Bendradarbiavimo su dokumentais įrankis
Bendradarbiavimo su dokumentais įrankis
Įmonei ar savarankiškai dirbančiam specialistui reikia veiksmingo bendradarbiavimo su dokumentais įrankio, padedančio palaikyti produktyvumą ir tvarką visose užduotyse.
„Salesforce“ apklausoje 86 % darbuotojų ir vadovų prastą bendradarbiavimą arba komunikaciją siejo su nesėkmėmis darbe. Tai apklausos rezultatas, o ne universali kiekvienos organizacijos statistika.
Bendradarbiavimo kultūra ir debesijos priemonės gali padėti įveikti darbo kliūtis. Kitoje apklausoje dalyvavo 1 400 vadovų, savininkų ir švietimo atstovų; 97 % prastą projektų bei dokumentų bendrinimo valdymą siejo su praleistų terminų poveikiu rezultatams. Šie istoriniai vertinimai primena, kad bendradarbiavimo problemos gali turėti finansinių pasekmių.
Toliau paaiškiname, kaip „Folderit“ padeda sukurti erdvę, kur darbuotojai gali bendradarbiauti pagal poreikį ir dirbti grupėse, palaikydami produktyvumą, idėjų kūrimą bei įsitraukimą.
Bendras dokumentų naudojimas
Bendradarbiavimo kompiuteriu idėjos turi ilgą istoriją. Douglas Engelbart 1968 m. pristatymas, vėliau pavadintas „The Mother of All Demos“, tapo svarbiu interaktyvaus ir bendro darbo technologijų etapu.
Tai, kas kadaise buvo naujovė, šiandien tapo įprasta dokumentų bendrinimo praktika skirtinguose verslo procesuose.
Bendradarbiaujant dalijamasi failu ar aplanku ir pagal teises jį pasiekiama bei redaguojama. Dokumentai gali būti tekstiniai failai, PDF ar vaizdo įrašai, tačiau bendras redagavimas realiuoju laiku priklauso nuo formato bei redaktoriaus. Tokie įrankiai naudojami pristatymams, atmintinėms ir bendram pasirengimui susitikimams.
„Folderit“ suteikia intuityvią debesijos dokumentų valdymo sistemą, kurioje galite valdyti, bendrinti ir tvirtinti failus. Pagal teises atsisiųskite dokumentus ar aplankus į vietinį diską. „Office 365“ integracija leidžia kurti bei redaguoti palaikomus dokumentus; jungtis su kitomis sistemomis galima kurti per API, įvertinus apimtį. Taip mažiau laiko skiriama dokumentų paieškai, pakeitimams sekti ir ankstesnėms versijoms surasti augančioje informacijos saugykloje.
Tvirtinimo darbo eiga ir automatinis saugojimas
„FinancesOnline“ pateikti vertinimai sieja didelę darbo laiko dalį su dokumentų rengimu ir maždaug 18 minučių — su paieška bei pateikimu tvirtinti. Tai kontekstiniai rodikliai, o ne jūsų komandos laiko garantija. Prastas procesų valdymas iš tiesų gali mažinti veiksmingumą ir pajamas.
Jei sąskaitų ar paraiškų tvirtinimas nuolat išskaidytas, „Folderit“ leidžia siųsti dokumentą tvirtinti, priimti sprendimą ir pridėti komentarą vienoje vietoje. Aiškus procesas padeda greičiau bendrauti ir spręsti klausimus, taupant komandos laiką.
Sutvarkyta sistema padeda mažinti pasimetusių sąskaitų riziką ir stebėti laukiančius dokumentus. Mokesčių, sutarčių ar darbuotojų duomenims nustatykite tinkamas saugojimo taisykles. „Folderit“ gali archyvuoti, perkelti į šiukšlinę arba negrįžtamai pašalinti failus pagal nustatytą veiksmą ir laikotarpį; tai nėra savaiminė universali pelno ar atitikties garantija.
Saugojimas su lanksčia prieigos kontrole
Duomenų pažeidimų rizika primena, kad apsauga svarbi bendradarbiaujant. Jei organizacijai kyla duomenų praradimo, sukčiavimo laiškų ar paskyrų perėmimo rizika, įvertinkite dokumentų valdymo priemones kartu su mokymais, tapatybės kontrole ir incidentų procedūromis.
„Folderit“ saugomiems duomenims naudoja 256 bitų AES šifravimą, o ryšiams — šifruotus SSL/TLS kanalus. Prieigos kontrolė ir kitos infrastruktūros priemonės papildo apsaugą. Stiprus šifravimas plačiai taikomas jautriai informacijai, tačiau jis vienas neapsaugo nuo visų atakų, pavogtų prisijungimų ar netinkamų teisių.
„Folderit“ siūlo debesijos duomenų laikymą AWS Airijoje ir pagal pasiūlymą kitas diegimo vietas; konkretų regioną bei kopijų vietas patvirtinkite sutartyje, o ne remkitės senu bendru teiginiu apie Airiją ir Australiją. Išsamios teisės padeda valdyti, kas gali peržiūrėti, keisti, atsisiųsti ar šalinti konkrečius failus bei aplankus.
Jūs ir komanda informaciją galite pasiekti palaikomais įrenginiais, turėdami tinkamą ryšį bei teises. Tai leidžia dirbti ne tik biure ir mažina poreikį dokumentus aptarinėti vien telefonu.
Priminimai ir asmeninis gautų dokumentų aplankas
„Quantum Workplace“ apklausoje apie 80 % darbuotojų nurodė dažną nesusikalbėjimą darbe, o maždaug pusė pripažino patys prisidėję. Tai apklausos kontekstas, padedantis suprasti aiškios komunikacijos poreikį.
Į „Folderit“ dokumentus ir priedus galima siųsti atitinkamu el. pašto adresu. Siuntėjas, tema ir laiško turinys pridedami prie metaduomenų, kad gautus failus būtų lengviau suprasti bei tvarkyti.
Nustatykite priminimus konkrečiomis datomis ir laiku, pasirinkite gavėjus bei pasikartojimą. Keli priminimai gali padėti valdyti skirtingus dokumento etapus. Jie suteikia atsekamą komunikacijos kanalą, tačiau galutinį užduoties atlikimą vis tiek reikia stebėti.
Paieška su OCR
Pavargote tarp daugybės failų ieškoti vieno dokumento? Rankinė paieška atitraukia nuo kitų užduočių ir gali mažinti produktyvumą.
Paieškos išlaidų pavyzdys — papildomi 3 900 JAV dolerių per metus vienam darbuotojui — nėra kiekvienai įmonei taikoma suma. Taip pat minimas iki 30 minučių kasdienis laikas ištekliams, dokumentams, vaizdo įrašams ir skaičiuoklėms ieškoti; savo naudą vertinkite pagal realią darbo statistiką.
„Folderit“ derina paiešką, metaduomenis, OCR ir susijusių failų nuorodas, kad reikiamą informaciją būtų lengviau surasti.
OCR leidžia indeksuoti palaikomų dokumentų ir vaizdų tekstą. Ieškokite pagal pavadinimą, metaduomenis ar atpažintus turinio žodžius, atsižvelgdami į formatą, kalbą ir kokybę. Ne kiekvienas failas ar rankraštis automatiškai tampa ieškomas.