Werkzeug für die Zusammenarbeit an Dokumenten
Werkzeug für die Zusammenarbeit an Dokumenten
Egal, ob Sie ein Unternehmen oder ein Auftragnehmer sind: Sie benötigen ein effektives Werkzeug zur Zusammenarbeit mit Dokumenten, um Ihre gesamte Aktivitätskette produktiv und organisiert zu halten.
Laut Salesforce nennen 86 % der Mitarbeiter und Führungskräfte fehlende Zusammenarbeit oder ineffiziente Kommunikation als Ursache für Fehlschläge am Arbeitsplatz.
Die Schaffung einer kollaborativen Arbeitskultur durch die Cloud kann Ihnen dabei helfen, Barrieren in Ihrem Unternehmen zu überwinden. Tatsächlich glauben 97 % von 1.400 Führungskräften, Geschäftsinhabern und Lehrern, dass die Neigung eines Unternehmens, Fristen aufgrund mangelnder Projektmanagement- und schlechter Dokumentenfreigabe zu verpassen, sich direkt auf den Gewinn auswirken kann. Wenn also Ihr Unternehmen im Bereich der Zusammenarbeit leidet, könnten Sie Gewinne verlieren.
Deshalb werden wir Ihnen heute eine umfassende Aufschlüsselung darüber geben, wie Folderit Ihnen dabei helfen kann, einen Raum zu schaffen, in dem Ihre Mitarbeiter bei Bedarf zusammenarbeiten und dynamische Arbeitsgruppen bilden können, um die Produktivität, Innovation und das Engagement in Ihrer gesamten Organisation zu fördern.
Kollaborative Dokumentenfreigabe
Kollaboratives Dokumentenmanagement ist eine tief verwurzelte Praxis, die bis in das Jahr 1968 zurückreicht. Von Douglas Engelbart geprägt, wurde das Konzept als “The Mother of All Demos” bekannt.
Allerdings ist es heute, wo es einst eine Neuheit war, eine weit verbreitete Praxis geworden, ein Dokumentenmanagement-Tool zur Förderung einer besseren Effizienz und Organisation in allen Phasen eines Geschäfts zu nutzen.
Kollaboratives Teilen ist eine Datei oder ein Ordner, den jeder in Echtzeit teilen, zugreifen und bearbeiten kann. Ein kollaboratives Dokument kann in vielen verschiedenen Formaten vorliegen, wie z. B. eine Textdatei, ein PDF oder sogar ein Video. Und es ist auch eine gängige Praxis für moderne Organisationen, den täglichen Betrieb in einem kollaborativen Tool wie diesem durch die Verwendung von Präsentationen, Memos und Konferenzräumen durchzuführen.
Mit Folderit erhalten Sie ein intuitives Dokumentenmanagementsystem, das sicher über die Cloud arbeitet. Sie können Dokumente einfach verwalten, teilen und freigeben. Laden Sie ganze Konten oder einzelne Dateien und Ordner auf Ihre lokale Festplatte herunter. Integrieren Sie Office 365 für den Zugriff auf vorhandene Verzeichnisse und Ordner und verbinden Sie Folderit über unsere API mit führenden Organisationslösungen, um die Produktivität weiter zu steigern. So sparen Sie Stunden beim Durchsuchen von Dokumenten, Nachverfolgen von Änderungen und Revisionen und Wiederfinden älterer Versionen in einer stetig wachsenden Informationsmenge.
Freigabearbeitsablauf und automatisierte Aufbewahrung
Laut Finance Online ist mit der Vorbereitung von Dokumenten ein Zeitverlust der Mitarbeiter in Höhe von 50 % verbunden. Die meisten Fachkräfte verbringen fast 18 Minuten ihrer Zeit mit der Suche nach Dateien und dem Senden derselben zur Freigabe. Und das Fehlen eines angemessenen Dokumentenmanagement-Workflows könnte sich nachteilig auf die Gesamteffektivität Ihres Unternehmens auswirken, was wiederum zu einem Umsatzverlust führen kann.
Wenn Sie ständig Freigaben für Rechnungen oder Anträge koordinieren müssen, hilft der integrierte Dokumentenfreigabeprozess von Folderit. Benutzer geben Dokumente frei und ergänzen Kommentare für schnellere Kommunikation und klare Entscheidungen. Ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem spart Ihrem Team Zeit und Geld.
Mit einem DMS wie Folderit eliminieren Sie versehentlich verlorene Rechnungen, sodass Sie ausstehende Rechnungen überwachen und steuern können, was die Gewinne steigern kann. Zudem können Sie Managementprobleme haben, wenn Sie nicht wissen, wann Dokumente aufbewahrt oder nicht aufbewahrt werden müssen, wie z. B. Steuerakten, vertragliche Vereinbarungen oder Personalakten. Mit einem Folderit können Sie Aufbewahrungsfristen für Dateien oder Ordner leicht hinzufügen, die nach Erreichen eines bestimmten Zeitraums basierend auf Ihren Einstellungen automatisch vernichtet werden.
