Ferramentas de colaboração em documentos

Ferramentas de colaboração documental

Uma colaboração documental eficaz se beneficia de uma ferramenta que dê acesso às pessoas certas, esclareça quem está trabalhando em cada tarefa e integre a hierarquia de aprovação. As plataformas diferem na forma como combinam essas capacidades. A Folderit é uma solução de gestão de documentos com ferramentas de colaboração para apoiar pequenas e médias empresas e outras organizações.

A experiência do trabalho à distância mostrou às empresas que muitas operações antes consideradas dependentes do escritório também podem funcionar eficazmente fora dele. Quando as equipes colaboram à distância, uma boa gestão de projetos exige ferramentas sólidas de colaboração. É importante dar às equipes flexibilidade para trabalhar nos documentos. Uma estrutura documental e fluxos de trabalho acessíveis e bem organizados ajudam a tornar a operação mais ágil e eficiente. 

Fluxo de aprovação

A colaboração documental se apoiou durante muito tempo em convenções informais do escritório para criar entendimento entre as pessoas. Todos conhecemos o habitual “minhas respostas estão em vermelho”. Essa abordagem pode prolongar a conclusão dos documentos e aumentar o risco de mal-entendidos e erros. Com a interface e a estrutura da Folderit, você pode definir as etapas, a hierarquia e os grupos de aprovação de cada documento. Assim, cada participante tem uma função clara, e o fluxo configurado só avança para a etapa seguinte depois de cumprir as condições de aprovação definidas. 

Imagine uma proposta com prazo de entrega de 24 horas. O diretor executivo encarrega o responsável da equipe de concluir a tarefa. Este atribui a redação da proposta a uma pessoa e a revisão a outra. A aprovação final cabe ao diretor executivo. 

Na Folderit, o responsável compartilha com a equipe uma pasta que contém os materiais de apoio. A pessoa encarregada da redação consulta esses materiais, reúne as informações necessárias e prepara o documento. Entrega o trabalho à pessoa responsável pela revisão a apenas quatro horas do prazo. Para ganhar tempo, essa pessoa aprova o documento sem revisá-lo, fazendo-o avançar na hierarquia.

O responsável pela equipe recebe a notificação de que o documento está pronto para aprovação. Antes de aprová-lo, consulta o registro de atividade e verifica que não existe uma visualização registrada pela pessoa responsável pela revisão antes da aprovação. Isso justifica confirmar o que aconteceu, embora um registro de acesso não prove nem exclua, por si só, a leitura integral ou uma revisão realizada por outra via. O responsável toma medidas corretivas, acrescenta comentários e ambos os participantes recebem a notificação. Resolvem a falha e enviam uma versão atualizada. O processo documentado ajuda a corrigir o problema antes da entrega.

Se necessário, pode acrescentar uma política de retenção automatizada. Pode definir o que deve acontecer ao documento depois de decorrido um período à sua escolha, respeitando as obrigações de retenção aplicáveis.

Notificações e registros de auditoria

A história de Toy Story 2 é frequentemente citada como exemplo do risco de perda de arquivos de produção. Uma ordem errada eliminou uma parte substancial do trabalho, e uma cópia que uma artista tinha levado para trabalhar a partir de casa contribuiu para a recuperação. É um exemplo da importância das cópias de segurança e dos procedimentos de recuperação, sem depender de todos os detalhes da história popular. 

Uma recuperação por sorte não é um plano confiável. A Pixar era ainda uma empresa jovem na altura, e uma perda grave de produção teria consequências importantes. O exemplo continua a ser relevante para empresas que dependem de arquivos digitais para trabalhar. 

As empresas perdem conteúdos devido a comandos incorretos e erros humanos. Com as notificações e os registros de auditoria da Folderit, podem configurar avisos relativos a alterações suportadas nos documentos ou nas pastas. Podem receber notificações individuais ou resumos diários ou semanais, conforme a configuração. Se ocorrer uma alteração não autorizada, os eventos registrados ajudam a investigar o que aconteceu e quando; o nível de detalhe depende das ações registradas e da identificação disponível. 

