Upravljanje dokumentima obuhvata procese i alate kojima organizacija prikuplja, organizira, kontrolira i prati dokumente tokom cijelog životnog ciklusa: od izrade, pregleda i odobrenja do upotrebe, čuvanja, arhiviranja ili brisanja. Nije dovoljno samo pronaći datoteku. Potrebno je znati koja je verzija aktuelna, ko joj može pristupiti, koje su odluke donesene i koliko dugo dokument mora ostati dostupan.
Sistem za upravljanje dokumentima, ili DMS, osigurava softver za ove zadatke. Organizacija još uvijek definira odgovornosti, pravila pristupa i procedure. Ovaj vodič objašnjava životni ciklus, osnovne kontrole i praktičan način da odlučite šta je vašem preduzeću potrebno.
Upravljanje dokumentima i skladištenje datoteka: u čemu je razlika?
Pohrana datoteka pruža mjesto za spremanje i dijeljenje informacija. Upravljanje dokumentima dodaje kontrolirani proces oko tih informacija. Razlika zavisi od funkcija koje konfigurišete, a ne samo od kategorije proizvoda: platforme za skladištenje u oblaku i platforme za saradnju također mogu da osiguraju istoriju verzija, dozvole, revizijske zapise ili alate za zadržavanje, u zavisnosti od njihovog plana i podešavanja.
Korisno poređenje je da li vaš odabrani sistem može pouzdano odgovoriti na određena pitanja:
- Koja verzija je aktuelna, a koja je odobrena?
- Ko je to odobrio, kada i u okviru kojeg procesa?
- Koje su relevantne radnje zabilježene, sa čijim identitetom i vremenskom oznakom?
- Ko može pregledati, preuzeti, promijeniti ili učitati dokument?
- Koje pravilo zadržavanja se primjenjuje i ko odlučuje kada se može odložiti?
Na primjer, zamolite kolegu da pronađe odobrenu verziju procedure i dokaze o njenom odobrenju. Ako je za to potrebno pretražiti nekoliko sandučića i pitati autora, proces treba poboljšati. Sam naziv softvera ne dokazuje da proces funkcioniše.
| Područje | Šta provjeriti u stvarnom postavljanju |
|---|---|
| Čuvanje i dijeljenje | Gdje se čuvaju fajlovi, ko ih može dijeliti i kako se kontrolira vanjski pristup. |
| Verzije | Kako se identificiraju, preuzimaju i odnose na odobrenje trenutne i ranije verzije. |
| Odluke | Kako se evidentiraju pregled, odobrenje, potvrda upoznavanja i potpis. |
| Pristup i revizija | Šta svaka uloga može i koji događaji se snimaju i dostupni su ovlaštenim korisnicima. |
| Rokovi čuvanja | Koje stavke pravilo pokriva, kada počinje period i šta se dešava na njegovom kraju. |
| Plan i obim integracije | Da li je potrebna kontrola uključena, opciona, konfigurisana ili zavisi od druge usluge. |
Proces upravljanja dokumentima u šest faza
Upravljanje dokumentima je stalni životni ciklus, a ne jednokratna vježba. Praktični proces definiše šta se dešava u svakoj od ovih faza.
1. Prijem
Prikupljanje je način na koji dokument ulazi u kontrolirano okruženje. Može uključivati učitanu digitalnu datoteku, skenirani papirni dokument, prilog e-pošte ili dokument kreiran iz predloška. Te rute moraju biti provjerene za određeni proizvod i integraciju. Odredite destinaciju, ko dostavlja dokument i minimum informacija potrebnih pri prijemu.
Optičko prepoznavanje znakova (OCR) može učiniti tekst u skeniranom dokumentu pretraživim. To ne uklanja potrebu za provjerom čitljivosti ili provjerom važnih izdvojenih informacija. Testirajte reprezentativna skeniranja, uključujući pečate, iskrivljene stranice i starije PDF-ove.
2. Organizacija
Organizacija daje dokumentu logičnu lokaciju i pretraživ identitet. Strukture foldera, pravila imenovanja, numerisanje i metapodaci sve doprinose. Metapodaci mogu uključivati tip dokumenta, odjel, projekat, kupca, vlasnika ili datum pregleda.
Ugovor s dobavljačem, na primjer, može ostati u jednoj fascikli dok njegov dobavljač, osoba odgovorna za ugovor i datum isteka pružaju druge načine da ga pronađete. Počnite s poljima koje ljudi mogu dosljedno održavati. Definirajte ko ispravlja nedostajuće ili netačne unose.
3. Pohrana
Skladištenje se odnosi na to gdje se informacije čuvaju i kako su zaštićene. Procijenite šifriranje, sigurnosne kopije, aranžmane oporavka, administratorski pristup i lokacije na kojima servis i njegove sigurnosne kopije rade. Potvrdite ugovorne zahtjeve sa dobavljačem.
Usluga u oblaku, namjensko okruženje i instalacija u vlastitoj infrastrukturi podrazumijevaju različite odgovornosti i ugovorni obim. Provjerite ko upravlja infrastrukturom, ažuriranjima i oporavkom te gdje se podaci obrađuju.
