Dokumentu sadarbības rīks
Dokumentu sadarbības rīks
Neatkarīgi no tā, vai esat uzņēmums vai darbuzņēmējs, jums nepieciešams efektīvs dokumentu sadarbības rīks, kas palīdz uzturēt produktivitāti un kārtību visā darbību plūsmā.
Saskaņā ar Salesforce datiem 86 % darbinieku un vadītāju apgalvo, ka sadarbības trūkums vai neefektīva saziņa noved pie neveiksmēm darbavietā.
Sadarbības darba kultūras veidošana mākonī var palīdzēt pārvarēt šķēršļus uzņēmumā. Patiesībā 97 % no 1400 uzņēmumu vadītājiem, īpašniekiem un pedagogiem uzskata, ka termiņu kavēšana projektu pārvaldības trūkuma un sliktas dokumentu kopīgošanas dēļ var tieši ietekmēt peļņu. Tātad, ja uzņēmumam klibo sadarbība, jūs varat zaudēt peļņu.
Tāpēc šodien sniegsim visaptverošu skaidrojumu, kā Folderit palīdz izveidot vidi, kurā darbinieki var sadarboties pēc vajadzības un veidot dinamiskas darba grupas, veicinot produktivitāti, inovācijas un iesaisti visā organizācijā.
Dokumentu kopīgošana sadarbībai
Dokumentu kopīgošana sadarbībai ir sen iedibināta prakse, kas aizsākās jau 1968. gadā. Douglas Engelbart ieviestā koncepcija tika prezentēta demonstrācijā, kas pazīstama kā “The Mother of All Demos”.
Tomēr tas, kas kādreiz bija jaunums, šodien kļūst par plaši izplatītu praksi: dokumentu kopīgošanas rīks veicina efektivitāti un kārtību visos uzņēmuma darbības posmos.
Sadarbības kopīgošana nozīmē failu vai mapi, ko ikviens var kopīgot, atvērt un rediģēt reāllaikā. Kopīgi izmantots dokuments var būt dažādos formātos, piemēram, teksta fails, PDF vai pat video. Mūsdienu organizācijas šādos sadarbības rīkos bieži veic arī ikdienas darbības, izmantojot prezentācijas, ziņojumus un konferenču telpas.
Ar Folderit jūs iegūstat intuitīvu dokumentu pārvaldības sistēmu, kas droši darbojas mākonī. Varat viegli pārvaldīt, kopīgot un apstiprināt dokumentus. Arī visu kontu vai atsevišķus failus un mapes var viegli lejupielādēt un glabāt lokālajā cietajā diskā. Varat pilnībā integrēt Office 365, lai piekļūtu esošajiem direktorijiem un mapēm, un ar mūsu API savienot Folderit ar vadošajiem organizāciju rīku komplektiem, tā vēl vairāk uzlabojot produktivitāti. Tas ļauj vairs netērēt stundas dokumentu pārmeklēšanai, izmaiņu un labojumu izsekošanai un veco versiju meklēšanai arvien augošā informācijas apjomā.
Apstiprināšanas darba plūsma un automātiska glabāšana
Saskaņā ar Finance Online datiem dokumentu sagatavošana saistīta ar 50 % darba laika zudumu. Vairums speciālistu pavada gandrīz 18 minūtes, meklējot failus un nosūtot tos apstiprināšanai. Pareizas dokumentu pārvaldības darba plūsmas trūkums var kaitēt uzņēmuma kopējai efektivitātei un savukārt radīt ieņēmumu zudumu.
Ja esat noguris no nepārtrauktas rēķinu vai pieteikumu apstiprināšanas plūsmas, novērtēsiet Folderit visaptverošo dokumentu apstiprināšanas procesu, kas ļauj lietotājiem dot dokumentiem zaļo gaismu un pievienot komentārus ātrākai saziņai un raitākai risināšanai. Galu galā nav noslēpums, ka atbilstoša dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) komandai var ietaupīt daudz laika un naudas.
Ar tādu DMS kā Folderit novērsīsiet nozaudētus rēķinus, varēsiet uzraudzīt un kontrolēt neapmaksātos rēķinus, kas var palielināt peļņu. Pārvaldības problēmas rodas arī tad, ja nezināt, kad dokumenti — piemēram, nodokļu faili, līgumi vai darbinieku personas dati — jāsaglabā. Folderit varat viegli pievienot failiem vai mapēm glabāšanas termiņus, pēc kuriem tie atbilstoši iestatījumiem tiks automātiski iznīcināti.
