Software de generare a documentelor
Creați PDF-uri și documente Word din datele pe care echipa le colectează deja.
Folderit Document Generator transformă un eForm completat într-un document, folosind modelul dumneavoastră reutilizabil. Pregătiți contracte, scrisori, certificate și rapoarte cu formulări și branding consecvente, apoi păstrați fișierele în același sistem pentru revizuire, semnare și stocare.
Modelul dumneavoastră + valorile formularului → un PDF sau un document Word editabil. Urmăriți prezentarea de mai jos.
De ce să generați documente în Folderit?
Nu mai introduceți repetat aceleași detaliiNumele, adresele, datele și alte valori provin din înregistrarea eForm completată. Marcajele le inserează în locurile potrivite din document, reducând copierea manuală care poate lăsa numele sau data unui client vechi într-un fișier nou.
Păstrați formulări și aspect consecventeModelul definește textul, logoul, tabelele și structura paginilor. Persoana care generează documentul furnizează valorile prin formular și alege rezultatul, în loc să reconstruiască documentul de fiecare dată.
Folosiți o înregistrare pentru documente diferiteUn eForm poate avea mai multe modele de document conectate. De exemplu, pregătiți un acord cu clientul și un rezumat separat, apoi generați-le din aceeași înregistrare completată.
Gestionați etapele următoareSalvați fișierul generat în Folderit pentru a folosi permisiuni, istoric al versiunilor, jurnale de audit și fluxuri. Documentul poate continua la revizuire sau semnare fără trecerea într-un alt sistem de gestionare.
De la datele formularului la documentul finalizat
- Alegeți informațiile de colectat. Creați sau selectați în Folderit un eForm cu câmpuri precum numele clientului, adresa, persoana de contact și condițiile de plată. Fiecare formular completat creează o înregistrare cu acele valori.
- Pregătiți modelul documentului. Creați un fișier ODT în LibreOffice Writer sau alt editor care salvează ODT. Adăugați formulările, brandingul și marcajele copiate exact din lista Câmpuri de formular disponibile din Folderit.
- Conectați modelul și alegeți formatele. În Instrumente administrative → Modele de formulare, adăugați modelul documentului la eForm-ul relevant. Încărcați ODT-ul, stabiliți un model pentru numele fișierului și activați PDF, DOCX sau ambele. Configurarea necesită acces de administrator.
- Generați și verificați rezultatul. Deschideți o înregistrare completată și alegeți Generare PDF sau Generare DOCX. Folderit inserează valorile în model. Folosiți opțiunile disponibile pentru a salva rezultatul în Folderit, a-l descărca sau a-l trimite prin e-mail din sistem.
Un exemplu simpluImaginați-vă o înregistrare de client cu numele „Northfield Studio” și un termen de plată de 30 de zile.
Model: Acest acord este încheiat cu {{ client_name }}. Termenul de plată este de {{ payment_terms }} zile.
Text generat: Acest acord este încheiat cu Northfield Studio. Termenul de plată este de 30 de zile.
Valori ilustrative. Folosiți marcajele exacte oferite pentru propriul eForm. Marcajele câmpurilor pot fi folosite și în numele fișierului generat.
Ghidul de configurare a generării documentelor acoperă setările modelelor, marcajele câmpurilor și depanarea.
Ce ar putea genera echipa dumneavoastră?
Începeți cu un document a cărui structură rămâne în mare parte aceeași, în timp ce numele, datele și alte detalii se schimbă. Puteți configura, de exemplu:
Acorduri cu cliențiiColectați numele clientului, numărul de înregistrare, adresa, datele de contact și condițiile de plată. Generați un acord cu formulările pregătite de echipă și organizați revizuirea înainte de semnare. Consultați generarea contractelor din formulare de cerere.
Scrisori HR și documente de integrareFolosiți numele angajatului, funcția, departamentul și data angajării pentru o ofertă sau un document de integrare. Salvați rezultatul cu permisiunile potrivite dosarului de personal. Explorați automatizarea documentelor de integrare HR.
Certificate de instruireColectați numele participantului, cursul, data finalizării și referința certificatului. Generați un PDF cu branding propriu folosind aspectul certificatului. Echipa responsabilă de instruire confirmă finalizarea, iar modelul furnizează documentul. Consultați generarea certificatelor PDF.
Rapoarte de incidente și cereri interneTransformați o înregistrare structurată cu eveniment, locație, dată, responsabil și descriere într-un raport consecvent. Un model separat poate prezenta anumite valori ca rezumat intern, folosind aceeași înregistrare sursă.
Păstrați fișierul generat în fluxul dumneavoastră
Generarea documentului este o etapă. Un proiect de acord poate necesita încă aprobare, iar o scrisoare HR poate necesita semnătură. După salvarea în Folderit, fișierul devine un document gestionat care poate intra în fluxuri de revizuire și aprobare sau într-un proces de semnare electronică.
Alegeți cine îl poate accesa, păstrați istoricul versiunilor și verificați activitatea în jurnalul de audit. Aplicați setările de partajare și retenție potrivite înregistrării. Aceste controale sunt configurate în procesul de gestionare a documentelor; generarea unui fișier nu îl aprobă și nu îl semnează prin ea însăși.
Testați întregul traseu cu o înregistrare de exemplu. Generați fiecare format pe care intenționați să îl folosiți, verificați înlocuirea marcajelor și inspectați întreruperile de pagină, tabelele și numele fișierelor. Testați apoi stocarea, trimiterea prin e-mail sau fluxul ulterior dorit. Consultați planurile disponibile și controalele de securitate pentru alegerea configurației.
Înainte de a începe
Putem genera atât PDF, cât și documente Word?
Da. Activați PDF, DOCX sau ambele în setările modelului. PDF este util pentru distribuire, iar DOCX oferă un document Word editabil. Utilizatorii văd opțiunile de generare activate pentru modelul respectiv.
Putem încărca un document Word ca model?
Modelul încărcat în Folderit trebuie să fie ODT. Pregătiți-l într-un editor care poate salva ODT și verificați aspectul și marcajele înainte de încărcare. DOCX este un format de ieșire, nu formatul modelului folosit în această configurare.
Trimiterea formularului creează automat documentul?
În fluxul documentat, trimiterea eForm-ului creează o înregistrare. Utilizatorul o deschide apoi și alege Generare PDF sau Generare DOCX. Trimiterea formularului și generarea documentului sunt etape separate.
Putem crea mai multe tipuri de documente dintr-un formular?
Da. Conectați mai multe modele de document la un eForm, apoi selectați modelul potrivit când generați documentul dintr-o înregistrare completată. Fiecare model are propriul aspect, model de nume și formate disponibile.
Ce facem dacă lipsește un câmp sau aspectul este greșit?
Verificați dacă înregistrarea sursă are o valoare și dacă marcajul corespunde exact listei Câmpuri de formular disponibile din Folderit. Păstrați marcajele întregi. Pentru probleme de aspect, simplificați modelul ODT și verificați ambele formate. Ghidul de configurare include o listă de verificare și pași de depanare.
Începeți cu un document pe care echipa îl creează săptămânal.