4. Radni tok
Tok posla je način na koji se dokumenti kreću kroz pregled, odobrenje, potvrdu upoznavanja ili potpisivanje. Konfigurirajte primaoce, redoslijed, rokove i rukovanje izuzecima umjesto da se oslanjate na ljude da rekonstruišu odluke iz poruka.
Hipotetičko ažuriranje procedure može ići imenovanim recenzentima, zatim odobravaocu, a zatim zaposlenima koji moraju potvrditi da su se s njom upoznali. To su različite radnje. Prije korištenja kombiniranog procesa provjerite podržane metode, plan i konfiguraciju, uključujući ono što se događa nakon odbijanja ili revidirane verzije.
5. Pronalaženje
Pronalaženje informacija zavisi od pravilnog prikupljanja i organiziranja dokumenata. Pretraživanje cijelog teksta, OCR indeksiranje, metapodaci i povezani zapisi pomažu ljudima da pronađu informacije bez poznavanja originalne mape. Pretraga treba da poštuje pristup korisnika.
Folderit kombinira pretragu metapodataka s pretragom cijelog teksta i OCR pretragom (na engleskom). Procijenite je na vlastitim dokumentima i običnom korisničkom računu, a ne samo administratorskom.
6. Čuvanje i uklanjanje
Zadržavanje definiše koliko dugo se zapis čuva, koji događaj pokreće taj period i šta se dešava nakon toga. Ispravno pravilo zavisi od evidencije, svrhe, nadležnosti i primjenjivih obaveza. Ne postoji jedinstveni period čuvanja za sve finansijske i evidencije zaposlenih.
Tamo gdje se primjenjuje GDPR, njegov princip ograničenja skladištenja u članu 5 (na engleskom) je zasnovan na svrsi; to nije univerzalni broj godina. Organizacija mora identificirati relevantne dužnosti, ograničenja i izuzetke prije konfiguriranja odlaganja.
Postavke zadržavanja Folderit (engleski) mogu koristiti definirana polja datuma i konfigurirane krajnje akcije, s ograničenjima opsega i plana. Potvrdite koje stavke i podmape su pokrivene. Trajno brisanje zahtijeva posebnu pažnju: konfigurisani tajmer ne odlučuje da li zakonsko ograničenje ili neriješena stvar dozvoljavaju uništavanje.
Sedam osnovnih komponenti DMS-a
Kontrola verzija
Kontrola verzija drži revizije zajedno tako da korisnici mogu razlikovati najnoviju verziju od prethodnog rada i oporaviti ili referencirati ranije stanje gdje je to dopušteno. Smanjuje oslanjanje na nazive datoteka kao što je “Final_v3_REAL_final”.
Trenutna i odobrena su različita svojstva. Dokumentacija o istoriji verzija Folderit (engleski) objašnjava da aktivni zahtjev za odobrenje ostaje uz dostavljenu verziju ako se učita novija verzija. Novija verzija se ne odobrava automatski.
Kontrola pristupa
Kontrola pristupa definira ko može vidjeti ili djelovati na dokument, mapu ili drugi resurs. Primijenite najmanji pristup koji osobi treba, a zatim testirajte rezultat. Kadrovski dokumenti i projektni dokumenti ne bi trebali naslijediti široki pristup samo zato što je to bilo zgodno pri postavljanju.
Folderit nudi nivoe dozvola (engleski) uključujući pregled, gledanje uz preuzimanje, uređivanje i samo otpremanje, s razlikama prema resursima i planu. Testirajte svaku ulogu s vlastitim računom; ne zaključujte o dozvolama uloge iz administratorskog pogleda.
Revizijski trag
Revizijski trag bilježi podržane događaje, pridruženi identitet i vrijeme. Provjerite stvarne snimljene događaje, pristup dnevniku i dostupne dokaze za vaš proces. Izbjegavajte pretpostavku da se svaka moguća radnja u svakoj povezanoj usluzi pojavljuje u jednom dnevniku.
Korisna svakodnevna pitanja uključuju ko je učitao datoteku, koja je odluka donesena i kada je došlo do promjene. Dnevnik podržava odgovornost; organizaciji su i dalje potrebni pouzdani računi i procedure.
Automatizirani radni tokovi
Kontrole toka posla mogu zamijeniti neformalno traženje odobrenja dodijeljenim zadacima i zabilježenim odlukama. Folderit podržava odobrenja dokumenata (engleski) i tokove potvrđivanja upoznavanja (engleski), dok napredniji dizajn zavisi od plana.
Navedite ko postupa, kojim redoslijedom i šta se dešava kada neko odbije, ne odgovori ili podnese ispravku. Odobrenje, potvrda upoznavanja i elektronsko potpisivanje nisu zamjenjivi dokazi.
Pretraga i metapodaci
Pretraživanje cijelog teksta i metapodaci pružaju komplementarne načine za pronalaženje informacija. Kvalitet pretraživanja ovisi o kvaliteti izvora i indeksiranju; Kvalitet metapodataka zavisi od smislenih polja i održavanih vrijednosti.