Droša glabāšana ar elastīgu piekļuves kontroli
Tā kā plaši datu pārkāpumi mūsdienu digitālajā pasaulē kļūst arvien biežāki, dokumentu un failu aizsardzība ir būtiska vienmērīgai, drošai sadarbībai. Ja uzņēmums piedzīvo traucējošu datu zudumu, pikšķerēšanas uzbrukumus vai kontu pārņemšanu, iespējams, pienācis laiks apsvērt mākoņa dokumentu sadarbības rīku, kas palīdz aizsargāt jūs, darbiniekus un klientus no digitālo uzbrukumu viļņa.
Ar Folderit drošo mākoņkrātuvi datus saglabāsiet, izmantojot 256 bitu AES šifrētu savienojumu un paplašinātu ugunsmūri, kas pasargā no neatļautiem informācijas pārņemšanas vai piekļuves mēģinājumiem. AES 256 bitu šifrēšana pievieno papildu aizsardzības slāni, ko ievērojami grūtāk uzlauzt ar visu kombināciju pārbaudi nekā citas šifrēšanas metodes. Tieši šo pieeju sākotnēji sensitīvas informācijas aizsardzībai pieņēma arī federālā valdība. NSA to pat apstiprināja sevišķi slepenai informācijai.
Folderit datu centri Īrijā un Austrālijā pārvalda jūsu informācijas drošību, ļaujot tai droši piekļūt un to kopīgot ar simtiem komandas dalībnieku. Ar elastīgu, detalizētu piekļuves kontroli varēsiet pārvaldīt, kurš lietotājs piekļūst mapei vai konkrētiem dokumentiem. Tādējādi varat neļaut personām lasīt, mainīt, izpildīt vai dzēst failus bez nepieciešamajām tiesībām.
Jūs un komanda varēsiet piekļūt informācijai arī visās digitālajās ierīcēs, ļaujot viegli sazināties ceļā. Tāpēc nebūs jāuztraucas par nepieciešamību doties uz biroju vai iesaistīties apgrūtinošās tālruņa sarunās ar kolēģiem.
Atgādinājumi un personīgā iesūtne
Saskaņā ar Quantum Workplace datiem aptuveni 80 % darbinieku norādīja, ka saziņas pārpratumi darbavietā notiek bieži, un puse atzina, ka tajos bija tieši iesaistīti.
Ar Folderit varat pacelt projektu pārvaldību nākamajā līmenī, nosūtot dokumentus un citus pielikumus tieši uz Folderit iesūtni. Visiem uz Folderit nosūtītajiem failiem metadatos tiek pievienota sūtītāja, tēmas un satura informācija vienkāršā tekstā.
Ar mūsu efektīvajiem atgādinājumiem varat iestatīt paziņojumus konkrētos datumos un laikos, lai nekad nepalaistu garām dokumenta termiņu. Varat izveidot neierobežoti daudz atgādinājumu un izvēlēties dažādas saņēmēju e-pasta adreses. Tādējādi izvairīsieties no pārtraukumiem, dodot darbiniekiem iespēju sniegt jēgpilnu ieguldījumu konsekventā un izsekojamā saziņas plūsmā.
Jaudīga meklēšana ar OCR
Vai esat noguris no neskaitāmu failu pārskatīšanas un stundām, kas pavadītas viena dokumenta meklēšanā? Lielākais produktivitātes zudums rodas, kad darbinieki manuāli pārmeklē dokumentus, lai gan viņus gaida citi uzdevumi.
Patiesībā failu meklēšana vidējam uzņēmumam izmaksā papildu 3900 USD gadā par katru darbinieku. Darbinieki ik dienu var pavadīt līdz 30 minūtēm, meklējot resursus, dokumentus, video un izklājlapas.
Mēs esam pārveidojuši pamata meklēšanas funkcijas un glabāšanas struktūras, ļaujot izmantot OCR un failu sasaistes iespējas mākonī, lai atrastu darba paveikšanai nepieciešamos dokumentus.
Optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR) ļauj dokumentus, fotoattēlus un pat ekrānuzņēmumus meklēt pēc faila nosaukuma, metadatiem un pat satura atslēgvārdiem. Ar Folderit visi dokumenti un uzņēmējdarbībai svarīgā informācija būs viegli pieejama rokas stiepiena attālumā.