O que é a conformidade documental com o RGPD?

A conformidade documental com o GDPR abrange as práticas, políticas e ferramentas que as organizações utilizam para gerenciar documentos segundo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) — o regulamento europeu de proteção de dados aplicável desde maio de 2018.

Quando o GDPR se aplica, as organizações devem proteger os dados pessoais abrangidos e tratá-los com transparência, segurança e fundamento jurídico adequado. Como os documentos em papel e digitais podem conter dados pessoais, são necessários processos e sistemas que apoiem estas obrigações.

Por que a conformidade documental com o GDPR é importante

O descumprimento do GDPR pode dar origem a sanções elevadas, que, nas infrações sujeitas ao limite máximo, podem chegar a 20 milhões de euros ou 4% do faturamento anual mundial, conforme o valor mais elevado, além de danos à reputação e perda de confiança.

Os documentos podem representar riscos de conformidade porque incluem frequentemente:

• Dados dos funcionários, como nomes, endereços e informações salariais.
• Contratos e comunicações com clientes.
• Faturas, recibos ou demonstrações financeiras com identificadores pessoais.
• Informações sensíveis de saúde ou de natureza jurídica.

Sem controles adequados, estes documentos podem perder-se, ser compartilhados indevidamente ou conservar-se por mais tempo do que o necessário.

Princípios do GDPR na gestão de documentos

As organizações devem alinhar o tratamento documental com os princípios centrais do GDPR:

1. Licitude, lealdade e transparência: Explicar claramente por que motivo e de que forma os dados pessoais são tratados nos documentos.
2. Limitação das finalidades: Salvar e usar documentos para as finalidades específicas e legítimas do tratamento.
3. Minimização dos dados: Evitar conservar dados pessoais desnecessários nos documentos.
4. Exatidão: Manter os documentos atualizados e corrigir informações incorretas.
5. Limitação da retenção: Não conservar os documentos por mais tempo do que o necessário para as finalidades e obrigações aplicáveis.
6. Integridade e confidencialidade: Proteger os documentos contra acesso não autorizado, perda ou alteração.

Medidas práticas para a conformidade documental

1. Armazenamento centralizado: Utilizar um repositório seguro, como um DMS, para reduzir cópias dispersas e sem controle.
2. Controles e permissões de acesso: Limitar o acesso a arquivos sensíveis às pessoas autorizadas.
3. Registros de auditoria: Acompanhar quem acessou, editou ou compartilhou documentos e quando.
4. Políticas de retenção: Automatizar o arquivamento ou a exclusão quando terminarem os prazos definidos, depois de considerar obrigações de preservação e outras exceções.
5. Criptografia: Proteger os documentos em trânsito e no armazenamento através de criptografia adequada.
6. Direitos de acesso e exclusão: Localizar e disponibilizar dados pessoais em resposta a solicitações e excluí-los quando a lei exigir, considerando as condições e exceções do direito à exclusão.
7. Revisões regulares: Rever periodicamente os documentos e corrigir o tratamento de informação desatualizada ou conservada indevidamente.

Vantagens da gestão de documentos alinhada com o GDPR

• Proteção jurídica – Reduzir o risco de multas e outras sanções.
• Confiança e transparência – Reforçar a confiança dos clientes e colaboradores.
• Eficiência operacional – Simplificar o tratamento documental com políticas estruturadas.
• Segurança dos dados – Reduzir os riscos de vazamentos de informações, violações de dados e compartilhamentos acidentais.
• Reputação – Demonstrar responsabilidade e profissionalismo no tratamento dos dados.

Exemplos práticos

• Departamentos de RH – Salvar contratos de trabalho com acessos restritos e exclusão programada segundo os prazos aplicáveis.
• Prestadores de serviços de saúde – Manter os documentos dos pacientes criptografados e limitar o acesso aos profissionais autorizados.
• Serviços financeiros – Arquivar em segurança faturas, documentos de identificação e registros fiscais e eliminá-los quando deixam de ser necessários e não existe obrigação de retenção.
• Pequenas empresas – Utilizar um DMS para gerenciar contratos de clientes e responder a pedidos de acesso aos dados pessoais.

Conclusão

A conformidade documental com o GDPR consiste em tratar os dados pessoais presentes nos documentos de forma segura, lícita e transparente. Ferramentas como permissões de acesso, registros de auditoria e políticas automáticas de retenção apoiam a conformidade, a eficiência e a confiança, em conjunto com os processos e responsabilidades da organização.

Quando o GDPR é aplicável à atividade da organização, cumpri-lo é uma obrigação e uma parte essencial da gestão de documentos moderna.