Funkcije umjetne inteligencije na tržištu variraju. Ako dobavljač nudi klasifikaciju ili ekstrakciju, pitajte koja karakteristika i plan to izvode, koje informacije napuštaju sistem i kako osoba potvrđuje rezultat. Nemojte pretpostavljati da su OCR, AI klasifikacija i poslovna prosudba ista sposobnost.
Automatizirano čuvanje
Automatizacija primjenjuje pravilo koje su ljudi definirali: pokrivene stavke, datum početka, trajanje i završnu radnju. Testirajte granične uslove prije nego što se oslonite na njih, uključujući revidirane datume, zamjene i izuzetke. Radnja arhiviranja i trajno brisanje imaju vrlo različite posljedice.
Integracije
Procijenite veze s alatima u kojima posao počinje, kao što su Office aplikacije, e-pošta, CRM ili ERP sistemi. Odvojite ugrađene funkcije od opcionih konektora, prilagođenog API rada i licenci trećih strana. Dostupni API sam po sebi ne stvara radnu integraciju.
Trenutni planovi Folderit odvajaju mogućnosti prema obimu: napredni dizajn toka posla, eForms i pristup API-ju uključeni su u plan Tailor. Uključite kompletan potreban opseg i sve povezane usluge kada uporedite troškove.
Zašto organizacije ulažu u upravljanje dokumentima
Sljedivost. Jasne verzije, odluke i pravila pristupa pomažu timu da proizvede relevantne dokaze. Kvalitet, privatnost i obaveze specifične za sektor se razlikuju; softver podržava proces, ali ne daje certifikat ili zakonsku usklađenost.
Efikasnost. Sadržaj koji se može pretraživati i konzistentni metapodaci smanjuju potrebu da se od kolega traži kopija, ponavlja rad ili rekonstruiše niti odobrenja. Procijenite poboljšanje na vlastitim zadacima umjesto da se oslanjate na opću tvrdnju o uštedi vremena.
Sigurnost. Definirani pristup, kontrolirano dijeljenje i snimljene radnje mogu zamijeniti neformalno kruženje priloga. Pregledajte sigurnosne informacije Folderit i njegov centar za povjerenje zajedno sa svojom konfiguracijom i obavezama.
Rast. Kako se osoblje i odjeli povećavaju, odgovornosti i pronalaženje trebaju ostati razumljivi bez ovisnosti o pamćenju nekoliko ljudi. Upotrebljiva struktura je važnija od dugačke liste karakteristika.
Kome trebaju ove kontrole?
- Timovi za kvalitet: procedure, uputstva za rad, odobrenja, revizije i potvrde upoznavanja gdje su potrebne.
- Timovi za ljudske resurse: ograničeni dosijei osoblja, distribucija politika i adekvatno definisano zadržavanje.
- Pravni i ugovorni timovi: pouzdane verzije, kontrolisan eksterni pristup, odluke i potpisi.
- Finansije i administracija: fakture, narudžbenice i dokazi koji podržavaju pregled i odobrenje.
- IT i sigurnost: upravljanje računima, odvajanje pristupa, obim integracije, oporavak i zahtjevi za hostingom.
Nije svakom preduzeću potreban isti tok rada ili implementacija. Mala organizacija može imati značajne potrebe za dokazima čak i sa malo korisnika; većoj organizaciji će možda biti potrebno postepeno uvođenje kroz odjele.
Kako odabrati sistem
Počnite s dokumentima koji izazivaju zabunu ili kašnjenje. Identificirajte odgovornu osobu, korisnike, odluke, osjetljive informacije i datume. Zatim ih pretvorite u mali skup zadataka koje svaki dobavljač koji uđe u uži izbor mora pokazati.
- Potvrdite opseg. Uskladite potrebne kontrole s tačnim planom, konfiguracijom i opcijskim uslugama.
- Provjerite upotrebljivost. Neka ljudi koji će sistem administrirati i koristiti obavljaju svoje zadatke.
- Procijenite sigurnost i hosting. Provjerite dokaze i odgovornosti za vašu predloženu implementaciju, uključujući sigurnosne kopije i oporavak.
- Planirajte implementaciju. Uključite migraciju, čišćenje metapodataka, dozvole, obuku i trajnu odgovornost za administraciju.
- Uporedite ukupne troškove. Uračunajte uključene korisnike, skladište, obim toka posla, povezane usluge i administraciju, bez obzira da li se naplaćuje po korisniku ili po planu.
Koristite prave dokumente i pravi put odobrenja. Zatražite od dobavljača da prikaže tešku pretragu, izmijenjenu verziju, ograničen pristup, odbijanje i vraćanje dokaza odluke. Prije širenja procesa na druge odjele provjerite i obradu grešaka te odbijenih zahtjeva.
Upravljanje dokumentima je uspješno kada ljudi mogu dosljedno pronaći, koristiti i objasniti svoje informacije. Počnite s jednim područjem kojim se može upravljati, procijenite pilot-projekt i proširite sistem uz jasno određene odgovornosti. Možete razgovarati o procesu upravljanja dokumentima s timom Folderit kako biste planirali relevantnu demonstraciju.
