Outil de collaboration documentaire
Outil de collaboration documentaire
Que vous soyez une entreprise ou un prestataire indépendant, vous avez besoin d’un outil de collaboration documentaire efficace pour rester productif et organisé dans l’ensemble de vos activités.
Selon Salesforce, 86 % des salariés et des dirigeants estiment que le manque de collaboration ou une communication inefficace sont à l’origine d’échecs au travail.
Développer une culture de collaboration grâce au cloud peut vous aider à lever les obstacles dans votre entreprise. Ainsi, 97 % des 1 400 dirigeants, chefs d’entreprise et professionnels de l’éducation interrogés considèrent que les retards liés à une gestion de projet insuffisante et à un mauvais partage documentaire peuvent affecter directement les résultats. Des difficultés de collaboration peuvent donc se traduire par un manque à gagner.
Découvrez comment Folderit peut vous aider à créer un espace où vos collaborateurs travaillent ensemble au bon moment et constituent des groupes de travail dynamiques, afin de soutenir la productivité, l’innovation et l’implication dans toute l’organisation.
Partage documentaire collaboratif
Le partage documentaire collaboratif est une pratique ancienne dont les origines remontent à 1968. Douglas Engelbart en a présenté les bases lors de sa démonstration connue sous le nom de « The Mother of All Demos ».
Autrefois novateur, l’usage d’un outil de partage documentaire est aujourd’hui courant pour améliorer l’efficacité et l’organisation à chaque étape de l’activité d’une entreprise.
Le partage collaboratif permet de partager des fichiers ou des dossiers, d’y accéder et, selon les autorisations et formats pris en charge, de les modifier en temps réel. Un document collaboratif peut prendre différentes formes : fichier texte, PDF ou vidéo. Les organisations utilisent couramment ce type d’outil dans leurs activités quotidiennes, notamment pour les présentations, les notes de service et le travail en réunion.
Folderit vous apporte un système de gestion documentaire intuitif qui fonctionne en toute sécurité dans le cloud. Vous pouvez facilement gérer, partager et valider des documents. Vous pouvez aussi télécharger les fichiers et dossiers d’un compte entier ou les enregistrer individuellement sur votre disque local. L’intégration Office 365 accompagne le travail sur les documents existants, tandis que notre API permet de relier Folderit à vos outils d’organisation pour améliorer la productivité. Vous passez ainsi moins de temps à fouiller les documents, suivre les modifications et retrouver d’anciennes versions dans un volume d’informations toujours croissant.
Workflows de validation et conservation automatisée
Selon Finance Online, la préparation documentaire peut représenter une perte de 50 % du temps de travail. Les professionnels passent près de 18 minutes à rechercher des fichiers et à les envoyer pour validation. Un workflow documentaire mal organisé peut nuire à l’efficacité globale de votre entreprise et, par conséquent, à son chiffre d’affaires.
Si vous gérez un flux permanent de validations, qu’il s’agisse de factures ou de demandes, le processus de validation documentaire centralisé de Folderit vous permet d’approuver les documents et d’ajouter des commentaires pour communiquer et résoudre les questions plus rapidement. Un système de gestion électronique des documents (GED) bien adapté peut faire gagner du temps et réduire les coûts de votre équipe.
Une GED comme Folderit vous aide à éviter les factures égarées et à suivre les montants en attente, pour mieux maîtriser votre activité. Il peut aussi être difficile de savoir combien de temps conserver des documents fiscaux, des contrats ou des données personnelles de salariés. Avec Folderit, vous définissez des durées de conservation pour les fichiers ou dossiers, puis configurez leur suppression automatique à l’issue de ces durées.
Stockage sécurisé et contrôles d’accès souples
Face à la multiplication des fuites de données, protéger les documents et les fichiers est indispensable à une collaboration fluide et sécurisée. Si votre entreprise est exposée aux pertes de données, à l’hameçonnage ou au détournement de comptes, un outil de collaboration documentaire dans le cloud peut contribuer à protéger votre organisation, vos collaborateurs et vos clients contre ces risques.
Le stockage cloud sécurisé de Folderit associe un chiffrement AES 256 bits, des connexions chiffrées et un pare-feu avancé pour protéger les données contre les accès non autorisés. Le chiffrement AES 256 bits constitue une couche de protection particulièrement résistante aux attaques par force brute. Ce type de chiffrement a notamment été adopté par l’administration fédérale américaine pour les informations sensibles et approuvé par la NSA pour les informations classifiées au plus haut niveau.
Folderit dispose de centres de données en Irlande et en Australie pour héberger les informations et permettre leur consultation et leur partage sécurisé entre les équipes. Des contrôles d’accès détaillés et souples déterminent les utilisateurs autorisés à accéder à un dossier ou à des documents précis. Vous limitez ainsi les possibilités de lecture, de modification, d’action ou de suppression aux personnes disposant des autorisations nécessaires.
Votre équipe peut accéder aux informations depuis ses appareils numériques, ce qui facilite les échanges en déplacement. Plus besoin de retourner au bureau ou de multiplier les appels pour retrouver un document avec vos collègues.
Rappels et boîte de réception personnelle
Selon Quantum Workplace, environ 80 % des salariés indiquent que des problèmes de communication surviennent fréquemment dans leur entreprise, et la moitié reconnaissent y avoir été directement impliqués.
Avec Folderit, vous pouvez faciliter la gestion de vos projets en envoyant des documents et pièces jointes directement dans votre boîte de réception Folderit. Les fichiers reçus sont accompagnés, dans leurs métadonnées, des informations d’expéditeur, d’objet et de contenu en texte brut.
Les rappels de Folderit vous permettent de programmer des notifications à une date et une heure précises pour suivre les échéances documentaires. Vous pouvez définir autant de rappels que nécessaire et choisir différents destinataires par e-mail. Vous facilitez ainsi la continuité des échanges et la contribution des collaborateurs dans un cadre régulier et traçable.
Une recherche puissante avec OCR
Vous en avez assez de parcourir d’innombrables fichiers et de passer des heures à chercher un document ? La recherche manuelle fait perdre un temps précieux aux équipes qui doivent déjà accomplir d’autres tâches.
La recherche de fichiers peut représenter pour une entreprise un coût de 3 900 $ supplémentaires par an et par salarié. Les collaborateurs peuvent consacrer jusqu’à 30 minutes par jour à chercher des ressources, documents, vidéos et feuilles de calcul.
Folderit enrichit la recherche et l’organisation du stockage avec l’OCR et les liens entre fichiers dans le cloud, afin de vous aider à retrouver les documents nécessaires à votre travail.
La reconnaissance optique de caractères (OCR) rend le contenu des documents, photos ou captures d’écran pris en charge consultable par recherche. Associez la recherche par nom de fichier, par métadonnées et par mots du contenu pour retrouver facilement vos documents et les informations utiles à votre activité.