Klients vēlas atgriezt divas galda lampas. Uzņēmums atļauj atgriezt abas, bet noliktava saņem tikai vienu. Lieta joprojām ir atvērta, pat ja kredītrēķina izrakstīšana jau ir apspriesta.
Laba preču atgriešanas veidlapa atsevišķi uzrāda pieprasīto, atgriešanai atļauto un faktiski saņemto daudzumu. Tajā redzams arī lēmuma pieņēmējs un turpmākās darbības pēc sūtījuma saņemšanas. Šis Folderit iekšējā procesa piemērs paredzēts neliela uzņēmuma klientu apkalpošanas, noliktavas un grāmatvedības kolēģiem.
Piemērs ir izdomāts un balstīts dokumentētās iespējās; kopējais process reālā kontā nav pārbaudīts. Ieraksts fiksē darba lēmumus saskaņā ar jūsu atgriešanas kārtību un nenosaka klienta likumiskās tiesības atgriezt preci. Tailor plānā ir iekļauti eForms un pielāgoti ieraksti.
Atsevišķi saskaņojamai preces pozīcijai veidojiet savu ierakstu
Piecas vienādas lampas var būt vienā ierakstā. Lampas un rezerves vadus nodaliet, ja par tiem būs vajadzīgi atšķirīgi lēmumi. Katrā ierakstā saglabājiet sākotnējā pasūtījuma atsauci.
Sadaļā Admin tools → Form templates izveidojiet veidni Klienta preču atgriešanas pieteikums. Pievienojiet tabulas laukus, izmantojot eForms rokasgrāmatu (angļu valodā). Tā ir lauku shēma veidlapas izveidei, nevis importējama veidne.
| Lauki un veids | Kas un kad aizpilda |
|---|---|
| Atgriešanas lietas numurs, klients, pasūtījuma numurs, preces kods — Text | Klientu apkalpošana, veidojot ierakstu. Izmantojiet uzņēmumā jau pieņemtos apzīmējumus. |
| Pieprasītais daudzums — Number; iemesls — Select; paskaidrojums — Textarea | Klientu apkalpošana pēc klienta pieteikuma. Piemēri: Bojāta prece, Nepareiza prece, Vairs nav vajadzīga, Cits. |
| Par lietu atbildīgais — User; nākamās pārbaudes datums — Date | Klientu apkalpošana sākumā. Izvēlieties īstu Folderit kolēģi un saskaņotu pārbaudes datumu. |
| Atļautais atgriešanas daudzums — Number; atļaujas numurs — Text | Atbildīgais pēc lēmuma. Gaidot izskatīšanu, atstājiet tukšus. |
| Saņemtais daudzums — Number; saņemšanas datums — Date; pārbaudes piezīmes — Textarea | Noliktava pēc preču fiziskas pārbaudes. Norādiet kopējo līdz šim saņemto daudzumu un katru sūtījumu aprakstiet piezīmēs. |
| Risinājums — Select; kredītrēķina vai aizvietojošā sūtījuma numurs — Text; slēgšanas datums — Date | Atbildīgais un grāmatvedība pēc darbības. Piemēram: Kredītrēķins izrakstīts, Aizvietojošā prece nosūtīta, Noraidīts, Cits saskaņots rezultāts. |
| Pamatojošie dokumenti — File; sērijas vai partijas numurs — Text | Pievienojiet sākotnējos pierādījumus un vajadzīgos identifikatorus. Vēlāk iegūtus pierādījumus var saistīt ar ierakstu. |
Obligāti prasiet tos sākotnējos datus, ko klientu apkalpošana var sniegt. Atļaujas, saņemšanas un slēgšanas laukus izveides brīdī atstājiet neobligātus: pieteikuma reģistrētājs nevar zināt rītdienas pārbaudes rezultātu. Ar roku ierakstīts lietas numurs nav automātiska numerācija. Saprotamam ieraksta nosaukumam var izmantot Return {case-reference} — {product-code}, ievietojot faktiskos lauku identifikatorus jeb slug vērtības.
Individuāli izsekojamām precēm papildus preces kodam fiksējiet sērijas numuru. GS1 skaidrojums (angļu valodā) norāda: GTIN identificē pamatproduktu, savukārt GTIN kopā ar sērijas numuru – konkrētu eksemplāru. Izmantojiet uzņēmumā jau uzturētus identifikatorus; šajā risinājumā svītrkodus neskenē un nepārbauda.
Atgriešanas atļauju fiksējiet kā lēmumu
Izveidojiet iekšēju mapi Klientu preču atgriešana un piešķiriet vajadzīgo piekļuvi klientu apkalpošanai, lēmuma pieņēmējam un noliktavas darbiniekiem. Pirms rediģēšanas tiesību piešķiršanas pārbaudiet piekļuves līmeņus (rokasgrāmata angļu valodā). Atbildīgā lauks fiksē pienākumu; piekļuvi konfigurē atsevišķi.
Klientu apkalpošana ievada e-pastā saņemto pieteikumu un iesniedz veidlapu šajā mapē. Pirms atgriešanas norādījumu nosūtīšanas atbildīgais pārbauda pasūtījumu, iemeslu un piemērojamo uzņēmuma kārtību. Pēc tam ievada lēmumam piedāvāto atļauto daudzumu un atļaujas numuru.
