Dokumentu pārvaldība apvieno procesus un rīkus, ar kuriem organizācija saņem, sistematizē, kontrolē un uzskaita dokumentus visā to dzīves ciklā: no izveides, pārskatīšanas un apstiprināšanas līdz izmantošanai, glabāšanai, arhivēšanai vai iznīcināšanai. Svarīgi ir ne tikai atrast failu, bet arī zināt, kura versija ir aktuāla, kam ir piekļuves tiesības, kādi lēmumi pieņemti un cik ilgi dokumentam jābūt pieejamam.
Dokumentu pārvaldības sistēma jeb DMS nodrošina programmatūru šiem uzdevumiem. Organizācija joprojām nosaka pienākumus, piekļuves noteikumus un procedūras. Šajā rokasgrāmatā ir izskaidrots dzīves cikls, galvenie pārvaldības līdzekļi un praktisks veids, kā izlemt, kas jūsu uzņēmumam ir nepieciešams.
Dokumentu pārvaldība un failu glabāšana: kāda ir atšķirība?
Failu krātuve nodrošina vietu informācijas saglabāšanai un kopīgošanai. Dokumentu pārvaldība šai informācijai pievieno kontrolētu procesu. Atšķirība ir atkarīga no jūsu konfigurētajām funkcijām, nevis tikai no produktu kategorijas: mākoņkrātuves un sadarbības platformas var nodrošināt arī versiju vēsturi, atļaujas, audita ierakstus vai saglabāšanas rīkus atkarībā no to plāna un iestatīšanas.
Noderīgs salīdzinājums ir tas, vai jūsu izvēlētā sistēma var droši atbildēt uz konkrētiem jautājumiem:
- Kura versija ir pašreizējā un kura tika apstiprināta?
- Kas to apstiprināja, kad un kura procesa ietvaros?
- Kādas svarīgas darbības reģistrētas, kas tās veica un kad?
- Kas var priekšskatīt, lejupielādēt, mainīt vai augšupielādēt dokumentu?
- Kādi saglabāšanas noteikumi ir piemērojami, un kurš izlemj, kad dokumentu drīkst iznīcināt?
Piemēram, palūdziet kolēģim atrast apstiprināto procedūras versiju un tās apstiprināšanas pierādījumus. Ja tas prasa meklēt vairākās iesūtnēs un jautāt tās autoram, process ir jāuzlabo. Programmatūras nosaukums pats par sevi nepierāda, ka process darbojas.
| Joma | Kas jāpārbauda faktiskajā iestatījumā |
|---|---|
| Glabāšana un koplietošana | Kur tiek glabāti faili, kas var tos koplietot un kā tiek kontrolēta ārējā piekļuve. |
| Versijas | Kā tiek identificētas, izgūtas un saistītas ar apstiprināšanu pašreizējās un iepriekšējās versijas. |
| Lēmumi | Kā tiek reģistrēta pārskatīšana, apstiprināšana, apliecinājums un paraksts. |
| Piekļuve un audits | Ko var paveikt katra loma un kuri notikumi tiek reģistrēti un pieejami autorizētiem lietotājiem. |
| Glabāšanas termiņi | Uz kuriem priekšmetiem attiecas noteikums, kad sākas tā periods un kas notiek tā beigās. |
| Plāns un integrācijas apjoms | Vai nepieciešamā funkcija ir iekļauta plānā, pieejama papildus, jākonfigurē vai atkarīga no cita pakalpojuma. |
Dokumentu pārvaldības process sešos posmos
Dokumentu pārvaldība ir pastāvīgs dzīves cikls, nevis vienreizējs reģistrēšanas uzdevums. Praktisks process nosaka, kas notiek katrā no šiem posmiem.
1. Saņemšana
Dokumentu saņemšana ir veids, kā dokuments nonāk kontrolētajā vidē. Tas var ietvert augšupielādētu digitālo failu, skenētu papīra dokumentu, e-pasta pielikumu vai dokumentu, kas izveidots no veidnes. Šie maršruti ir jāpārbauda konkrētajam produktam un integrācijai. Definējiet galamērķi, kas iesniedz dokumentu, un minimālo informāciju, kas nepieciešama uzņemšanas laikā.
Optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR) var padarīt tekstu skenētā dokumentā meklējamu. Tas neatbrīvo no nepieciešamības pārbaudīt salasāmību vai pārbaudīt svarīgu iegūto informāciju. Pārbaudiet reprezentatīvos skenējumus, tostarp zīmogus, šķības lapas un vecākus PDF failus.
