Elektronisk underskrift med Folderit eSign
Godkänn, underteckna och hantera dokument på samma plats. Folderit eSign kopplar elektroniska underskrifter till människorna, besluten och dokumentationen runt dem.
Skicka dokument till kollegor, kunder och leverantörer och välj vem som ska underteckna först. Externa mottagare kan granska och underteckna i webbläsaren utan att skapa ett Folderit-konto.
Obegränsat med inbyggda eSign-underskrifter i Tailor. Ingen extra avgift per underskrift. Se abonnemangen.
Därför väljer team Folderit eSign
Godkännande före underskriftKombinera ett internt arbetsflöde för godkännande med elektronisk underskrift. En inköpsansvarig kan granska ett leverantörsavtal innan det når behöriga firmatecknare. Besluten förblir kopplade till dokumentet.
Förutsägbara kostnader för underskrifterTailor innehåller obegränsat med inbyggda eSign-underskrifter utan extra avgift för varje insamlad underskrift. Det är praktiskt när avtal och personaldokument ingår i vardagen. Abonnemangets pris beror på den konfiguration ni väljer.
Enkelt för externa mottagareKunder och leverantörer får en säker inbjudan via e-post. De kan läsa och underteckna i webbläsaren utan Folderit-konto, separat konto hos en underskriftstjänst eller särskild utrustning.
Dokumentation som går att hitta i efterhandDet undertecknade dokumentet och arbetsflödets historik hålls ihop. Granska deltagare, kommentarer och tidsstämplar och ställ in att färdiga filer ska flyttas till en vald mapp efter ett slutfört arbetsflöde.
Från dokument till undertecknad handling
- Förbered förfrågan. Öppna dokumentet, starta Folderit eSign och lägg till mottagarna. Skriv en kort instruktion och välj om de ska få se metadata och relaterade objekt. Underskriftsalternativet blir tillgängligt när dokumentets förhandsgranskning är klar.
- Välj ordning för underskrifterna. Använd parallell underskrift för att bjuda in alla samtidigt, sekventiell underskrift när en person måste underteckna före nästa, eller anpassade steg för att kombinera grupper av mottagare i en bestämd ordning.
- Granska, underteckna och följ förloppet. Mottagaren öppnar inbjudan, väljer sida, placerar sin underskrift och väljer Sign. Det går också att begära förtydligande, kommentera eller avslå förfrågan. Ni följer förloppet i dokumentets detaljvy och behåller den färdiga filen med dess historik.
Registrerade användare hittar också förfrågningarna bland sina uppgifter i Folderit. Se guiden för eSign-inställningar för detaljerade anvisningar.
Gör underskrifter till en del av det dagliga arbetet
Anpassa processen efter ansvarsfördelningen i organisationen. Till exempel:
LeverantörsavtalLåt inköp granska avtalet och bjud sedan in leverantören och er firmatecknare i rätt ordning. När underskrifterna är klara flyttas filen till mappen för leverantörsavtal och underlagen hålls länkade till den.
PersonaldokumentLåt HR förbereda dokumentet och ordna internt godkännande innan medarbetaren och arbetsgivarens representant undertecknar. Lagra den färdiga filen med lämpliga behörigheter i personalmappen. Läs om dokumenthantering för HR för hela processen.
Kundavtal och godkännande av projektleveranserÅteranvänd ett arbetsflöde för återkommande avtal och projektdokument. Ge kunden en tydlig instruktion om vad som godkänns. Hantera begäranden om förtydligande innan processen slutförs och behåll kommentarer och underskriftshistorik tillsammans med dokumentet.
Skapa en process som går att återanvända
Arbetsflödesmallar sparar mottagare, ordning för underskrifter, instruktioner och synlighetsinställningar. Använd dem när teamet aktivt ska starta varje förfrågan. För filer som redan är klara att underteckna kan automatisering på mappnivå starta ett fördefinierat underskriftsflöde när en ny fil läggs till i en konfigurerad mapp.
För en mer omfattande process kombinerar Workflow Designer underskrifter med villkor, godkännanden, läskvittenser och filflyttar. Ett avtal kan först godkännas av ledningen, sedan undertecknas och därefter flyttas till en arkivmapp. Ni kan också ställa in vad som ska hända om en uppgift misslyckas eller tidsfristen löper ut. Läs om automatiserade dokumentarbetsflöden.
Låt behörighetsregler ingå i upplägget. Välj vilka metadata och relaterade objekt mottagarna får se och använd dokument- och mappbehörigheter för att styra åtkomst i dokumenthanteringssystemet. Folderit har krypterade anslutningar, 256-bitars krypterad lagring, tvåfaktorsautentisering och granskningsspår. Läs om säkerhetsfunktionerna och Trust Center för mer information.
Innan ni börjar
Vilket abonnemang innehåller obegränsat med underskrifter?
Tailor innehåller obegränsat med inbyggda Folderit eSign-underskrifter utan extra avgift per underskrift. Se aktuella abonnemang för antal användare, lagring och övriga funktioner.
Behöver kunder och leverantörer ett konto?
Nej. Externa mottagare kan öppna den säkra e-postinbjudan och underteckna i webbläsaren utan att registrera sig i Folderit.
Kan vi använda en annan underskriftsmetod?
Folderit stöder även integration med DocuSign och elektroniska underskrifter med eID. Det är separata metoder med egna krav. Obegränsat med inbyggda Folderit eSign-underskrifter omfattar inte ett abonnemang hos en extern underskriftstjänst.
Hur väljer vi rätt metod?
Kartlägg dokumenttyper, länder och eventuella krav på identitetskontroll eller underskriftsstandard. Diskutera kraven med er jurist eller regelefterlevnadsansvariga och bekräfta sedan lämplig metod med Folderit. Inbyggd eSign och eID-underskrift bör inte betraktas som utbytbara.
Kan vi testa processen först?
Ja. Använd den kostnadsfria provperioden på 14 dagar för att testa ett exempeldokument, internt godkännande, en extern undertecknare och önskad ordning för underskrifter. Kontrollera var den färdiga filen ska lagras. För processer med flera avdelningar eller särskilda underskriftskrav kan ni boka en demo.
Prova ert nästa underskriftsflöde i Folderit.