Kupac traži povrat dviju stolnih svjetiljki. Vaš tim odobrava povrat obje, ali u skladište stiže samo jedna. Predmet je i dalje otvoren, čak i ako ste već razgovarali o knjižnom odobrenju.
Koristan obrazac zahtjeva za povrat robe vodi tri odvojene količine: traženu, odobrenu i zaprimljenu. Bilježi i tko donosi odluku te što treba napraviti nakon dolaska paketa. Sljedeći primjer pokazuje kako u Folderitu postaviti internu evidenciju za manje poduzeće u kojem povrate obrađuju korisnička služba, skladište i financije.
Primjer je izmišljen i temelji se na dokumentiranim funkcijama; cjelovit postupak nije ispitan na stvarnom korisničkom računu. Njime evidentirate poslovne odluke prema vlastitim pravilima povrata, a ne utvrđujete zakonsko pravo kupca na vraćanje robe. Paket Tailor uključuje eForms i prilagođene zapise.
Svaku stavku proizvoda pratite zasebno
Otvorite zaseban zapis za svaku vrstu proizvoda čije količine trebate uskladiti. Pet jednakih svjetiljki može dijeliti isti zapis. Svjetiljke i zamjenski kabeli trebaju odvojene zapise ako se o njima odlučuje različito. U svakom navedite izvornu narudžbu.
U odjeljku Admin tools → Form templates izradite predložak Zahtjev za povrat robe. Slijedite upute za eForms na engleskom jeziku i dodajte polja iz tablice. Riječ je o strukturi koju trebate postaviti, a ne o predlošku spremnom za uvoz.
| Polja i vrsta | Kada i tko ih popunjava |
|---|---|
| Oznaka predmeta, kupac, referenca narudžbe, šifra proizvoda — tekst (Text) | Korisnička služba pri otvaranju. Koristite oznake koje poduzeće već primjenjuje. |
| Tražena količina — broj (Number); razlog — odabir (Select); obrazloženje — višeredni tekst (Textarea) | Korisnička služba iz zahtjeva kupca. Predloženi razlozi: Oštećeno, Pogrešan proizvod, Više nije potrebno, Ostalo. |
| Osoba odgovorna za predmet — korisnik (User); datum sljedeće provjere — datum (Date) | Korisnička služba pri otvaranju. Odaberite stvarnog kolegu u Folderitu i dogovoreni datum ponovne provjere. |
| Odobrena količina — broj (Number); referenca odobrenja povrata — tekst (Text) | Odgovorna osoba nakon odluke. Dok zahtjev čeka provjeru, polja ostaju prazna. |
| Zaprimljena količina — broj (Number); datum zaprimanja — datum (Date); bilješke pregleda — višeredni tekst (Textarea) | Skladište nakon fizičkog pregleda robe. Vodite ukupnu dosad zaprimljenu količinu i opišite svaku dostavu u bilješkama. |
| Konačno rješenje — odabir (Select); referenca knjižnog odobrenja ili zamjene — tekst (Text); datum zatvaranja — datum (Date) | Odgovorna osoba i financije nakon provedene radnje. Predložene vrijednosti: Izdano knjižno odobrenje, Poslana zamjena, Odbijeno, Drugo dogovoreno rješenje. |
| Prateći dokazi — datoteka (File); serijski broj ili oznaka serije — tekst (Text) | Priložite početne dokaze i upišite identifikacijske oznake kada su potrebne. Naknadne dokaze povežite sa zapisom. |
Obveznima označite početna polja koja korisnička služba može popuniti. Odobrenje, zaprimanje i zatvaranje pri izradi zapisa ostavite neobveznima: osoba koja otvara predmet ne zna rezultat sutrašnjeg pregleda. Upisana oznaka predmeta nije pravilo automatskog numeriranja. Za jasan naziv zapisa postavite uzorak poput Povrat {oznaka-predmeta} — {sifra-proizvoda}, sa stvarnim sistemskim oznakama polja.
Za robu koju pratite pojedinačno, osim šifre proizvoda zabilježite serijski broj. GS1 u objašnjenju na engleskom jeziku razlikuje GTIN koji označava osnovni proizvod od kombinacije GTIN-a i serijskog broja koja označava pojedinačni primjerak. Koristite identifikatore koje vaše poduzeće već vodi; ovaj postupak ne skenira ni provjerava crtične kodove.
Zabilježite odluku o odobrenju povrata
Izradite internu mapu Povrati kupaca i dodijelite potreban pristup korisničkoj službi, osobi koja odobrava te skladištu. Prije dodjele prava uređivanja provjerite razine dopuštenja u uputama na engleskom jeziku. Polje Osoba odgovorna za predmet označava zaduženje, dok se pristup postavlja zasebno.
Korisnička služba unosi zahtjev iz kupčeve poruke i predaje obrazac u toj mapi. Prije slanja uputa kupcu odgovorna osoba provjerava narudžbu, navedeni razlog i primjenjiva pravila povrata, a zatim upisuje predloženu odobrenu količinu i referencu odobrenja.
