Dokumentų valdymas apima procesus ir įrankius, kuriais organizacija surenka, sistemina, kontroliuoja ir stebi dokumentus per visą jų gyvavimo ciklą: nuo sukūrimo, peržiūros ir patvirtinimo iki naudojimo, saugojimo, archyvavimo ar sunaikinimo. Svarbu ne tik rasti failą, bet ir žinoti, kuri versija yra aktuali, kas gali ja naudotis, kokie sprendimai priimti ir kiek laiko dokumentas turi būti pasiekiamas.
Dokumentų valdymo sistema arba DMS teikia programinę įrangą šioms užduotims atlikti. Organizacija vis dar apibrėžia pareigas, prieigos taisykles ir procedūras. Šiame vadove paaiškinamas gyvavimo ciklas, pagrindinės valdymo priemonės ir praktinis būdas nuspręsti, ko reikia jūsų verslui.
Dokumentų valdymas ir failų saugojimas: koks skirtumas?
Failų saugykla suteikia galimybę išsaugoti ir dalytis informacija. Dokumentų valdymas prideda kontroliuojamą procesą aplink šią informaciją. Skirtumas priklauso nuo konfigūruojamų funkcijų, o ne tik nuo produkto kategorijos: debesies saugyklos ir bendradarbiavimo platformos taip pat gali teikti versijų istoriją, leidimus, audito įrašus arba saugojimo įrankius, atsižvelgiant į jų planą ir sąranką.
Naudingas palyginimas yra tai, ar jūsų pasirinkta sistema gali patikimai atsakyti į konkrečius klausimus:
- Kuri versija yra dabartinė ir kuri versija buvo patvirtinta?
- Kas jį patvirtino, kada ir kokio proceso metu?
- Kokie svarbūs veiksmai užregistruoti, kas juos atliko ir kada?
- Kas gali peržiūrėti, atsisiųsti, keisti ar įkelti dokumentą?
- Kokia saugojimo taisyklė taikoma ir kas nusprendžia, kada jis gali būti pašalintas?
Pavyzdžiui, paprašykite kolegos surasti patvirtintą procedūros versiją ir jos patvirtinimo įrodymus. Jei tam reikia ieškoti keliose pašto dėžutėse ir kreiptis į dokumento autorių, procesą reikia patobulinti. Vien programinės įrangos pavadinimas neįrodo, kad procesas veikia.
| Sritis | Ką reikia patikrinti tikrojoje sąrankoje |
|---|---|
| Saugojimas ir bendrinimas | Kur saugomi failai, kas gali jais dalytis ir kaip valdoma išorinė prieiga. |
| Versijos | Kaip identifikuojamos, gaunamos ir susijusios su patvirtinimu dabartinės ir ankstesnės versijos. |
| Sprendimai | Kaip registruojama peržiūra, patvirtinimas, susipažinimo patvirtinimas ir parašas. |
| Prieiga ir auditas | Ką gali atlikti kiekvienas vaidmuo ir kokie įvykiai įrašomi ir pasiekiami įgaliotiems vartotojams. |
| Saugojimo terminai | Kokius elementus apima taisyklė, kada prasideda jos laikotarpis ir kas nutinka jos pabaigoje. |
| Planas ir integravimo apimtis | Ar reikalinga funkcija įtraukta į planą, užsakoma papildomai, turi būti sukonfigūruota ar priklauso nuo kitos paslaugos. |
Dokumentų valdymo procesas šešiais etapais
Dokumentų tvarkymas yra nuolatinis gyvavimo ciklas, o ne vienkartinis failų sudėjimas į aplankus. Praktinis procesas apibrėžia, kas vyksta kiekviename iš šių etapų.
1. Gavimas
Surinkimas nusako, kaip dokumentas patenka į valdomą aplinką. Tai gali būti įkeltas skaitmeninis failas, nuskaitytas popierinis dokumentas, el. pašto priedas arba dokumentas, sukurtas pagal šabloną. Tie maršrutai turi būti patikrinti konkrečiam produktui ir integracijai. Apibrėžkite paskirties vietą, kas pateikia dokumentą, ir minimalią informaciją, kurios reikia priėmimo metu.
Optinis ženklų atpažinimas (OCR) gali padaryti nuskaityto dokumento tekstą pasiekiamą paieškai. Tai nepanaikina būtinybės tikrinti įskaitomumą arba patikrinti svarbią ištrauktą informaciją. Išbandykite tipinius nuskaitymus, įskaitant antspaudus, iškreiptus puslapius ir senesnius PDF failus.
