Soluções para documentos inteligentes

Os documentos produzidos e tratados por pessoas competentes merecem uma solução de gestão à altura. As soluções documentais inteligentes estão disponíveis e podem tornar o trabalho empresarial mais simples e seguro. A Folderit é uma escolha prática que apoia os fluxos documentais de várias formas.

Armazenamento documental inteligente

Depois de criar um documento, é necessário armazená-lo e preservá-lo. Para isso, a Folderit DMS disponibiliza:

Armazenamento seguro com encriptação e cópias de segurança automáticas no servidor
Controlo de acessos que permite ativar o acesso individual, por grupo ou através de uma ligação pública para os documentos escolhidos
Data de expiração opcional nas partilhas, para terminar automaticamente o acesso a um documento após a data e hora definidas

Aprovação documental inteligente

Se o documento for uma fatura ou outro documento que precisa de aprovação, a Folderit pode ajudar. O seu fluxo de aprovação permite aprovações em paralelo ou em sequência, com uma visão clara de quem aprovou ou rejeitou o documento e dos respetivos comentários.

Pesquisa documental inteligente

Um documento armazenado perde utilidade se não o encontrar quando precisa. A Folderit apresenta resultados à medida que escreve e permite pesquisar o conteúdo dos documentos através de OCR, bem como os metadados e outros parâmetros. As ferramentas de pesquisa da Folderit DMS ajudam a localizar os documentos relevantes.

Conservação documental inteligente

O ciclo de vida documental, desde a criação até à eliminação, precisa de uma gestão fiável. Se precisar de eliminar permanentemente documentos após um prazo definido, pode automatizar essa ação na Folderit. Escolha o número de anos, meses, semanas ou dias, ou uma combinação destes períodos, durante os quais os documentos devem ser conservados antes da eliminação automática. Assim, pode aplicar os prazos de conservação e de eliminação definidos para os documentos.

Além destas soluções documentais, a Folderit disponibiliza:

Registos de auditoria da atividade dos utilizadores na Folderit
Lembretes automáticos
Pré-visualização de ficheiros no sistema
Caixa de entrada de e-mail
Políticas de palavras-passe personalizadas
Controlo de versões dos ficheiros
Associação de ficheiros

Uma solução prática para gerir documentos. Para perceber se corresponde às suas necessidades, experimente gratuitamente aqui: https://my.folderit.com/site/signup/