Bendradarbiavimo su dokumentais įrankiai

Bendradarbiavimo su dokumentais įrankiai

Sklandžiam bendram darbui reikia greitos įgaliotų žmonių prieigos, aiškumo, kas ką tvarko, ir nustatyto tvirtinimo proceso. Atskirai naudojamos priemonės ne visada leidžia šiuos veiksmus patogiai sujungti. „Folderit“ dokumentų valdymo sprendimas suteikia mažoms ir augančioms įmonėms įrankius koordinuoti bendrą darbą vienoje vietoje.

Nuotolinis darbas parodė, kad daug anksčiau tik biure vykusių užduočių galima atlikti ir skirtingose vietose. Tačiau komandai reikia patikimų bendradarbiavimo įrankių ir aiškios projektų tvarkos. Lengvai pasiekiama dokumentų struktūra ir nuoseklios darbo eigos padeda žmonėms dirbti lanksčiau bei efektyviau. 

Tvirtinimo eiga

Pastabos el. laiškuose, pavyzdžiui, „mano atsakymai pažymėti raudonai“, gali apsunkinti dokumento rengimą ir didinti nesusipratimų riziką. „Folderit“ leidžia nustatyti tvirtinimo etapus, dalyvius ir seką. Kiekvienas komandos narys mato savo vaidmenį, o sukonfigūruotos eigos sąlygos padeda užtikrinti, kad dokumentas būtų pateiktas reikiamiems tikrintojams prieš tolesnius veiksmus. 

Tarkime, pasiūlymą reikia parengti per 24 valandas. Vadovas paveda užduotį komandos vadovui, šis skiria vieną darbuotoją tekstui parengti, o kitą – patikrinti. Galutinį sprendimą turi priimti įmonės vadovas. 

Komandos vadovas bendrina aplanką su reikalinga medžiaga. Autorius ją peržiūri, surenka informaciją ir parengia pasiūlymą. Likus keturioms valandoms iki termino dokumentas pateikiamas tikrintojui, tačiau šis, skubėdamas taupyti laiką, jį patvirtina neperskaitęs.

Komandos vadovas gauna pranešimą apie laukiantį sprendimą. Audito istorijoje jis gali patikrinti registruotus veiksmus: jei nėra tikrintojo peržiūros įrašo, tai pagrindas pasitikslinti, kaip buvo atlikta patikra. Vien žurnalas neįrodo, ar žmogus perskaitė dokumentą kitu būdu. Vadovas pateikia pastabas, darbuotojai gauna pranešimą ir parengia atnaujintą versiją. Aiški eiga padeda aptikti spragą prieš galutinį patvirtinimą.

Atskirai galima nustatyti dokumento saugojimo taisykles: kokį veiksmą atlikti pasibaigus pasirinktai trukmei. Pradžios įvykį, išimtis ir naikinimo sąlygas derinkite su organizacijos politika.

Pranešimai ir audito istorija

Plačiai pasakojama apie incidentą kuriant „Toy Story 2“: dėl klaidingos komandos buvo prarasta daug projekto failų, o darbuotojos namuose turėta kopija padėjo juos atkurti. Šis pavyzdys primena, kokią žalą gali sukelti netyčinis trynimas ir netinkamai veikiantis atkūrimo procesas. 

Verslo tęstinumo negalima grįsti sėkmingu atsitiktinumu. Nesvarbu, ar kuriate animaciją, ar tvarkote klientų dokumentus, atsarginių kopijų ir atkūrimo tvarka turi būti suplanuota bei patikrinta, kol dar neįvyko incidentas. 

Žmogaus klaidos ir neteisingos komandos gali sunaikinti turinį bet kurioje organizacijoje. „Folderit“ leidžia užsisakyti pranešimus apie palaikomus dokumentų ar aplankų pakeitimus ir pasirinkti galimą jų dažnį, pavyzdžiui, atskirus pranešimus arba suvestines. Audito istorija padeda tirti registruotus veiksmus. Pranešimus derinkite su prieigos kontrole ir atkūrimo procedūromis, nes jie savaime neužkerta kelio kiekvienai klaidai. 