2. Organizavimas
Sisteminimas suteikia dokumentui logišką vietą ir ieškomą tapatybę. Prisideda aplankų struktūros, pavadinimų taisyklės, numeravimas ir metaduomenys. Metaduomenys gali apimti dokumento tipą, skyrių, projektą, klientą, atsakingą asmenį arba peržiūros datą.
Pavyzdžiui, tiekėjo sutartis gali likti viename aplanke, o tiekėjas, už sutartį atsakingas asmuo ir galiojimo laikas pateikia kitus būdus ją rasti. Pradėkite nuo laukų, kuriuos žmonės gali nuosekliai prižiūrėti. Nurodykite, kas taiso trūkstamus arba netikslius įrašus.
3. Saugojimas
Saugojimas susijęs su informacija, kur laikoma ir kaip ji saugoma. Įvertinkite šifravimą, atsargines kopijas, atkūrimo priemones, administratoriaus prieigą ir vietas, kuriose veikia paslauga ir jos atsarginės kopijos. Patvirtinkite sutarties reikalavimus su tiekėju.
Debesijos paslaugos, dedikuota aplinka ir vietinėje infrastruktūroje veikiantis sprendimas reiškia skirtingą atsakomybių pasiskirstymą ir sutarties apimtį. Patikrinkite, kas prižiūri infrastruktūrą, atnaujinimus bei atkūrimą ir kur tvarkomi duomenys.
4. Darbo eiga
Darbo eiga nustato, kaip dokumentai keliauja peržiūrėti, patvirtinti, susipažinimui patvirtinti ar pasirašyti. Konfigūruokite gavėjus, seką, terminus ir išimčių tvarkymą, o ne pasikliaukite žmonėmis, kurie atkuria sprendimus iš pranešimų.
Hipotetinis procedūros atnaujinimas gali būti pateiktas įvardytiems recenzentams, tada tvirtintojui, tada darbuotojams, kurie turi patvirtinti, kad su juo susipažino. Tai yra skirtingi veiksmai. Prieš naudodami kombinuotą procesą, patikrinkite palaikomus metodus, planą ir konfigūraciją, įskaitant tai, kas nutinka po atmetimo arba peržiūrėtos versijos.
5. Suradimas
Informacijos radimas priklauso nuo tinkamo dokumentų surinkimo ir sisteminimo. Viso teksto paieška, OCR indeksavimas, metaduomenys ir susiję įrašai padeda žmonėms rasti informaciją nežinant pradinio aplanko. Paieškoje turi būti atsižvelgiama į vartotojo prieigą.
Folderit sujungia metaduomenų paiešką su viso teksto ir OCR paieška (anglų kalba). Įvertinkite tai naudodami savo dokumentus ir įprastą vartotojo abonementą, o ne tik administratoriaus paskyrą.
6. Saugojimo terminai ir šalinimas
Saugojimas apibrėžia, kiek laiko saugomas įrašas, nuo ko prasideda tas laikotarpis ir kas vyksta vėliau. Teisinga taisyklė priklauso nuo įrašo, tikslo, jurisdikcijos ir taikomų įsipareigojimų. Visiems finansiniams ar darbuotojų įrašams nėra vieno saugojimo laikotarpio.
Kai taikomas BDAR, jo saugojimo apribojimo principas, nurodytas 5 straipsnyje (anglų kalba), yra pagrįstas tikslu; tai nėra universalus metų skaičius. Prieš nustatydama šalinimą, organizacija turi nustatyti atitinkamas pareigas, apribojimus ir išimtis.
Folderit saugojimo nustatymuose (anglų k.) gali būti naudojami apibrėžti datos laukai ir sukonfigūruoti pabaigos veiksmai su apimties ir plano apribojimais. Patvirtinkite, kuriems elementams ir poaplankiams taikoma taisyklė. Naikinant visam laikui reikia ypatingo atsargumo: sukonfigūruotas laikmatis nenusprendžia, ar teisinis apribojimas ar neišspręstas dalykas leidžia sunaikinti.
Septyni pagrindiniai DMS komponentai
Versijų valdymas
Versijų valdymas išlaiko versijas kartu, kad vartotojai galėtų atskirti naujausią versiją nuo ankstesnio darbo ir atkurti arba nurodyti ankstesnę būseną, jei tai leidžiama. Tai sumažina priklausomybę nuo failų pavadinimų, tokių kaip „Final_v3_REAL_final“.
