Alat za saradnju na dokumentima
Alat za saradnju na dokumentima
Bilo da ste kompanija ili izvođač, potreban vam je efikasan alat za saradnju na dokumentima koji pomaže da ostanete produktivni i organizovani kroz cijeli niz aktivnosti.
Prema Salesforceu, 86% zaposlenika i rukovodilaca smatra da nedostatak saradnje ili neefikasna komunikacija dovode do neuspjeha na radnom mjestu.
Izgradnja kulture saradnje putem oblaka može pomoći da uklonite prepreke u poslovanju. Čak 97% od 1.400 rukovodilaca, vlasnika kompanija i edukatora vjeruje da sklonost kompanije propuštanju rokova zbog nedostatka upravljanja projektima i lošeg dijeljenja dokumenata može direktno uticati na finansijski rezultat. Ako vaše poslovanje ima problema sa saradnjom, mogli biste gubiti profit.
Zato ćemo danas detaljno objasniti kako vam Folderit može pomoći da stvorite prostor u kojem zaposlenici sarađuju kada je potrebno i formiraju dinamične radne grupe radi podsticanja produktivnosti, inovacija i angažmana u cijeloj organizaciji.
Zajedničko dijeljenje dokumenata
Zajedničko dijeljenje dokumenata ima duboke korijene koji sežu do 1968. godine. Koncept koji je predstavio Douglas Engelbart bio je poznat kao „The Mother of All Demos”.
Ipak, ono što je nekada bila novost danas postaje raširena praksa korištenja alata za dijeljenje dokumenata radi veće efikasnosti i organizacije u svim fazama poslovanja.
Zajedničko dijeljenje obuhvata datoteku ili mapu koju svi mogu dijeliti, otvoriti i uređivati u realnom vremenu. Dokument za saradnju može biti u različitim formatima, poput tekstualne datoteke, PDF-a ili čak videa. Moderne organizacije ovakve alate često koriste za svakodnevne aktivnosti putem prezentacija, dopisa i konferencijskih soba.
Uz Folderit dobijate intuitivan sistem za upravljanje dokumentima koji radi sigurno u oblaku. Lako upravljate dokumentima, dijelite ih i odobravate. Cijeli računi mogu se jednostavno preuzeti ili pojedinačno pohraniti kao datoteke ili mape na lokalni tvrdi disk. Možete i potpuno integrisati Office 365 radi pristupa postojećim direktorijima i mapama i povezati Folderit s vodećim organizacijskim paketima putem API-ja za još veću produktivnost. Tako prestajete trošiti sate na prekopavanje dokumenata, praćenje promjena i revizija te traženje starijih verzija u stalno rastućem moru informacija.
Tok odobravanja i automatizovano čuvanje
Prema Finance Onlineu, priprema dokumenata povezana je s gubitkom 50% radnog vremena. Većina stručnjaka troši gotovo 18 minuta tražeći datoteke i šaljući ih na odobravanje. Nedostatak odgovarajućeg toka upravljanja dokumentima može narušiti ukupnu efikasnost kompanije i dovesti do gubitka prihoda.
Ako ste umorni od stalnog niza odobravanja, bilo faktura ili prijava, uživat ćete u Folderitovom cjelovitom procesu odobravanja koji korisnicima omogućava odobravanje dokumenata i dodavanje komentara radi brže komunikacije i jednostavnijeg rješavanja. Uostalom, nije tajna da odgovarajući sistem za upravljanje dokumentima (DMS) timu može uštedjeti mnogo vremena i novca.
Uz DMS poput Folderita uklanjate zagubljene fakture i omogućavate praćenje i kontrolu neplaćenih računa, što može povećati profit. Problemi upravljanja nastaju i kada ne znate kada treba čuvati dokumente, poput poreznih datoteka, ugovora ili ličnih podataka zaposlenika. U Folderitu lako dodajete rokove čuvanja datotekama ili mapama, koje se prema postavkama automatski uništavaju nakon određenog perioda.
Sigurna pohrana s fleksibilnim kontrolama pristupa
Kako velike povrede sigurnosti podataka postaju sve češće u digitalnom svijetu, sigurnost dokumenata i datoteka ključna je za nesmetanu saradnju među ljudima. Ako kompanija trpi gubitak podataka, phishing napade ili preuzimanje računa, možda je vrijeme da razmotrite cloud alat za saradnju radi zaštite sebe, zaposlenika i klijenata od digitalnih napada.
Uz Folderitovu sigurnu cloud pohranu podatke čuvate putem veze sa 256-bitnim AES šifriranjem i naprednog zaštitnog zida koji sprečavaju neovlaštene pokušaje preuzimanja ili pristupa informacijama. 256-bitno AES šifriranje dodaje sloj sigurnosti koji je znatno teže probiti grubom silom od drugih metoda. Isti pristup prvobitno je usvojila američka savezna vlada za zaštitu osjetljivih informacija. NSA ga je čak odobrila za najstrože povjerljive informacije.
U Folderitu imamo podatkovne centre u Irskoj i Australiji koji upravljaju sigurnošću informacija i omogućavaju siguran pristup i dijeljenje među stotinama članova tima. Fleksibilne detaljne kontrole pristupa omogućavaju da upravljate pristupom korisnika mapi ili određenim dokumentima. Možete spriječiti čitanje, mijenjanje, izvršavanje ili brisanje datoteka bez potrebnih dozvola.
Vi i vaš tim imate pristup informacijama na svim digitalnim uređajima, što olakšava komunikaciju u pokretu. Ne morate brinuti o odlasku u kancelariju ili iscrpljujućim telefonskim razgovorima s kolegama.
Podsjetnici i lični prijemni sandučić
Prema Quantum Workplaceu, oko 80% zaposlenika navelo je da se nesporazumi na poslu dešavaju često, a polovina je priznala direktnu uključenost u takve propuste komunikacije.
Uz Folderit upravljanje projektima podižete na viši nivo slanjem dokumenata i drugih priloga direktno u Folderit prijemni sandučić. Svim poslanim datotekama u metapodatke se dodaju podaci o pošiljaocu, naslovu i sadržaju u običnom tekstu.
Uz naše efikasne podsjetnike možete postaviti obavijesti za određene datume i vremena kako nikada ne biste propustili rok dokumenta. Možete postaviti neograničen broj podsjetnika i odabrati različite email adrese primalaca. Tako izbjegavate praznine i zaposlenicima dajete mogućnost značajnog doprinosa u dosljednom, sljedivom toku komunikacije.
Snažna pretraga s OCR-om
Umorni ste od pregledanja bezbroj datoteka i trošenja sati na pronalaženje jednog dokumenta? Najveći gubitak produktivnosti nastaje kada zaposlenici ručno pregledaju dokumente uz druge obaveze.
Zapravo, pretraživanje datoteka prosječnu kompaniju košta dodatnih 3.900 $ godišnje po zaposleniku. Zaposlenici mogu provesti do 30 minuta dnevno tražeći resurse, dokumente, videozapise i tabele.
Revolucionisali smo osnovne funkcije pretrage i strukture pohrane, omogućavajući da iskoristite OCR i povezivanje datoteka u oblaku za pronalaženje dokumenata potrebnih da završite posao.
Optičko prepoznavanje znakova (OCR) omogućava pretraživanje dokumenata, fotografija i čak snimaka ekrana prema nazivu datoteke, metapodacima i ključnim riječima sadržaja. Uz Folderit svi dokumenti i informacije koje pokreću poslovanje postaju odmah dostupni nadohvat ruke.