OCR

Optinis ženklų atpažinimas (OCR) apdoroja vaizdus ir atpažįsta juose tekstą, kurio negalima tiesiog pažymėti ar nukopijuoti. Pritaikius OCR dokumentų paieškai, archyve galima rasti daugiau informacijos nei vien pagal failų pavadinimus.

Nuskaitytuose PDF failuose, ekrano nuotraukose ar dokumentų fotografijose esančią informaciją rankiniu būdu rasti sunku. Pavyzdžiui, pardavimo komandai gavus nuskaitytų vizitinių kortelių aplanką, tektų atidaryti kiekvieną failą ir ieškoti reikalingo kontakto. 

„Folderit“ paieška apima failų pavadinimus, metaduomenis ir palaikomą dokumentų turinį. OCR padeda atpažinti tekstą tinkamuose nuskaitytuose failuose, todėl reikiamą dokumentą galima rasti ir pagal jame esantį žodį.

Jeigu kokybiškai nuskaityta vizitinė kortelė apdorota OCR ir naudotojas turi prieigą, paieškoje įvedus asmens vardą gali būti rastas atitinkamas failas.

Susieti failai ir metaduomenys

Dokumentų archyvavimas – tik dalis darbo. Ne mažiau svarbu vėliau juos rasti. Rengiant naują pasiūlymą ar sąskaitą dažnai prireikia ankstesnio projekto medžiagos; paskutinę minutę trūkstant vieno priedo gali tekti iš naujo atlikti jau padarytą darbą.

Pasiūlymai, pristatymai ir diagramos gali būti susiję, nors laikomi skirtinguose aplankuose. Logotipai ar vaizdo įrašai dažnai neturi teksto, kurį padėtų rasti OCR. Individualūs metaduomenų laukai suteikia šiems failams papildomą kontekstą ir palengvina jų tvarkymą bibliotekai augant. 

Pasirašantys asmenys, pastabos, datos ir terminai padeda aprašyti susijusius dokumentus. „Folderit“ galima susieti skirtinguose aplankuose esančius failus: atvėrus vieną dokumentą matomos jo sąsajos su kitais, todėl nereikia kiekvieno ieškoti atskirai. 

Failų versijos

Kai kelios komandos dirba su skirtingomis dokumento dalimis, nepakanka vien paskirstyti užduotis. Reikia sujungti rezultatus ir aiškiai matyti, kuri failo versija aktuali. Tam naudinga nuosekli versijų istorija.  

„Folderit“ leidžia įkelti naujas dokumento versijas, išsaugant ankstesnius failus ir bendrus metaduomenis. Prireikus išsaugotą versiją galima atkurti. Dokumento išsiregistravimas redaguoti padeda išvengti konkuruojančių įkėlimų, kol vienas žmogus dirba su failu. Komandos tvarka vis tiek turi apibrėžti, kas ir kada patvirtina naują versiją.

Priminimai

Be pranešimų apie pakeitimus, galite nustatyti priminimus apie svarbias datas. Skirtingus priminimus galima susieti su reikiamais gavėjų el. pašto adresais, kad apie terminą būtų informuoti jūs arba komandos nariai. Galimas pranešimų rūšis ir dažnį rinkitės pagal sistemos nuostatas bei organizacijos darbo tvarką.

Gautieji dokumentai

Dokumentų importavimui nebūtina kiekvieną kartą atidaryti sistemos. „Folderit“ paskyroms ar aplankams gali suteikti specialius el. pašto adresus: išsiųskite arba persiųskite laišką į tinkamą adresą ir jo priedai pateks į nustatytą vietą. Gautųjų dokumentų aplanką galite naudoti kaip laikiną vietą, o vėliau failus suklasifikuoti. 

