Asiakirjayhteistyön työkalu
Asiakirjayhteistyön työkalu
Olitpa yritys tai itsenäinen toimeksisaaja, tarvitset tehokkaan asiakirjayhteistyön työkalun tuottavuuden ja järjestyksen ylläpitämiseen kaikessa toiminnassasi.
Salesforcen mukaan 86 % työntekijöistä ja johtajista katsoo yhteistyön puutteen tai tehottoman viestinnän johtavan ongelmiin työssä.
Pilvipohjainen yhteistyökulttuuri voi auttaa poistamaan yrityksen sisäisiä rajoja. 1 400 johtajan, yrittäjän ja koulutusalan toimijan joukosta 97 % uskoo, että projektinhallinnan ja asiakirjojen jakamisen puutteista johtuva määräaikojen ylittyminen voi vaikuttaa suoraan tulokseen. Yhteistyön ongelmat voivat siis merkitä menetettyä tuottoa.
Tässä käymme läpi, miten Folderit voi auttaa luomaan ympäristön, jossa työntekijät tekevät yhteistyötä tarpeen mukaan ja muodostavat joustavia työryhmiä tuottavuuden, innovoinnin ja sitoutumisen vahvistamiseksi koko organisaatiossa.
Yhteistyöhön perustuva asiakirjojen jakaminen
Asiakirjojen yhteiskäytön historia ulottuu vuoteen 1968, jolloin Douglas Engelbart esitteli sen perusteita esityksessä, joka tunnetaan nimellä ”The Mother of All Demos”.
Aiemmasta uutuudesta on tullut yleinen toimintatapa: asiakirjojen jakamistyökaluja käytetään tehokkuuden ja järjestyksen parantamiseen liiketoiminnan eri vaiheissa.
Yhteiskäytössä tiedosto tai kansio voidaan jakaa käyttöoikeuksien mukaisesti katseltavaksi ja muokattavaksi. Asiakirja voi olla esimerkiksi tekstitiedosto, PDF tai video. Nykyaikaiset organisaatiot hoitavat yhteistyötyökaluissa päivittäistä työtä, kuten esityksiä, muistioita ja yhteisten aineistojen käsittelyä. Reaaliaikainen yhteismuokkaus riippuu tiedostomuodosta ja käytettävästä integraatiosta.
Folderit tarjoaa intuitiivisen, turvallisesti pilvessä toimivan asiakirjahallintajärjestelmän. Voit hallita, jakaa ja hyväksyä asiakirjoja sekä ladata kokonaisen tilin tiedostoja tai valittuja tiedostoja ja kansioita paikalliselle levylle. Office 365 -integraatio mahdollistaa tuettujen Office-tiedostojen käsittelyn, ja API-rajapinnalla voidaan rakentaa yhteyksiä muihin työkaluihin. Näin käytät vähemmän aikaa asiakirjojen etsimiseen, muutosten selvittämiseen ja vanhojen versioiden hakemiseen kasvavasta tietomäärästä.
Hyväksyntätyönkulku ja automaattinen säilytyksen hallinta
Finance Onlinen kokoamissa arvioissa asiakirjojen valmisteluun liittyy jopa 50 % työajan hukkaa ja tiedostojen etsimiseen sekä hyväksyntään lähettämiseen lähes 18 minuuttia. Luvut kuvaavat lähteiden arvioita, eivät jokaisen yrityksen tilannetta. Puutteellinen asiakirjatyönkulku voi kuitenkin heikentää tehokkuutta ja vaikuttaa tuottoon.
Jos hyväksyntöjä tulee jatkuvasti laskuista hakemuksiin, Folderitin yhtenäinen hyväksyntäprosessi auttaa. Käyttäjät voivat hyväksyä asiakirjat ja lisätä kommentit sujuvampaa viestintää ja ratkaisemista varten. Hyvin toteutettu asiakirjahallinta voi säästää tiimin aikaa ja rahaa.