Otvorite izbornik Workflow na zapisu i pokrenite jednokratni tijek Approval s jednom imenovanom osobom ovlaštenom za odobravanje povrata. Metapodaci obrasca trebaju biti vidljivi. Odluku odredite precizno, primjerice: „Odobrava se povrat 2 komada proizvoda LAMP-A17 iz narudžbe SO-1048.” Za svaki zahtjev u tekst odluke unesite stvarnu količinu, narudžbu i proizvod kako bi povijest odluka ostala jasna i ako se polja obrasca poslije izmijene. Upute za odobravanje na engleskom jeziku opisuju postavke i povijest odluka.
Odgovorna osoba prije slanja poruke kupcu provjerava stvarni rezultat tijeka rada. Odobrenje dopušta dogovoreni povrat robe; ne potvrđuje zaprimanje i ne pokreće automatski povrat novca. Ako je zahtjev odbijen, odgovorna osoba bilježi razlog i obavještava kupca. Ako se zatraži pojašnjenje, zadatak odobravanja ostaje otvoren do razjašnjenja. Ako do datuma sljedeće provjere nema odgovora, odgovorna osoba kontaktira osobu koja odobrava i bilježi novi datum radnje. To je ručna kontrolna točka u ovom postupku.
Kada se predložena količina promijeni nakon odluke, zadržite raniju odluku i zatražite novu provjeru izmijenjene količine. Objasnite razlog promjene kako bi skladište znalo koje odobrenje vrijedi.
Zaprimljena je jedna svjetiljka: predmet još nije zatvoren
Nakon prve dostave popunjeni primjer izgleda ovako:
- Predmet: RR-1048; narudžba SO-1048; proizvod LAMP-A17.
- Traženo: 2. Odobreno: 2. Dosad zaprimljeno: 1.
- Pregled: zaprimljena svjetiljka odgovara narudžbi i ima oštećeno sjenilo; druge nema u paketu.
- Sljedeća radnja: odgovorna osoba provjerava s kupcem šalje li drugu svjetiljku zasebno i bilježi datum ponovne provjere.
Primatelj uspoređuje robu s odobrenjem, provjerava serijski broj ili seriju gdje se koriste i upisuje stvarno zaprimljenu količinu. Za povezivanje otpremnice i dopuštenih fotografija stanja otvorite pripadajuću datoteku, odaberite Modify → Related Items → Browse, pronađite zapis obrasca za povrat te spremite odabirom Save. Pogledajte upute za povezane stavke na engleskom jeziku. Osobe koje pregledavaju dokaze trebaju imati pristup i datotekama i zapisu.
Kada stigne nova dostava, primatelj ažurira ukupnu zaprimljenu količinu i dodaje datiranu bilješku s pripadajućim dokazima. Sačuvajte prethodnu otpremnicu. Količine uspoređuje odgovorna osoba; Folderit u ovoj postavci ne računa preostalu količinu. Pogrešan proizvod, višak robe ili nečitljiv identifikator zahtijevaju zapis o odstupanju i imenovanu osobu za odluku prije daljnjeg postupanja.
Predmet zatvorite na temelju dokaza o rješenju
Financije izdaju knjižno odobrenje u računovodstvenom sustavu koji inače koriste. Skladište organizira zamjenu kroz svoj uobičajeni postupak otpreme. Unesite referencu nastalog knjižnog odobrenja ili zamjene i povežite popratni dokument s predmetom. Folderit vodi evidenciju; ova postavka ne isplaćuje povrat, ne ažurira zalihe i ne ugovara prijevoz.
Prije unosa datuma zatvaranja odgovorna osoba provjerava:
- Jesu li odobrenje i zaprimljena roba količinski usklađeni ili postoji dokumentirana iznimka koja objašnjava dogovorenu razliku.
- Jesu li zabilježeni pregled i dogovoreno rješenje, uključujući postupanje s robom koja nedostaje.
- Postoje li dokazi o knjižnom odobrenju ili zamjeni te je li kupac obaviješten o ishodu.
U predmetu RR-1048 jedna zaprimljena od dviju odobrenih svjetiljki ne zadovoljava prvu provjeru. Predmet ostaje otvoren dok ne stigne druga ili ovlaštena osoba ne odobri dokumentirano izmijenjeno rješenje. Za preostale zadatke upišite datum sljedeće provjere; odgovorna osoba pregledava otvorene predmete prema dogovorenom rasporedu tima.
Prije uporabe s kupcima provedite probne slučajeve potpunog povrata, djelomičnog zaprimanja, odbijenog zahtjeva i izostanka odluke. Zamolite osobu koja zamjenjuje odgovornog kolegu da pronađe posljednje važeće odobrenje, dokaze o dostavi i sljedeću radnju. Mora li radi razumijevanja predmeta pretraživati tuđu e-poštu, u zapis dodajte informacije koje nedostaju.
