Was ist DocuWare?

DocuWare ist ein umfassendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Workflow-Automatisierungsplattform, die entwickelt wurde, um Unternehmensinformationen zu digitalisieren und zu verwalten. Die DocuWare-Software bietet robuste Integrationsfähigkeiten und eignet sich für verschiedene Branchen wie Finanzen, HR und Vertrieb. Sie fungiert als zentrales Repository, in dem Organisationen Dokumente sicher erfassen, speichern, indizieren und abrufen können. Über die einfache Speicherung hinaus nutzt DocuWare digitale Workflows, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, wie z. B. die Freigabe von Rechnungen und die Personalakten-Einarbeitung.

DocuWare ist sowohl als cloudbasierte SaaS-Lösung (Software as a Service) als auch als On-Premises-Installation verfügbar und unterstützt Unternehmen dabei, in eine papierlose Umgebung überzugehen, indem physische Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden. Es gewährleistet die Datenintegrität, unterstützt die regulatorische Konformität und verbindet disparate Teams durch sichere Informationsweitergabe. 

Die Schlüsselkomponenten von DocuWare

Die DocuWare-Plattform besteht aus mehreren integrierten Modulen, die zusammenarbeiten, um eine umfassende Dokumentenmanagement-Software bereitzustellen:

• Digitale Aktenschränke: Dies sind zentrale digitale Repositories für die organisierte Dokumentenspeicherung. Sie fungieren als Datenbank, in der Dokumente indiziert und gesichert werden.
• Workflow Manager: Ein grafischer Editor, der das Erstellen komplexer Workflows vereinfacht. Benutzer können einzelne Elemente in einem Flussdiagramm einfach per Drag-and-Drop hinzufügen, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.
• Intelligente Indizierung: Ein KI-gestützter Dienst, der Dokumente automatisch klassifiziert und Daten (Metadaten) extrahiert, um Indexfelder zu befüllen.
• eForms: Web-basierte Formulare, die Informationen erfassen, um digitale Workflows ohne Erfordernis eines physischen Dokuments zu initiieren.
• Mobile App: Eine native Anwendung, mit der Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben, Anträge freigeben und Aufgaben auch bei ortsunabhängiger Arbeit zeitnah erledigen können.

So funktioniert DocuWare

Das Verständnis der technischen Architektur hilft Organisationen, erfolgreiche Implementierungen zu planen. Das System von DocuWare basiert auf der Logik „Erfassen, Speichern, Verwalten und Automatisieren”.

• Dokumentenlebenszyklusmanagement: Von der Erfassung, dem Teilen, der Prüfung, der Freigabe und dem Archivieren bis zur endgültigen Entsorgung. DocuWare zentralisiert das Dokumentenmanagement aus jeder Quelle (E-Mail, Papier, Web-Formulare), extrahiert Schlüsseldaten und speichert diese strukturiert, sodass Benutzer Dateien sofort finden und Aufgaben umgehend abschließen können.
• Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): IDP nutzt KI und Automatisierung, um die Erfassung, das Verständnis und das Dokumentenmanagement zu verbessern und schnellere, genauere Workflows zu schaffen. Diese Erweiterung von DocuWare extrahiert effizient komplexe, unstrukturierte Daten, auch aus handschriftlichen oder verwitterten Seiten, und klassifiziert diese im Hintergrund, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.
• Aufgabenverwaltung und Benachrichtigung: Die Automatisierung von DocuWare stellt sicher, dass Benutzer niemals Aufgaben verpassen. Aufgaben werden in automatisch aktualisierten Listen gruppiert, wie z. B. “Neue Verträge prüfen” oder “HR-Dokumente freigeben”. Dokumente werden basierend auf Kriterien sofort hinzugefügt oder entfernt. E-Mail-Benachrichtigungen warnen Stakeholder über erforderliche Aufmerksamkeit.

Welche sind die Kernfunktionen und Fähigkeiten von DocuWare?

DocuWare bietet eine Suite von Tools an, die entwickelt wurden, um den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten. Sobald DocuWare implementiert ist, optimiert es Dokumentenworkflows und integriert sich in bestehende Geschäftsprozesse für maximale Effizienz.

Die Kernfunktionen und -fähigkeiten von DocuWare umfassen:

• Intelligente Indizierung: Die DocuWare-Plattform verwendet Künstliche Intelligenz (KI) und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente zu “lesen”. Sie identifiziert automatisch wichtige Datenfelder (wie Lieferantenname, Datum oder Gesamtbetrag) und wandelt diese in strukturierte Indexbegriffe um.
• Automatisierte Verarbeitung: Das System kann Batch-Scans in einzelne Dateien aufteilen und diese dem richtigen digitalen Ordner zuweisen. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, und die Dateien werden von Anfang an korrekt archiviert.