Ieraksta izvēlnē Workflow sāciet vienreizēju Approval darbplūsmu ar vienu konkrēti izvēlētu atgriešanas pārskatītāju. Padariet veidlapas metadatus redzamus. Precizējiet lēmumu: “Atļaut atgriezt 2 preces LAMP-A17 vienības no pasūtījuma SO-1048.” Katra pieteikuma lēmuma tekstā ierakstiet faktisko daudzumu, pasūtījuma numuru un preces kodu, lai lēmumu vēsture būtu skaidra arī pēc vēlākām veidlapas lauku izmaiņām. Iestatījumus un lēmumu vēsturi apraksta apstiprināšanas rokasgrāmata (angļu valodā).
Atbildīgais pārbauda faktisko darbplūsmas rezultātu, pirms raksta klientam. Apstiprinājums atļauj saskaņoto atgriešanu, bet neapliecina saņemšanu un neizraisa automātisku naudas atmaksu. Noraidījuma gadījumā atbildīgais ieraksta iemeslu un paziņo lēmumu. Ja vajadzīgs precizējums, apstiprināšanas uzdevums paliek atvērts līdz jautājuma atrisināšanai. Ja līdz pārbaudes datumam neviens neatbild, atbildīgais sazinās ar pārskatītāju un ieraksta jaunu darbības datumu. Šo kontroles punktu izpilda cilvēks.
Ja pēc lēmuma mainās daudzums, saglabājiet iepriekšējo lēmumu un saņemiet jaunu izvērtējumu precizētajam daudzumam. Fiksējiet izmaiņu iemeslu, lai noliktava saprastu, kura atļauja ir spēkā.
Saņemta viena lampa – iztrūkums paliek redzams
Pēc pirmā sūtījuma ierakstā varētu būt:
- Lieta: RR-1048; pasūtījums SO-1048; prece LAMP-A17.
- Pieprasīts: 2. Atļauts: 2. Līdz šim saņemts: 1.
- Pārbaude: viena lampa atbilst pasūtījumam, tās abažūrs ir bojāts; otras lampas sūtījumā nav.
- Nākamais solis: atbildīgais jautā klientam, vai otra lampa tiek sūtīta atsevišķi, un norāda nākamās pārbaudes datumu.
Saņēmējs salīdzina preces ar atļauju, pārbauda lietoto sērijas vai partijas numuru un ievada faktiski saņemto. Lai piesaistītu piegādes dokumentu vai atļautu preces stāvokļa fotoattēlu, atveriet attiecīgo failu, izvēlieties Modify → Related Items → Browse, atrodiet atgriešanas veidlapas ierakstu un saglabājiet ar Save. Skatiet saistīto vienumu rokasgrāmatu (angļu valodā). Pārskatītājiem vajadzīga piekļuve gan failam, gan ierakstam.
Kad saņem nākamo sūtījumu, saņēmējs atjaunina kopējo saņemto daudzumu un pievieno datētu piezīmi ar tā pierādījumu atsaucēm. Agrāko piegādes dokumentu saglabā. Daudzumus salīdzina atbildīgais; Folderit šajā risinājumā neaprēķina trūkstošo daudzumu. Nepareizai precei, pārmērīgam daudzumam vai nesalasāmam identifikatoram pirms turpmākām darbībām vajadzīgs dokumentēts izņēmums un nosaukts lēmuma pieņēmējs.
Slēdziet lietu pēc izpildes pierādījumu pārbaudes
Grāmatvedība nepieciešamo kredītrēķinu izraksta savā ierastajā uzskaites sistēmā. Noliktava aizvietojošo preci nosūta parastajā nosūtīšanas procesā. Ierakstiet kredītrēķina vai aizvietojošā sūtījuma numuru un saistiet pamatojošo dokumentu ar lietu. Folderit glabā ierakstu; šī konfigurācija neveic atmaksu, nemaina krājumus un nepiesaka transportu.
Pirms slēgšanas datuma ievadīšanas atbildīgais pārbauda:
- Atļautais un saņemtais daudzums sakrīt, vai dokumentēts izņēmums izskaidro saskaņoto starpību.
- Pārbaude un saskaņotais risinājums ir fiksēti, tostarp turpmākā rīcība ar trūkstošajām precēm.
- Kredītrēķinam vai aizvietojošajam sūtījumam ir pierādījumi, un klients ir informēts par rezultātu.
RR-1048 gadījumā viena no divām atļautajām lampām pirmo pārbaudi neiztur. Atstājiet lietu atvērtu, līdz saņemta otra lampa vai pārskatītājs apstiprinājis dokumentētu mainītu vienošanos. Nepabeigtajam darbam nosakiet nākamo pārbaudes datumu; atbildīgais atvērtās lietas pārskata komandas saskaņotā ritmā.
Pirms ieviešanas izmēģiniet pilnu atgriešanu, daļēju saņemšanu, noraidītu pieteikumu un nesaņemtu lēmumu ar demonstrācijas ierakstiem. Lūdziet kolēģi, kas aizvieto atbildīgo, atrast jaunāko atļauju, saņemšanas pierādījumus un nākamo darbību. Ja lietas izpratnei jāmeklē kāda e-pastā, papildiniet ierakstu ar trūkstošo informāciju.
