ISO-dokumentstyrning och QMS

Dokumentstyrning ska inte vara beroende av ett kalkylblad

En delad enhet kan lagra en standardrutin. Utmaningen är att styra allt runt den: Vem får redigera? Vem måste granska? Är den nya versionen godkänd? Vem ska bekräfta att de tagit del av ändringen? När ska nästa granskning ske? Och vad hände med föregående version?

Folderit håller dessa kontroller tillsammans med dokumentet. Versioner, metadata, behörigheter, arbetsflöden, påminnelser, bevarande och granskningshistorik förblir sammankopplade. Dokumentstyrning blir en del av det dagliga arbetet i stället för något som återskapas inför revision.

En styrd dokumentlivscykel från utkast till arkiv

1. Skapa eller uppdatera dokumentet
Ladda upp ett befintligt dokument eller skapa och redigera Microsoft Office-dokument via Office 365-integrationen. Nya versioner hålls ihop med samma dokument i stället för att bli filer med namn som ”Rutin-slutlig-v2-NY”.

2. Skicka dokumentet genom rätt gransknings- och godkännandeprocess
Skicka dokument genom sekventiella, parallella eller anpassade arbetsflöden. Stegen kan omfatta granskning, godkännande, Folderit eSign, läskvittens och andra arbetsflödesuppgifter.

3. Ge ut dokumentet till rätt personer
Efter ett slutfört arbetsflöde kan Folderit automatiskt flytta dokumentet till en annan styrd mapp. Destinationsmappen kan ha egna behörigheter och arbetsflöden.

4. Samla läskvittenser där det behövs
När en standardrutin, policy eller arbetsinstruktion ändras skickar ni den till relevanta användare eller grupper för läskvittens. Folderit registrerar vem som har kvitterat dokumentet och när.

5. Granska, bevara eller ersätt dokumentet
Använd förfallodatum, påminnelser och bevaranderegler för att hantera återkommande granskningar, giltighetstider och bevarande av handlingar. När dokumentet ändras igen finns tidigare versioner kvar som en del av historiken.

Dokument och QMS-handlingar i samma system

Ett kvalitetsledningssystem består inte bara av styrda Word- och PDF-dokument. Det skapar också handlingar: incidenter, avvikelser, CAPA-åtgärder, revisionsiakttagelser, kontroller, utrustningsposter, leverantörsbedömningar, ändringsbegäranden och mycket annat.

Med Folderit eForms skapar ni detta som strukturerade poster i stället för att underhålla separata kalkylblad. Administratörer definierar de fält användarna ska fylla i, till exempel text, datum, tal, val, användare, relationer, tabeller och bilagor.

Uppgifterna i formuläret blir sökbara metadata. Ni kan visa formulärfält som kolumner, filtrera poster efter värden och använda samma behörigheter, arbetsflöden, påminnelser, bevarandeinställningar och granskningsspår som för andra objekt i Folderit.

Ni kan till exempel skapa ett formulär för intern avvikelse med avdelning, upptäcktsdatum, allvarlighetsgrad, beskrivning, ansvarig, korrigerande åtgärd och planerat slutdatum. Den inskickade posten kan sedan skickas genom ert arbetsflöde för korrigerande åtgärder och bevaras tillsammans med underlagen.

Det här kan kvalitetsteam styra i Folderit

Obegränsad versionshistorik
Behåll tidigare versioner tillsammans med dokumentet och förhandsgranska, ladda ned eller återställ dem vid behov.

Godkännande, granskning, läskvittens och elektronisk underskrift
Bygg processen som ert kvalitetsledningssystem kräver i stället för att anpassa rutinen till ett stelt arbetsflöde. Flöden kan kombinera sekventiella och parallella steg, och olika arbetsflöden kan användas på samma filversion.

Automatiska arbetsflöden
Starta ett arbetsflöde automatiskt när ett dokument läggs till i en mapp och flytta det automatiskt när processen är klar. Det är användbart för att skilja utkast från dokument under granskning och utgivna dokument.

Återkommande granskning och bevakning av giltighetstider
Använd förfallodatum, återkommande påminnelser och administrativa rapporter för att se vilka dokument som behöver åtgärdas, i stället för att underhålla ett separat granskningsregister i ett kalkylblad.

Styrd dokumentnumrering
Skapa numreringsscheman med metadata så att standardrutiner och andra styrda dokument konsekvent följer organisationens namn- och numreringsregler.