2. Organizēšana
Sistematizēšana nodrošina dokumentam loģisku atrašanās vietu un meklējamu identitāti. To veicina mapju struktūras, nosaukumu piešķiršanas noteikumi, numerācija un metadati. Metadati var ietvert dokumenta veidu, nodaļu, projektu, klientu, atbildīgo personu vai pārskatīšanas datumu.
Piemēram, piegādātāja līgums var palikt vienā mapē, kamēr tā piegādātājs, par līgumu atbildīgais darbinieks un beigu datums nodrošina citus veidus, kā to atrast. Sāciet ar laukiem, ko cilvēki var pastāvīgi uzturēt. Nosakiet, kurš labo trūkstošos vai neprecīzos ierakstus.
3. Glabāšana
Uzglabāšana attiecas uz to, kur informācija tiek glabāta un kā tā tiek aizsargāta. Novērtējiet šifrēšanu, dublējumus, atkopšanas pasākumus, administratora piekļuvi un atrašanās vietas, kur darbojas pakalpojums un tā dublējumkopijas. Apstipriniet līguma prasības ar piegādātāju.
Mākoņpakalpojums, atsevišķa vide un risinājums organizācijas infrastruktūrā nozīmē atšķirīgu pienākumu sadalījumu un līguma apjomu. Noskaidrojiet, kas pārvalda infrastruktūru, atjauninājumus un atkopšanu, kā arī kur tiek apstrādāti dati.
4. Darbplūsmas
Darbplūsma ir veids, kā dokumenti tiek pārskatīti, apstiprināti, nodoti iepazīšanās apliecināšanai vai parakstīti. Konfigurējiet adresātus, secību, termiņus un izņēmumu apstrādi, nevis paļaujieties uz cilvēkiem, lai rekonstruētu lēmumus no ziņojumiem.
Hipotētisks procedūras atjauninājums var tikt nosūtīts nosauktajiem recenzentiem, pēc tam apstiprinātājam un pēc tam darbiniekiem, kuriem jāapliecina, ka viņi ar to iepazinušies. Tās ir atšķirīgas darbības. Pirms kombinētā procesa izmantošanas pārbaudiet atbalstītās metodes, plānu un konfigurāciju, tostarp to, kas notiek pēc noraidīšanas vai pārskatītas versijas.
5. Atrašana
Informācijas atrašana ir rūpīgas dokumentu saņemšanas un sistematizēšanas rezultāts. Pilna teksta meklēšana, OCR indeksēšana, metadati un saistītie ieraksti palīdz cilvēkiem atrast informāciju, nezinot sākotnējo mapi. Meklēšanas rezultātiem jāatbilst lietotāja piekļuves tiesībām.
Folderit apvieno metadatu meklēšanu ar pilna teksta un OCR meklēšanu (angļu valodā). Novērtējiet to ar saviem dokumentiem un parastu lietotāja kontu, ne tikai ar administratora kontu.
6. Glabāšanas termiņi un dzēšana
Saglabāšana nosaka, cik ilgi ieraksts tiek glabāts, ar ko sākas šis periods un kas notiek pēc tam. Pareizais noteikums ir atkarīgs no ieraksta, mērķa, jurisdikcijas un piemērojamiem pienākumiem. Nav viena glabāšanas perioda visiem finanšu vai darbinieku ierakstiem.
Ja piemērojama Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR), tās 5. pantā noteiktais glabāšanas ierobežojuma princips (angļu valodā) sasaista glabāšanas ilgumu ar nolūku. Tas nenosaka visiem dokumentiem vienādu gadu skaitu. Pirms iznīcināšanas konfigurēšanas jānosaka attiecīgie pienākumi, ierobežojumi un izņēmumi.
Folderit saglabāšanas iestatījumos (angļu valodā) var izmantot definētus datuma laukus un konfigurētas beigu darbības ar tvēruma un plāna ierobežojumiem. Apstipriniet, kuri vienumi un apakšmapes ir ietvertas. Pastāvīgai dzēšanai ir nepieciešama īpaša piesardzība: konfigurēts taimeris neizlemj, vai iznīcināšanu pieļauj juridisks ierobežojums vai neatrisināta lieta.
Septiņas DMS galvenās sastāvdaļas
Versiju pārvaldība
Versiju pārvaldība saglabā pārskatījumus, lai lietotāji varētu atšķirt jaunāko versiju no iepriekšējā darba un atgūt vai atsaukties uz agrāku stāvokli, ja tas ir atļauts. Tas samazina paļaušanos uz failu nosaukumiem, piemēram, “Final_v3_REAL_final”.