OCR

O reconhecimento óptico de caracteres, ou OCR, utiliza algoritmos para identificar texto em imagens que não seria diretamente selecionável, editável ou copiável, como capturas de tela. Integrar esta capacidade na pesquisa da Folderit permite pesquisar mais conteúdo em um arquivo.

Quem gerencia arquivos conhece o esforço de localizar informações em documentos digitalizados, capturas de tela ou fotografias. Ao contrário de um PDF com uma camada de texto, uma imagem pode precisar de OCR para que o texto seja pesquisável. Imagine enviar à equipe comercial fotografias de cartões de visita como contatos potenciais ou indicar apenas uma pasta chamada “Contatos” e esperar que alguém consulte cada arquivo até encontrar a pessoa desejada. 

Para ultrapassar esta limitação, a Folderit disponibiliza pesquisa integrada no sistema de gestão de documentos na nuvem. Além de pesquisar nomes de arquivos e metadados, utiliza OCR para encontrar texto em documentos e imagens compatíveis. Os resultados dependem da qualidade da digitalização, do idioma, do formato e das permissões de acesso; a pesquisa OCR não abrange o conteúdo de arquivos XLSX.

Assim, se sua equipe precisar entrar em contato com alguém identificado em um cartão de visita digitalizado, poderá pesquisar o nome e encontrar o arquivo, desde que o OCR tenha reconhecido esse texto.

Associar arquivos e acrescentar metadados

Arquivar é apenas uma parte da gestão da informação; a outra é recuperá-la. Muitas empresas conhecem a dificuldade de voltar a propostas, desenhos ou faturas antigos para os adaptar a novos clientes e descobrir, no último momento, que falta um elemento essencial que obriga a refazer trabalho.

À medida que surgem novos arquivos e conjuntos de documentos, pode ser difícil acompanhar as relações entre propostas, apresentações e gráficos. Outros arquivos, como logotipos ou vídeos, têm pouco contexto além do nome e não são necessariamente encontrados por OCR. Os metadados acrescentam esse contexto a cada entrada. A Folderit permite adicionar campos de metadados personalizados nos planos adequados, ajudando a organizar as informações à medida que os documentos se acumulam. 

Com informação sobre signatários, notas, datas e prazos, pode organizar e acompanhar conjuntos de arquivos. A Folderit permite criar relações entre documentos de pastas diferentes, evitando ter de procurar cada elemento separadamente: ao encontrar um, pode seguir as ligações para os documentos relacionados. 

Versões de arquivos

Quando várias equipes trabalham em vários elementos, atribuir uma tarefa a cada pessoa é apenas o primeiro passo; o desafio é reunir o trabalho depois. Saber quem atualizou um arquivo é útil, mas um histórico de versões permite conservar e consultar as sucessivas versões do conteúdo.  

A dificuldade aumenta quando várias equipes trabalham no mesmo documento e produzem várias versões do arquivo. A Folderit permite enviar novas versões à medida que os documentos evoluem, mantendo os metadados compartilhados e as versões anteriores. É possível baixar ou restaurar essas versões. A funcionalidade de reserva e devolução de arquivos ajuda a evitar uploads concorrentes de versões enquanto alguém trabalha localmente no documento; os outros usuários continuam podendo consultá-lo e baixá-lo de acordo com as permissões.

Lembretes

A Folderit permite enviar notificações, desde resumos semanais até avisos específicos. Pode também definir lembretes para datas relevantes e os destinatários que os devem receber. Configure vários lembretes para si ou para a equipe, associando-os aos endereços de e-mail pretendidos. Assim, pode alertar as pessoas para prazos de entrega, vencimentos e outras datas importantes.