Obligatoriska metadata
Definiera metadata som dokumenttyp, avdelning, ansvarig, giltighetsdatum, granskningsdatum och sekretessnivå. Metadatamallar på mappnivå kan göra fält obligatoriska.

Detaljerade åtkomstbehörigheter
Ge användare behörigheten endast förhandsgranskning, endast uppladdning, Viewer eller Editor och tillämpa ytterligare kontroller för nedladdning, delning, administration och synlighet för granskningsspår. Åtkomst kan styras på konto-, sektions-, mapp- och objektnivå.

Granskningsspår och underlag från arbetsflöden
Användares och systemets aktivitet loggas. Granskningsinformationen kan exporteras när ni behöver underlag om åtkomst, ändringar och beslut i arbetsflöden.

Snabb återsökning vid revision
Hitta dokument via metadata, etiketter, datum, förfallodatum och fulltext. OCR gör även skannade PDF-filer och bilder sökbara.

Bevarande av handlingar
Tillämpa bevarandetider på enskilda objekt eller hela mappar så att kvalitetshandlingar kan följa er bevarandeplan utan manuell uppföljning.

Ett praktiskt exempel på arbetsflöde för en standardrutin

En styrd rutin kan börja i en mapp för rutinutkast. När en ny version är klar skickas dokumentet till processansvarig för granskning och därefter till kvalitetschefen för godkännande.

Efter godkännande kan Folderit automatiskt flytta dokumentet till mappen för styrda rutiner. Berörda medarbetare kan därefter få en förfrågan om läskvittens för att bekräfta att de har läst den nya versionen. Ett granskningsdatum kan registreras och påminnelser skickas när nästa planerade granskning närmar sig.

Om rutinen revideras senare går den nya versionen genom det föreskrivna arbetsflödet igen, samtidigt som tidigare versioner och historik finns kvar.

Användbart för mer än standardrutiner

• Kvalitetshandböcker, policyer och rutiner
• Standardrutiner (SOP)
• Arbetsinstruktioner och styrda mallar
• Avvikelser och CAPA-dokumentation
• Iakttagelser från interna och externa revisioner
• Incident- och avvikelserapporter
• Utbildningsdokumentation och läskvittenser
• Utrustnings-, kalibrerings- och underhållsdokumentation
• Leverantörsdokumentation och leverantörsbedömningar
• Certifikat och andra dokument med giltighets- eller granskningsdatum
• Externa dokument som behöver behörighetsstyrd åtkomst

Stöd för ISO-baserade kvalitets- och ledningssystem

Folderit kan konfigureras utifrån de kontroller för dokument och handlingar som organisationen har definierat för sitt ledningssystem. Det passar team som arbetar med ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 och andra standarder där styrd dokumenterad information, spårbarhet och underlag är viktiga.

Programvaran bestämmer inte hur ert kvalitetsledningssystem ska fungera. Ni definierar dokumenttyper, ansvar, metadata, granskningsintervall, godkännandevägar, åtkomstregler och bevarandetider. Folderit ger verktygen för att tillämpa reglerna konsekvent.

Säkerhet för känslig QMS-dokumentation

• 256-bitars AES-kryptering av lagrade data
• Krypterade anslutningar för data under överföring
• Tvåfaktorsautentisering (2FA), inklusive policyer för obligatorisk 2FA
• Lösenordspolicyer och listor över tillåtna IP-adresser
• SSO-integration med Microsoft Entra ID, Google och Okta
• Detaljerade behörigheter för användare, grupper och administratörer
• Granskningsspår för användares och systemets aktivitet
• Tredubbel säkerhetskopiering i AWS-infrastruktur
• Dynamisk vattenmärkning för förhandsgranskningar och nedladdningar som tillval

Läs mer om Folderits säkerhet, automatiserade godkännandeflöden, elektronisk underskrift och granskningsloggen.

Se hur ert kvalitetsledningssystem kan fungera i Folderit

Ni behöver inte bygga om ert kvalitetssystem efter programvaran. Ta med er befintliga dokumentstruktur, godkännandeprocess eller ert kalkylblad för granskningar, så visar vi hur samma process kan hanteras i Folderit.

Starta en kostnadsfri provperiod eller boka en demo för att se hur Folderit kan konfigureras för ert kvalitetsledningssystem.

14 dagars kostnadsfri provperiod. Inget kreditkort behövs.