Dabartinė ir patvirtinta yra skirtingos savybės. Folderit versijų istorijos dokumentacijoje (anglų kalba) paaiškinama, kad aktyvi patvirtinimo užklausa lieka su pateikta versija, jei įkeliama naujesnė versija. Naujesnė versija nėra automatiškai patvirtinama.
Prieigos valdymas
Prieigos valdymas apibrėžia, kas gali matyti dokumentą, aplanką ar kitą šaltinį arba su jais veikti. Taikykite mažiausią prieigą, kurios žmogui reikia, tada patikrinkite rezultatą. Personalo dokumentai ir projekto dokumentai neturėtų paveldėti plačios prieigos vien todėl, kad tai buvo patogu sąrankos metu.
Folderit siūlo leidimų lygius (anglų k.), įskaitant peržiūrą, peržiūrą atsisiunčiant, redagavimą ir tik įkėlimą, su skirtumais pagal išteklius ir planą. Išbandykite kiekvieną vaidmenį naudodami savo paskyrą; nedarykite išvados apie jo teises iš administratoriaus rodinio.
Audito žurnalas
Audito seka įrašo palaikomus įvykius, susijusią tapatybę ir laiką. Patikrinkite faktinius užfiksuotus įvykius, prieigą prie žurnalo ir turimus jūsų proceso įrodymus. Venkite manyti, kad visi galimi veiksmai kiekvienoje prijungtoje tarnyboje rodomi viename žurnale.
Naudingi kasdieniai klausimai: kas įkėlė failą, koks sprendimas buvo priimtas ir kada įvyko pakeitimas. Žurnalas palaiko atskaitomybę; organizacijai vis dar reikia patikimų naudotojų paskyrų ir procedūrų.
Automatinės darbo eigos
Darbo eigos valdikliai gali pakeisti neoficialų patvirtinimo ieškojimą priskirtomis užduotimis ir įrašytais sprendimais. Folderit palaiko dokumentų patvirtinimus (anglų k.) ir susipažinimo patvirtinimo darbo eigas (anglų k.), o pažangesnis dizainas priklauso nuo plano.
Nurodykite, kas veikia, kokia tvarka ir kas atsitinka, kai kas nors atmeta, neatsako arba pateikia pataisymą. Dokumento patvirtinimas, susipažinimo patvirtinimas ir elektroninis pasirašymas nėra sukeičiami įrodymai.
Paieška ir metaduomenys
Viso teksto paieška ir metaduomenys papildo informacijos gavimo būdus. Paieškos kokybė priklauso nuo šaltinio kokybės ir indeksavimo; metaduomenų kokybė priklauso nuo prasmingų laukų ir palaikomų verčių.
Rinkoje siūlomos dirbtinio intelekto funkcijos skiriasi. Jei tiekėjas siūlo klasifikaciją ar ištraukimą, paklauskite, kuri funkcija ir planas tai atlieka, kokia informacija perduodama už sistemos ribų ir kaip asmuo patvirtina rezultatą. Nemanykite, kad OCR, AI klasifikacija ir žmogaus vertinimas yra tas pats funkcionalumas.
Saugojimo automatizavimas
Automatizavimas taiko žmonių apibrėžtą taisyklę: apimamus elementus, pradžios datą, trukmę ir pabaigos veiksmą. Prieš pasikliaudami jomis patikrinkite ribines sąlygas, įskaitant pakeistas datas, individualius nustatymus ir išimtis. Archyvavimo veiksmas ir nuolatinis ištrynimas turi labai skirtingas pasekmes.
Integracijos
Įvertinkite ryšius su įrankiais, kuriais pradedamas darbas, pvz., „Office“ programomis, el. paštu, CRM ar ERP sistemomis. Atskirkite integruotas funkcijas nuo pasirenkamų jungčių, tinkinto API darbo ir trečiųjų šalių licencijų. Pasiekiama API pati savaime nesukuria veikiančios integracijos.
Folderit dabartiniai planai atskiria galimybes pagal apimtį: išplėstinis darbo eigos dizainas, eForms ir API prieiga priklauso Tailor. Lygindami išlaidas įtraukite visą reikalingą apimtį ir visas susijusias paslaugas.