Caixa de entrada

Salvar documentos durante uma viagem pode ser difícil se for necessário abrir um aplicativo dedicado sempre que você quiser enviar um arquivo. A Folderit gera um endereço de e-mail próprio para a conta ou área de destino compatível. Você pode enviar ou encaminhar uma mensagem para o endereço atribuído, e os arquivos recebidos são importados para a Folderit. A caixa de entrada pode servir como local temporário antes de organizar os documentos nas pastas adequadas. 

Funções ou subcontas

A Folderit permite organizar espaços de trabalho por meio de contas e subcontas. Depois de configurar a conta principal, você pode criar uma estrutura de pastas e atribuir acesso a equipes. Se, por exemplo, precisar de cinco áreas adicionais para departamentos, equipes externas, associações ou uso pessoal, confirme a configuração de subcontas e os limites do plano. O número de usuários incluídos depende da assinatura; a possibilidade de organizar equipes não significa usuários ilimitados em todos os planos.  

Gestão de documentos adaptada a dispositivos móveis

O trabalho é cada vez mais móvel. Os usuários não devem precisar permanecer ligados a um único posto para usar a gestão de documentos. A Folderit pode ser acessada por um navegador compatível em um dispositivo com conexão à internet, como PC, Mac, tablet ou smartphone. A disponibilidade de funcionalidades específicas depende do dispositivo, do navegador e da integração usada; por exemplo, o aplicativo Folderit Sync tem requisitos próprios. Essa flexibilidade ajuda a manter o acesso ao trabalho onde quer que você esteja.

Também pode manter cópias locais

O armazenamento na nuvem reduz a dependência de uma única cópia local, mas ter os documentos disponíveis quando são necessários continua sendo importante. Você pode baixar arquivos ou pastas para manter uma cópia local e usá-la offline. O aplicativo Folderit Sync para Windows facilita o upload e a migração de arquivos de acordo com seu funcionamento e sua configuração. Não deve ser confundido com sincronização bidirecional automática de todas as alterações feitas offline. Ao se conectar novamente, use o processo de upload ou de nova versão adequado; as notificações dependem da configuração e dos eventos compatíveis. 

Proteção e segurança

A proteção dos dados é uma preocupação central da Folderit, juntamente com sua acessibilidade para as pessoas autorizadas. Bloquear a informação atrás de processos demasiado complexos pode dificultar o trabalho. Para equilibrar proteção e uso, o sistema de gestão de documentos na nuvem disponibiliza armazenamento criptografado e descreve três cópias de segurança. Estes mecanismos contribuem para a resiliência, mas não substituem uma avaliação dos riscos ou um plano de recuperação adequado. 

As transferências de dados de e para a Folderit usam conexões criptografadas por TLS. Você também pode configurar políticas de senhas para a equipe, incluindo requisitos de robustez e de alteração conforme as opções disponíveis. Essas configurações permitem adaptar as regras internas de segurança. A configuração deve respeitar as obrigações da organização; o fato de uma opção ser configurável não significa que todas as medidas sejam dispensáveis em qualquer contexto.

Conclusão

As ferramentas de colaboração documental devem dar-lhe liberdade para trabalhar com a equipe e com os dados, mantendo a comunicação, a hierarquia de aprovação, a acessibilidade e a segurança. O sistema de gestão de documentos na nuvem da Folderit combina estas capacidades para pequenas e médias empresas, com funcionalidades e limites que dependem do plano e da configuração escolhidos.

Além de reduzir a dependência de uma cópia local vulnerável a um único incidente, a Folderit ajuda a evitar que a má organização de arquivos prejudique a produtividade. Deve conseguir encontrar a informação necessária sem perder tempo com detalhes de arquivo. Salvar arquivos na nuvem e pesquisá-los apenas pelo nome não é suficiente para todos os processos: metadados, relações e histórico acrescentam o contexto de que as equipes precisam. 

Os seus dados devem estar protegidos, ser fáceis de encontrar e permitir a atribuição clara de responsabilidades e acessos. Ao mesmo tempo, deve poder aplicar os controles e a supervisão adequados à informação. A Folderit oferece ferramentas para alcançar esse equilíbrio, de acordo com suas necessidades. 

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