Was ist ein Records-Management-System?
Ein Aktenverwaltungssystem (Records Management System, RMS) ist eine Software, die Unterlagen einer Organisation über ihren gesamten Lebenszyklus organisiert, speichert, nachverfolgt und lenkt – von der Erstellung und Ablage über die Aufbewahrung bis zur endgültigen Aussonderung. Als zentrale Stelle sorgt sie dafür, dass jede digitale oder physische Unterlage sachgerecht behandelt, geschützt und bei Bedarf schnell wiedergefunden wird.
Was leistet ein Aktenverwaltungssystem?
Ein Aktenverwaltungssystem bringt Struktur und Kontrolle in den Umgang mit Informationen. Typische Kernfunktionen sind:
- Erfassen und Speichern von Aufzeichnungen in einem zentralen Repository
- Anwenden von Aufbewahrungsplänen und Compliance-Regeln
- Organisation von Aufzeichnungen mit Metadaten und Kategorien
- Verfolgung von Zugriffen, Änderungen und Aktivitätsprotokollen
- Unterstützung der sicheren Abrufbarkeit und langfristigen Bewahrung
- Verwaltung der Entsorgungs- oder Archivierungsprozesse, wenn Aufzeichnungen das Ende ihres Lebenszyklus erreichen
Kurz gesagt, es sichert die Aufzeichnungen, macht sie durchsuchbar und stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher, ab dem Moment ihrer Erstellung.
Warum ist ein Aktenverwaltungssystem wichtig?
Organisationen sind auf Aufzeichnungen angewiesen—Verträge, Berichte, HR-Dokumente, Rechnungen, E-Mails—um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten. Ohne ein strukturiertes System werden diese Aufzeichnungen verstreut, schwer zu verwalten und aus Sicht der Compliance risikobehaftet.
Ein RMS hilft durch:
- Verringerung der Gefahr von verlorenen oder falsch abgelegten Dokumenten
- Steigerung der Effizienz durch organisierte Speicherung
- Unterstützung rechtlicher, regulatorischer und audittechnischer Anforderungen
- Automatische Durchsetzung von Aufbewahrungsregeln
- Verbesserung der Sicherheit und Zugriffskontrolle
- Sicherstellung klarer Verantwortung und Rechenschaftspflicht
Es ist ein grundlegendes Werkzeug für eine verantwortungsvolle Informationslenkung.
Wie funktioniert ein Aktenverwaltungssystem?
Obwohl sich die Funktionen je nach Plattform unterscheiden, folgen die meisten RMS-Lösungen einem Lebenszyklus-Ansatz:
- Erfassen – Unterlagen gelangen durch Uploads, Integrationen, Scannen oder automatisierte Workflows ins System.
- Klassifizierung – Metadaten, Tags oder Kategorien werden für eine einfache Organisation angewendet.
- Speicher – Aufzeichnungen werden sicher in einem strukturierten Repository gespeichert.
- Zugriff & Nutzung – Benutzer greifen auf Basis von Berechtigungen auf Datensätze zu und arbeiten mit diesen.
- Aufbewahrung – Das System setzt Regeln um, die die Aufbewahrungsdauer festlegen.
- Aussonderung – Wenn die Aufbewahrungsfrist endet, werden die Unterlagen archiviert oder sicher vernichtet.
Dieser Lebenszyklus stellt sicher, dass jede Akte konsistent und nachweisbar behandelt wird.
Welche Arten von Aufzeichnungen kann es verwalten?
Ein Aktenverwaltungssystem kann praktisch jede Art von Geschäftsunterlagen verwalten, darunter:
- Verträge und rechtliche Vereinbarungen
- Finanzdokumente und Audit-Materialien
- Personalakten und Personalunterlagen
- Richtlinien, Verfahren und Schulungsmaterialien
- E-Mails und Korrespondenz
- Medizinische oder Compliance-Akten
- Projektunterlagen
- Historische Archive
Sowohl digitale als auch physische Aufzeichnungen können über das System verfolgt werden.
Wer nutzt ein Aktenverwaltungssystem?
RMS-Plattformen werden in Branchen eingesetzt, in denen Compliance und Informationskontrolle am wichtigsten sind:
- Behörden
- Gesundheitsdienstleister
- Rechtsanwaltskanzleien
- Finanzinstitute
- Bildungseinrichtungen und Forschungseinrichtungen
- Unternehmen mit regulierten Anforderungen an die Dokumentenverwaltung
Jede Organisation, die Aufzeichnungen im großen Maßstab verwaltet, profitiert von einer strukturierten Überwachung.
Welche Vorteile bietet die Nutzung eines RMS?
Ein gut eingeführtes Aktenverwaltungssystem bietet:
- Verbesserte Organisation durch konsistentes Ablage- und Metadatenmanagement
- Geringeres Risiko von Compliance-Verstößen
- Schnellere Abrufzeit von Informationen
- Geringere Speicherkosten dank der kontrollierten Aufbewahrung
- Erhöhte Sicherheit mit rollenbasierter Zugriffskontrolle
- Klare Audit-Trails für Rechenschaftspflicht
- Höhere Produktivität mit weniger manuellen Nachverfolgungsaufgaben
Diese Vorteile machen RMS-Lösungen für das moderne Informationsmanagement unerlässlich.
Ersetzt ein RMS die Dokumentenmanagement-Software?
Nicht ganz – obwohl sie sich überschneiden, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke:
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS) konzentrieren sich auf die tägliche Dokumentenbearbeitung, Zusammenarbeit und Workflows.
- Aktenverwaltungssysteme (RMS) konzentrieren sich auf langfristige Lenkung, Aufbewahrung, Compliance und Lebenszyklusmanagement.
Viele Organisationen nutzen beides, und einige Plattformen kombinieren beides.
Unterstützt Folderit dies?
Ja. Folderit bietet leistungsfähige Funktionen zur Aktenverwaltung, darunter Metadaten, Versionskontrolle, Aufbewahrungsrichtlinien, Audit-Trails und sichere Speicherung. Organisationen verwalten damit Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus und unterstützen zugleich Compliance und einfachen Zugriff.