Sichere Speicherung mit flexiblen Zugriffssteuerungen
Da großflächige Datenpannen in der heutigen digitalen Welt immer häufiger werden, ist der Schutz Ihrer Dokumente und Dateien für eine reibungslose und sichere Zusammenarbeit zwischen Personen unerlässlich. Wenn Ihr Unternehmen mit disruptiven Datenverlusten, Phishing-Angriffen oder Kontentnahmen konfrontiert ist, könnte es an der Zeit sein, ein Cloud-Dokumenten-Kollaborationstool in Betracht zu ziehen, um Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden vor der Welle digitaler Angriffe zu schützen.
Im sicheren Cloud-Speicher von Folderit schützen 256-Bit-AES-Verschlüsselung und eine fortschrittliche Firewall Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Übernahmeversuchen. Die 256-Bit-AES-Verschlüsselung bietet eine zusätzliche Schutzebene und ist gegenüber anderen Verschlüsselungsverfahren deutlich schwerer zu knacken. Ursprünglich nutzte auch die US-Bundesregierung diesen Ansatz zum Schutz sensibler Informationen. Selbst die NSA hat ihn für geheime Informationen zugelassen.
Hier bei Folderit verfügen wir über Rechenzentren in Irland und Australien, die die Sicherheit Ihrer Informationen verwalten und den Zugriff sowie die Weitergabe an Hunderte von Teammitgliedern sicherstellen. Mit flexiblen, detaillierten Berechtigungen können Sie steuern, welcher Benutzer Zugriff auf einen Ordner oder bestimmte Dokumente hat. So können Sie verhindern, dass Personen Ihre Dateien lesen, ändern, ausführen oder löschen, ohne die erforderlichen Berechtigungen.
Sie und Ihr Team haben zudem Zugriff auf Ihre Informationen auf allen digitalen Geräten, was die Kommunikation mit anderen Personen unterwegs erleichtert. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Sie das Büro besuchen oder an anstrengenden Telefonaten mit Ihren Kollegen teilnehmen müssen.
Erinnerungen & Persönlicher Posteingang
Laut Quantum Workplace gaben etwa 80 % der Mitarbeiter an, dass Missverständnisse in ihrem Arbeitsplatz häufig auftraten, und die Hälfte gab an, direkt an diesem Kommunikationsmangel beteiligt zu sein.
Mit Folderit können Sie Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe heben, indem Sie Dokumente und andere Anhänge direkt in Ihren Folderit-Eingang senden. Alle an Folderit gesendeten Dateien erhalten Metadaten, die Absender, Betreff und Inhalt als reiner Text enthalten.
Mit unseren effizienten Erinnerungen können Sie Benachrichtigungen an spezifische Daten und Zeiten einrichten, sodass Sie niemals eine Frist für ein Dokument verpassen. Sie können zudem eine unbegrenzte Anzahl von Erinnerungen platzieren und verschiedene E-Mail-Adressen als Empfängeradresse auswählen. So müssen Sie keine Lücken überbrücken, während Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in einem konsistenten und nachverfolgbaren Kommunikationsstrom eine sinnvolle Eingabe zu leisten.
Leistungsstarke Suche mit OCR
Sind Sie müde, durch eine unvorstellbare Menge an Dateien zu stöbern und Stunden damit zu verbringen, ein einzelnes Dokument zu finden? Der bedeutendste Produktivitätsverlust entsteht, wenn Mitarbeiter manuell in Dokumenten suchen, während sie noch andere Aufgaben zu erledigen haben.
Tatsächlich kostet die Suche nach Dateien im Durchschnitt eines Unternehmens zusätzlich 3.900 USD pro Jahr pro Mitarbeiter. Mitarbeiter können bis zu 30 Minuten pro Tag mit der Suche nach Ressourcen, Dokumenten, Videos und Tabellen verbringen.
Wir haben Ihre grundlegenden Suchfunktionen und Speicherstrukturen revolutioniert, was es Ihnen ermöglicht, die Leistungsfähigkeit von OCR und Dateiverknüpfung in der Cloud zu nutzen, um die Dokumente zu finden, die Sie benötigen, um die Arbeit erledigen zu können.
Die optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht es, dass Ihre Dokumente, Fotos oder sogar Screenshots nach Dateiname, Metadaten und sogar Inhaltsschlüsselwörtern durchsuchbar werden. Mit Folderit stehen Ihnen alle Ihre Dokumente und geschäftsrelevanten Informationen sofort zur Verfügung, direkt in Ihrer Hand.