Pašreizējais un apstiprinātais ir dažādas īpašības. Folderit versijas vēstures dokumentācijā (angļu valodā) ir paskaidrots, ka aktīvs apstiprināšanas pieprasījums paliek kopā ar iesniegto versiju, ja tiek augšupielādēta jaunāka versija. Jaunākā versija netiek automātiski apstiprināta.
Piekļuves kontrole
Piekļuves kontrole nosaka, kas var redzēt dokumentu, mapi vai citu resursu vai ar tiem rīkoties. Izmantojiet vismazāko piekļuvi, kas personai nepieciešama, pēc tam pārbaudiet rezultātu. Personāla dokumentiem un projektu dokumentiem nevajadzētu mantot plašu piekļuvi tikai tāpēc, ka tas bija ērti iestatīšanas laikā.
Folderit piedāvā atļauju līmeņus (angļu valodā), tostarp priekšskatījumu, skatīšanu ar lejupielādi, rediģēšanu un tikai augšupielādi, ar atšķirībām atkarībā no resursa un plāna. Pārbaudiet katru lomu ar savu kontu; neizseciniet tās atļaujas no administratora skata.
Auditācijas pieraksti
Audita izsekojamība reģistrē atbalstītos notikumus, saistīto identitāti un laiku. Pārbaudiet faktiskos uzņemtos notikumus, piekļuvi žurnālam un jūsu procesam pieejamos pierādījumus. Izvairieties pieņemt, ka visas iespējamās darbības katrā savienotajā pakalpojumā tiek parādītas vienā žurnālā.
Ikdienā noderīgi jautājumi ietver, kurš augšupielādēja failu, kāds lēmums tika pieņemts un kad notikušas izmaiņas. Žurnāls atbalsta atbildību; organizācijai joprojām ir nepieciešami uzticami konti un procedūras.
Automatizētas darbplūsmas
Konfigurēta darbplūsma var aizstāt neformālu apstiprinājumu pieprasīšanu ar piešķirtiem uzdevumiem un reģistrētiem lēmumiem. Folderit atbalsta dokumentu apstiprināšanu (angļu valodā) un iepazīšanās apliecināšanas darbplūsmas (angļu valodā). Sarežģītāku darbplūsmu veidošana atkarīga no plāna.
Nosakiet, kurš rīkojas, kādā secībā un kas notiek, ja kāds noraida pieprasījumu, neatbild vai iesniedz labojumu. Dokumenta apstiprinājums, iepazīšanās apliecinājums un elektroniskais paraksts ir atšķirīgi pierādījumi.
Meklēšana un metadati
Pilna teksta meklēšana un metadati papildina viens otru informācijas atrašanā. Meklēšanas kvalitāte atkarīga no avota kvalitātes un indeksēšanas; metadatu kvalitāte — no jēgpilniem laukiem un uzturētām vērtībām.
Tirgū piedāvātās mākslīgā intelekta funkcijas atšķiras. Ja piegādātājs piedāvā klasifikāciju vai datu iegūšanu, noskaidrojiet atbilstošo funkciju un plānu, kādi dati tiek nodoti ārpus sistēmas un kā cilvēks pārbauda rezultātu. OCR, MI klasifikācija un cilvēka vērtējums nav viena un tā pati iespēja.
Glabāšanas automatizācija
Automatizācija piemēro cilvēku definētu noteikumu: aptvertos objektus, sākuma datumu, ilgumu un beigu darbību. Pārbaudiet arī mainītus datumus, individuālus iestatījumus un izņēmumus. Arhivēšana un neatgriezeniska dzēšana rada ļoti atšķirīgas sekas.
Integrācijas
Novērtējiet savienojumus ar rīkiem, kuros sākas darbs, piemēram, Office lietojumprogrammām, e-pastu, CRM vai ERP sistēmām. Atdaliet iebūvētās funkcijas no izvēles savienotājiem, pielāgota API darba un trešo pušu licencēm. Pieejama API pati par sevi neveido strādājošu integrāciju.
Folderit pakalpojumu plāni atšķiras pēc funkcijām: paplašināta darbplūsmu veidošana, eForms veidlapas un API piekļuve ietilpst Tailor plānā. Salīdzinot izmaksas, ietveriet visu nepieciešamo funkcionalitāti un savienotos pakalpojumus.
