Alat za suradnju na dokumentima
Alat za suradnju na dokumentima
Bilo da ste tvrtka ili izvođač, potreban vam je učinkovit alat za suradnju na dokumentima kako biste ostali produktivni i organizirani tijekom svih svojih aktivnosti.
Prema Salesforceu, 86 % zaposlenika i rukovoditelja tvrdi da nedostatak suradnje ili neučinkovita komunikacija uzrokuju neuspjehe na radnom mjestu.
Izgradnja kulture suradnje putem oblaka može pomoći prevladati prepreke u poslovanju. Čak 97 % od 1.400 rukovoditelja tvrtki, vlasnika i nastavnika smatra da sklonost tvrtke propuštanju rokova zbog nedostatka upravljanja projektima i lošeg dijeljenja dokumenata može izravno utjecati na dobit. Ako vaše poslovanje ima probleme sa suradnjom, mogli biste gubiti zaradu.
Zato ćemo danas detaljno prikazati kako vam Folderit može pomoći stvoriti prostor u kojem zaposlenici surađuju kada je potrebno i stvaraju dinamične radne grupe, potičući produktivnost, inovacije i angažiranost u cijeloj organizaciji.
Suradničko dijeljenje dokumenata
Suradničko dijeljenje dokumenata duboko je ukorijenjena praksa koja seže u 1968. Koncept koji je predstavio Douglas Engelbart bio je poznat kao „Majka svih demonstracija”.
No ono što je nekoć bila novost danas postaje raširena praksa uporabe alata za dijeljenje dokumenata radi bolje učinkovitosti i organizacije u svim fazama poslovanja.
Suradničko dijeljenje odnosi se na datoteku ili mapu koju svatko može dijeliti, pristupati joj i uređivati u stvarnom vremenu. Suradnički dokument može biti u mnogo različitih formata, poput tekstualne datoteke, PDF-a ili čak videa. Suvremene organizacije često svakodnevno posluju u takvom alatu, uz prezentacije, dopise i konferencijske sobe.
Uz Folderit dobivate intuitivan sustav za upravljanje dokumentima koji sigurno radi u oblaku. Dokumentima možete lako upravljati, dijeliti ih i odobravati. Cijeli se računi mogu jednostavno preuzeti, a datoteke ili mape pojedinačno pohraniti na lokalni tvrdi disk. Možete i potpuno integrirati Office 365 za pristup postojećim direktorijima i mapama te putem našeg API-ja povezati Folderit s vodećim organizacijskim paketima kako biste dodatno povećali ukupnu produktivnost. Tako prestajete trošiti sate na kopanje po dokumentima, praćenje promjena i revizija i traženje starijih verzija u sve većoj količini informacija.
Tijek odobravanja i automatizirano čuvanje
Prema Finance Onlineu, priprema dokumenata povezana je s gubitkom 50 % radnog vremena. Većina stručnjaka provodi gotovo 18 minuta tražeći datoteke i šaljući ih na odobravanje. Nedostatak odgovarajućeg tijeka upravljanja dokumentima može štetiti ukupnoj učinkovitosti poslovanja, a time i uzrokovati gubitak prihoda.
Ako ste umorni od neprestanog niza odobravanja, bilo da je riječ o računima ili prijavama, svidjet će vam se objedinjeni proces odobravanja dokumenata Folderita koji korisnicima omogućuje davanje odobrenja i dodavanje komentara za bržu komunikaciju i jednostavnije rješavanje. Uostalom, nije tajna da odgovarajući sustav za upravljanje dokumentima (DMS) vašem timu može uštedjeti mnogo vremena i novca.
Uz DMS poput Folderita uklonit ćete zagubljene račune i moći pratiti i kontrolirati nepodmirene obveze, što može povećati dobit. Probleme upravljanja možete imati i kada ne znate kada čuvati dokumente poput poreznih datoteka, ugovornih sporazuma ili osobnih podataka zaposlenika. Uz Folderit lako dodajete rokove čuvanja datotekama ili mapama, koje će se automatski uništiti prema vašim postavkama nakon određenog razdoblja.
