoiminnasta sekä helpompaa että turvallisempaa. Folderitin asiakirjahallinta on käytännöllinen valinta, joka tukee asiakirjatyönkulkuasi monin tavoin.

Älykäs asiakirjojen säilytysratkaisu

Asiakirjan luomisen jälkeen se on tallennettava ja säilytettävä. Folderit DMS tarjoaa tähän seuraavat toiminnot:

Turvallinen säilytys salauksella ja automaattisilla palvelinpuolen varmuuskopioilla
Käyttöoikeuksien hallinta yksittäisille käyttäjille ja ryhmille sekä julkinen linkki valittuihin asiakirjoihin
Valinnainen jakamisen päättymispäivä: katkaise asiakirjan käyttöoikeus automaattisesti tietyn päivän ja kellonajan jälkeen

Älykäs asiakirjojen hyväksyntäratkaisu

Jos asiakirjasi on lasku tai muu hyväksyntää tarvitseva tiedosto, Folderit auttaa. Sen hyväksyntätyönkulku tukee rinnakkaista ja peräkkäistä hyväksyntää. Näet selkeästi, kuka on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan, ja voit tarkastella kommentteja.

Älykäs asiakirjojen hakuratkaisu

Tallennetusta asiakirjasta on hyötyä vain, jos löydät sen tarvittaessa. Folderit näyttää hakutuloksia kirjoittaessasi ja tarjoaa lisäksi haun asiakirjojen sisällöstä ( tekstintunnistuksen avulla), metatiedoista ja muista tiedoista. Folderitin työkalut auttavat löytämään asiakirjasi.

Älykäs asiakirjojen säilytysajan hallinta

Asiakirjan elinkaarta luomisesta poistamiseen on hallittava luotettavasti. Jos joidenkin asiakirjojen on poistuttava tietyn iän saavuttamisen jälkeen, voit määrittää säilytyksen automatisointia Folderitissa. Valitse, kuinka monta vuotta, kuukautta, viikkoa tai päivää tai niiden yhdistelmää asiakirjoja säilytetään ennen määritettyä poistotoimea. Vahvista erikseen pysyvän poistamisen, roskakorin, versioiden ja varmuuskopioiden käsittely, jotta säilytyskäytäntö vastaa vaatimuksianne.

Näiden asiakirjaratkaisujen lisäksi Folderit tarjoaa:

Tapahtumalokin Folderitin käyttäjien toimien tallentamiseen
Automaattiset muistutukset
Tiedostojen esikatselun järjestelmässä
Sähköpostituonnin
Mukautetut salasanakäytännöt
Tiedostojen versionhallinnan
Tiedostojen linkittämisen toisiinsa

Tässä on käytännöllinen ratkaisu asiakirjojen hallintaan. Sopivuuden varmistaminen on helppoa: kokeile Folderitia maksutta tästä: https://my.folderit.com/site/signup/