Kāpēc organizācijas iegulda dokumentu pārvaldībā
Izsekojamība. Skaidra versiju pārvaldība, lēmumi un piekļuves noteikumi palīdz iegūt vajadzīgos pierādījumus. Kvalitātes, privātuma un nozarei raksturīgās prasības atšķiras; programmatūra atbalsta procesu, bet pati nepiešķir sertifikāciju vai juridisku atbilstību.
Efektivitāte. Meklējams saturs un konsekventi metadati mazina vajadzību prasīt kolēģiem kopijas, atkārtot darbu vai atjaunot lēmumu gaitu no sarakstes. Izvērtējiet uzlabojumus savos uzdevumos, nevis paļaujieties uz vispārīgiem laika ietaupījuma solījumiem.
Drošība. Noteikta piekļuve, kontrolēta koplietošana un ierakstītas darbības var aizstāt neformālu pielikumu apriti. Pārskatiet Folderit drošības informāciju un tā uzticības centru, kā arī savu konfigurāciju un pienākumus.
Izaugsme. Palielinoties personālam un departamentiem, pienākumiem un izguvei vajadzētu palikt saprotamiem, neatkaroties no dažu cilvēku atmiņas. Izmantojamai struktūrai ir lielāka nozīme nekā garam funkciju sarakstam.
Kam ir vajadzīgas šīs kontroles?
- Kvalitātes komandas: procedūras, darba instrukcijas, apstiprinājumi, pārskatīšanas un iepazīšanās apliecinājumi, ja nepieciešams.
- Personāla komandas: ierobežotas personāla lietas, politikas izplatīšana un atbilstoši noteikta saglabāšana.
- Juridiskās un līgumu komandas: uzticamas versijas, kontrolēta ārējā piekļuve, lēmumi un paraksti.
- Finanses un administrēšana: rēķini, pirkuma pasūtījumi un pierādījumi, kas apstiprina pārskatīšanu un apstiprināšanu.
- IT un drošība: konta pārvaldība, piekļuves atdalīšana, integrācijas apjoms, atkopšanas un mitināšanas prasības.
Ne katram uzņēmumam ir nepieciešama vienāda darbplūsma vai izvietošana. Nelielai organizācijai var būt svarīgas vajadzības pēc pierādījumiem pat ar dažiem lietotājiem; lielākai organizācijai var būt nepieciešama pakāpeniska ieviešana vairākos departamentos.
Kā izvēlēties sistēmu
Sāciet ar dokumentiem, kas izraisa neskaidrības vai kavēšanos. Nosakiet atbildīgo personu, lietotājus, lēmumus, sensitīvu informāciju un datumus. Pēc tam pārvērtiet tos par nelielu uzdevumu kopumu, kas ir jāpierāda katram atlasītajam piegādātājam.
- Apstipriniet darbības jomu. Saskaņojiet nepieciešamās pārvaldības funkcijas ar precīzu plānu, konfigurāciju un papildu pakalpojumiem.
- Pārbaudiet lietojamību. Lai cilvēki, kas to administrēs un izmantos, veic paši savus uzdevumus.
- Novērtējiet drošību un mitināšanu. Pārbaudiet piedāvātās izvietošanas pierādījumus un pienākumus, tostarp dublējumus un atkopšanu.
- Plānojiet ieviešanu. Iekļaujiet migrāciju, metadatu tīrīšanu, atļaujas, apmācību un ilgtermiņa atbildību par uzturēšanu.
- Salīdziniet kopējās izmaksas. Ieskaitiet iekļautos lietotājus, krātuvi, darbplūsmas apjomu, savienotos pakalpojumus un administrēšanu neatkarīgi no tā, vai maksa tiek iekasēta katram lietotājam vai plānam.
Izmantojiet reālus dokumentus un reālu apstiprināšanas ceļu. Lūdziet piegādātājam parādīt sarežģītu meklēšanu, mainītu versiju, ierobežotu piekļuvi, noraidīšanu un lēmuma pierādījumu atgūšanu. Pirms procesa paplašināšanas pārbaudiet arī kļūdu un noraidītu pieprasījumu apstrādi.
Dokumentu pārvaldība ir veiksmīga, ja cilvēki var konsekventi atrast, izmantot un izskaidrot savu informāciju. Sāciet ar vienu pārvaldāmu jomu, izvērtējiet izmēģinājuma rezultātus un paplašiniet sistēmu ar skaidri sadalītiem pienākumiem. Varat apspriest dokumentu procesu ar Folderit, lai plānotu atbilstošu demonstrāciju.