Folderitin kaltainen järjestelmä auttaa vähentämään kadonneita laskuja sekä seuraamaan ja hallitsemaan avoimia asiakirjoja. Myös veroasiakirjojen, sopimusten tai henkilötietojen säilytys tarvitsee selkeät säännöt. Voit lisätä tiedostoille tai kansioille säilytysajat ja määrittää arkistointi- tai poistotoimen määräajan päättyessä. Varmista pysyvän poistamisen, roskakorin, versioiden ja varmuuskopioiden käsittely osana käytäntöänne.
Turvallinen säilytys joustavilla käyttöoikeuksilla
Laajojen tietomurtojen yleistyessä asiakirjojen suojaaminen on tärkeää turvalliselle yhteistyölle. Tietohävikki, tietojenkalastelu ja tilien kaappaus ovat syitä arvioida suojauskeinoja. Pilvipohjainen yhteistyötyökalu voi olla osa yrityksen, työntekijöiden ja asiakkaiden suojausta, mutta ei yksin korvaa tietoturvakäytäntöjä.
Folderit suojaa tallennettuja tietoja 256-bittisellä AES-salauksella ja siirrettäviä tietoja salatuilla yhteyksillä. Palomuuri- ja käyttöoikeusratkaisut vahvistavat suojausta luvatonta käyttöä vastaan. AES-256 on vahva salausmenetelmä, jota käytetään myös vaativissa julkishallinnon ympäristöissä. Tämä ei tarkoita erillistä viranomaisen hyväksyntää koko Folderit-palvelulle.
Folderitin palvelun tietojen sijainti vahvistetaan käyttöönoton ja palvelujärjestelyn mukaan. Palvelinympäristöjä on kuvattu Irlannissa ja Australiassa. Joustavilla, yksityiskohtaisilla käyttöoikeuksilla hallitset, kuka pääsee kansioon tai asiakirjaan ja kuka saa katsella, muokata, jakaa tai poistaa tiedostoja. Tiedoston säilytys ei tarkoita sen suorittamista ohjelmana.
Sinä ja tiimisi voitte käyttää tietoja digitaalisilla laitteilla myös liikkeellä. Yhteistyö ei siten edellytä toimistolle palaamista tai pitkiä puheluita kollegoille.
Muistutukset ja oma postilaatikko
Quantum Workplacen mukaan noin 80 % työntekijöistä ilmoitti viestintäongelmia esiintyvän työpaikalla usein, ja puolet myönsi itse olleensa osallisena niissä.
Folderitiin voi lähettää asiakirjoja ja liitteitä suoraan sähköpostilla. Lähettäjän, otsikon ja viestin sisällön tiedot lisätään metatietoihin tavallisena tekstinä.
Muistutuksilla voi ajoittaa ilmoituksia tiettyihin päiviin ja kellonaikoihin asiakirjojen määräaikojen seuraamiseksi. Voit määrittää useita muistutuksia ja vastaanottajia käytettävissä olevien asetusten mukaan. Näin viestintä ja työntekijöiden osallistuminen pysyvät johdonmukaisina ja seurattavina.
Tehokas haku tekstintunnistuksella
Oletko kyllästynyt selaamaan valtavaa tiedostomäärää yhden asiakirjan löytämiseksi? Käsin etsiminen vie tuottavaa aikaa muiden tehtävien rinnalla.
Erään arvion mukaan tiedostojen etsiminen maksaa yritykselle 3 900 dollaria vuodessa lisää työntekijää kohden. Resurssien, asiakirjojen, videoiden ja laskentataulukoiden etsimiseen voi kulua jopa 30 minuuttia päivässä. Todellinen kustannus riippuu organisaatiosta.
Folderitin haku ja säilytysrakenne hyödyntävät tekstintunnistusta ja tiedostojen linkittämistä, jotta työssä tarvittavat asiakirjat löytyvät helpommin.
Tekstintunnistus (OCR) mahdollistaa asiakirjojen, valokuvien ja näyttökuvien sisällön hakemisen tiedostonimen ja metatietojen lisäksi. Folderitissa tuettujen tiedostojen sisältö on näin käyttäjien saatavilla käyttöoikeuksien mukaan.