Kodėl organizacijos investuoja į dokumentų valdymą
Atsekamumas. Aiškios versijos, sprendimai ir prieigos taisyklės padeda komandai pateikti atitinkamus įrodymus. Skiriasi kokybės, privatumo ir konkrečiam sektoriui taikomi įsipareigojimai; programinė įranga palaiko procesą, bet nesuteikia sertifikavimo ar teisinės atitikties.
Efektyvumas. Ieškomas turinys ir nuoseklūs metaduomenys sumažina poreikį prašyti kolegų kopijų, kartoti darbą ar atkurti patvirtinimo gijas. Įvertinkite savo užduočių pagerėjimą, o ne pasikliaukite bendru laiko taupymo reikalavimu.
Saugumas. Apibrėžta prieiga, kontroliuojamas bendrinimas ir įrašyti veiksmai gali pakeisti neoficialią priedų apyvartą. Peržiūrėkite Folderit saugos informaciją ir jos patikimumo centrą kartu su savo konfigūracija ir įsipareigojimais.
Augimas. Didėjant personalui ir skyriams, atsakomybė ir paieška turėtų išlikti suprantama, nepriklausant nuo kelių žmonių atminties. Tinkama struktūra yra svarbesnė nei ilgas funkcijų sąrašas.
Kam reikalingos šios valdymo priemonės?
- Kokybės komandos: procedūros, darbo instrukcijos, patvirtinimai, peržiūros ir susipažinimo įrodymai, jei reikia.
- Personalo komandos: ribotos personalo bylos, politikos paskirstymas ir tinkamai apibrėžtas saugojimas.
- Teisės ir sutarčių komandos: patikimos versijos, kontroliuojama išorinė prieiga, sprendimai ir parašai.
- Finansai ir administravimas: sąskaitos faktūros, pirkimo užsakymai ir įrodymai, patvirtinantys peržiūrą ir patvirtinimą.
- IT ir sauga: paskyros valdymas, prieigos atskyrimas, integravimo apimtis, atkūrimo ir prieglobos reikalavimai.
Ne kiekvienai įmonei reikia tos pačios darbo eigos ar diegimo. Mažai organizacijai gali prireikti svarbių įrodymų, net ir turėdama nedaug vartotojų; didesnei organizacijai gali prireikti laipsniško diegimo visuose skyriuose.
Kaip pasirinkti sistemą
Pradėkite nuo dokumentų, kurie sukelia painiavą arba vėluoja. Nustatykite atsakingą asmenį, vartotojus, sprendimus, neskelbtiną informaciją ir datas. Tada paverskite jas nedideliu užduočių rinkiniu, kurį turi parodyti kiekvienas atrinktas tiekėjas.
- Patikslinkite apimtį. Priderinkite reikalingas valdymo priemones prie tikslaus plano, konfigūracijos ir pasirenkamų paslaugų.
- Patikrinkite naudojimo patogumą. Tegul žmonės, kurie ją administruos ir naudos, atlieka savo užduotis.
- Įvertinkite saugumą ir prieglobą. Patikrinkite siūlomo diegimo įrodymus ir atsakomybę, įskaitant atsargines kopijas ir atkūrimą.
- Suplanuokite diegimą. Įtraukite perkėlimą, metaduomenų valymą, leidimus, mokymą ir ilgalaikę atsakomybę už administravimą.
- Palyginkite bendras išlaidas. Apskaičiuokite įtrauktus vartotojus, saugyklą, darbo eigos apimtį, prijungtas paslaugas ir administravimą, nesvarbu, ar apmokestinama už vartotoją, ar pagal planą.
Naudokite tikrus dokumentus ir tikrą patvirtinimo kelią. Paprašykite tiekėjo parodyti sudėtingą paiešką, pakeistą versiją, apribotą prieigą, atmetimą ir sprendimo įrodymų susigrąžinimą. Prieš plėsdami procesą į kitus skyrius patikrinkite ir klaidų bei atmestų užklausų tvarkymą.
Dokumentų valdymas sėkmingas, kai žmonės gali nuosekliai rasti, naudoti ir paaiškinti savo informaciją. Pradėkite nuo vienos valdomos srities, įvertinkite bandomojo diegimo rezultatus ir plėskite sistemą aiškiai paskirstę atsakomybes. Galite aptarti dokumentų procesą su Folderit ir suplanuoti atitinkamą demonstravimą.