Vaidmenys ir atskiros organizacijos skiltys

„Folderit“ leidžia tvarkyti skirtingų komandų ar padalinių dokumentus, naudotojų grupes, administratorių vaidmenis ir atskiras skiltis. Taip galima atskirti vidaus ir išorės darbo sritis ar kitus veiklos vienetus. Naudotojų skaičius ir galimos paskyros funkcijos priklauso nuo pasirinkto plano; jų nereikėtų laikyti neribotais vien sukūrus papildomą grupę.  

Dokumentų valdymas mobiliuosiuose įrenginiuose

Komandai nereikia visada dirbti prie vieno kompiuterio. „Folderit“ galima naudotis suderinama naršykle kompiuteryje, „Mac“, planšetėje ar išmaniajame telefone. Prieiga priklauso nuo interneto ryšio, įrenginio, turimų teisių ir konkrečios funkcijos, tačiau svarbius dokumentus galite pasiekti ir ne biure.

Vietinės kopijos taip pat svarbios

Centralizuota debesijos saugykla sumažina priklausomybę nuo vien vietinių failų, tačiau kai kurių dokumentų gali prireikti neprisijungus. Turėdami leidimą juos atsisiųsti galite pasiruošti vietines kopijas. Jei norite automatizuoti darbą su vietiniais aplankais, atskirai įvertinkite „Folderit“ įrankį „Sync“. Tai viešosios beta versijos „Windows“ programa, kuriai reikia aktyvios organizacijos prenumeratos ir reikiamų atsisiuntimo teisių. Jos palaikomus vietinius kelius ir sinchronizavimo veikimą patikrinkite prieš naudojimą; tai nėra visų mobiliųjų įrenginių darbo neprisijungus garantija. 

Sauga ir prieinamumas

„Folderit“ saugumo priemonės skirtos derinti dokumentų apsaugą su įgaliotų naudotojų prieiga. Debesijoje saugomi duomenys šifruojami ir kopijuojami į atsargines kopijas trijose vietose. Svarbu, kad saugumo kontrolė būtų aiški komandai ir derėtų su jūsų organizacijos rizikos vertinimu. 

Duomenys perduodami apsaugotu TLS ryšiu. Administratoriai gali nustatyti organizacijos slaptažodžių sudėtingumo ir keitimo reikalavimus bei taikyti papildomas apsaugos priemones, pavyzdžiui, dviejų veiksnių autentifikavimą. Ar priemonė privaloma konkrečiam naudotojui, priklauso nuo organizacijos politikos ir administratoriaus nustatymų.

Bendras darbas su aiškia kontrole

Bendradarbiavimo įrankiai turi padėti komandai dirbti su dokumentais, išlaikant aiškų bendravimą, atsakomybę, prieigą ir apsaugą. „Folderit“ debesijos dokumentų valdymas sujungia šias užduotis mažoms bei vidutinėms organizacijoms ir leidžia jas derinti su savo procesais.

Vien vietinės atsarginės kopijos neapsaugo nuo visų nelaimių, o vien debesijos saugykla neišsprendžia netvarkingos bibliotekos problemos. Dokumentus reikia ne tik pasiekti pagal failo pavadinimą, bet ir susieti su projektu, klientu, versija ar kitais metaduomenimis. Aiškus kontekstas padeda komandai rasti tai, ko reikia, ir mažina nereikalingą paiešką. 

Derinkite prieigos paprastumą su pagrįstomis saugumo taisyklėmis: skirkite atsakingus žmones, suteikite reikiamas teises ir reguliariai jas peržiūrėkite. „Folderit“ suteikia įrankius šiai kontrolei palaikyti, o tinkamą jų taikymą nustato jūsų organizacija. 

Išbandykite bendrą darbą su „Folderit“ jau šiandien. Pradėkite nemokamą bandomąjį laikotarpį!