Sigurna pohrana s fleksibilnim kontrolama pristupa
Kako velike povrede podataka postaju sve češće u današnjem digitalnom svijetu, sigurnost dokumenata i datoteka ključna je za nesmetanu i sigurnu suradnju među ljudima. Ako vaše poslovanje trpi ozbiljan gubitak podataka, phishing napade ili preuzimanja računa, možda je vrijeme za alat za suradnju na dokumentima u oblaku koji će pomoći zaštititi vas, zaposlenike i korisnike od digitalnih napada.
Uz sigurnu pohranu Folderita u oblaku svoje podatke spremate putem veze zaštićene 256-bitnim AES šifriranjem i naprednim vatrozidom, što vas štiti od neovlaštenih pokušaja preuzimanja ili pristupa informacijama. 256-bitno AES šifriranje dodaje još jedan sloj sigurnosti koji je znatno teže probiti metodom grube sile od drugih metoda šifriranja. Taj je pristup izvorno usvojila i savezna vlada za zaštitu osjetljivih informacija, a NSA ga je odobrio čak i za strogo povjerljive informacije.
U Folderitu imamo podatkovne centre u Irskoj i Australiji koji brinu o sigurnosti vaših informacija, omogućujući siguran pristup i dijeljenje među stotinama članova tima. Uz fleksibilne detaljne kontrole pristupa moći ćete upravljati time koji korisnik ima pristup mapi ili pojedinim dokumentima. Tako sprječavate čitanje, izmjenu, izvršavanje ili brisanje datoteka bez potrebnih prava.
Vi i vaš tim također možete pristupati informacijama sa svih digitalnih uređaja, olakšavajući komunikaciju s drugima u pokretu. Tako ne morate brinuti o odlasku u ured ili napornim telefonskim razgovorima s kolegama.
Podsjetnici i osobna pristigla pošta
Prema Quantum Workplaceu, oko 80 % zaposlenika navelo je da se nesporazumi na njihovu radnom mjestu događaju često, a polovica je priznala da su izravno sudjelovali u takvom nedostatku komunikacije.
Uz Folderit upravljanje projektima možete podići na novu razinu slanjem dokumenata i drugih privitaka izravno u pristiglu poštu Folderita. Svim datotekama poslanima u Folderit podaci o pošiljatelju, predmetu i sadržaju dodaju se u metapodatke kao običan tekst.
Uz naše učinkovite podsjetnike možete postaviti obavijesti na određene datume i vremena kako nikada ne biste propustili rok dokumenta. Možete postaviti neograničen broj podsjetnika i odabrati različite adrese e-pošte primatelja. Tako izbjegavate praznine u komunikaciji i zaposlenicima omogućujete smislen doprinos dosljednom i sljedivom komunikacijskom tijeku.
Moćno pretraživanje uz OCR
Jeste li umorni od pregledavanja bezbroj datoteka i višesatnog traženja jednog dokumenta? Najveći gubitak produktivnosti nastaje kada zaposlenici ručno pretražuju dokumente, a imaju i druge zadatke.
Pretraživanje datoteka prosječnu tvrtku zapravo stoji dodatnih 3.900 $ godišnje po zaposleniku. Zaposlenici mogu provesti do 30 minuta dnevno tražeći resurse, dokumente, videozapise i proračunske tablice.
Preobrazili smo osnovne funkcije pretraživanja i strukture pohrane kako biste pri traženju dokumenata potrebnih za posao mogli iskoristiti moć OCR-a i povezivanja datoteka u oblaku.
Optičko prepoznavanje znakova (OCR) omogućuje pretraživanje dokumenata, fotografija ili čak snimki zaslona prema nazivu datoteke, metapodacima, pa čak i ključnim riječima sadržaja. Uz Folderit svi vaši dokumenti i informacije koje pokreću poslovanje postaju lako dostupni, nadohvat ruke.