• Aufgabenmanagement: Wenn ein Geschäftsdokument Aufmerksamkeit erfordert (z. B. eine Rechnung, die eine Freigabe benötigt), weist das System eine Aufgabe an den zuständigen Benutzer zu.
• Auslöser und Regeln: Dokumentenworkflows werden durch bestimmte Ereignisse ausgelöst, wie z. B. das Speichern eines Geschäftsdokuments oder das Ändern eines Statusfeldes. Beispielsweise kann der Dokumentenworkflow automatisch ein Dokument an einen leitenden Manager weiterleiten, wenn der Rechnungsbetrag eine festgelegte Grenze überschreitet.

• ERP- und CRM-Integrationen: Es verbindet sich mit Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und QuickBooks.
• E-Mail-Integration: Benutzer können E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook oder Gmail in das zentrale Archiv speichern, ohne ihren E-Mail-Client verlassen zu müssen.
• Hardware: Die Software funktioniert mit praktisch jedem Scanner oder Multifunktionsdrucker, um Papierdokumente einzuscannen.

• Volltextsuche: Suchen nach einem beliebigen Wort im Dokumentinhalt.
• Indexfelder: Filtern nach spezifischen Metadaten, wie z. B. “Datum”, “Kunden-ID” oder “Dokumententyp”.
• Ordneransichten: Durchsuchen einer traditionellen Ordnerstruktur, die die Indexdaten widerspiegelt.

Welche Sicherheitsfunktionen bietet DocuWare?

DocuWare bietet unternehmensweite Sicherheit zum Schutz sensibler Geschäftsdaten und zur Unterstützung der regulatorischen Compliance.

• Verschlüsselung: Alle Dokumente werden mit AES-Verschlüsselung (256-Bit) gespeichert, dem US-amerikanischen Standard für sichere Daten. Die Kommunikation zwischen Client und Server wird über HTTPS/TLS geschützt.
• Zugriffsrechte: Administratoren können strenge Berechtigungsebenen festlegen. Sie können steuern, wer Dokumente basierend auf Benutzerrollen oder Gruppen lesen, bearbeiten, exportieren oder löschen darf.
• Audit-Trails: Das System protokolliert jede ausgeführte Aktion an einem Dokument. Dies erzeugt eine transparente Historie darüber, wer auf eine Datei zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden, was für Audits unerlässlich ist.
• Aufbewahrungsrichtlinien: Organisationen können automatisierte Regeln festlegen, um Dokumente für einen zwingenden Zeitraum (z. B. 7 Jahre für Steuerunterlagen) zu speichern und diese anschließend automatisch zu löschen. Dies hilft, die Anforderungen für die Aufbewahrung zu erfüllen. DSGVO, HIPAA und SOC 2.

Welche Deployment-Modelle bietet DocuWare an?

DocuWare bietet Flexibilität hinsichtlich der Hosting-Optionen der Software und passt sich unterschiedlichen IT-Strategien an.

• DocuWare Cloud: Dies ist ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, das auf Microsoft Azure gehostet wird. Es bietet hohe Skalierbarkeit, automatische Updates und keine Serverwartung für den Kunden. Es ist ideal für Organisationen, die eine schnelle Implementierung wünschen, ohne in interne Hardware zu investieren.
• On-Premises: Für Organisationen, die direkte Kontrolle über ihre Server und Datenspeicher benötigen, kann DocuWare auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert werden. Diese Version bietet denselben Funktionsumfang wie die Cloud-Version, überträgt jedoch die Verantwortung für Backups und Serverwartung auf das interne IT-Team.

Häufige DocuWare-Anwendungsfälle

Obwohl DocuWare branchenunabhängig ist, wird sie häufig zur Modernisierung spezifischer Abteilungen eingesetzt. Durch die Optimierung des Dokumentenmanagements hilft DocuWare Kunden, Geschäftsprozesse zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

• Kreditorenbuchhaltung: Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, des Drei-Wege-Abgleichs und der Freigabeweiterleitung, um Zahlungen zu beschleunigen, Eingabefehler zu vermeiden und Kosten manueller Verarbeitung zu senken.
• Personalmanagement: Verwaltung von Personalakten, Automatisierung von Onboarding-Checklisten und sichere Speicherung sensibler Personalakten.
• Vertrieb und Vertragsmanagement: Zentralisierung der Vertragsarchivierung und Automatisierung der Erinnerungsfunktionen für Verlängerungen, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst werden, sowie die Möglichkeit für Teams, Dokumentenänderungen und Freigaben in Echtzeit zu überwachen.
• Compliance und Aufbewahrung: Wendet automatisch eine Aufbewahrungssperre gemäß den Aufbewahrungsregeln des Dokuments anhand seiner Metadaten an. Diese legt fest, wie es gespeichert wird, wann es zur Löschung vorgesehen ist und wer vor der Maßnahme benachrichtigt werden muss.

Wer ist die Zielgruppe von DocuWare?

DocuWare ist eine skalierbare Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen jeder Größe, von kleinen und mittleren Unternehmen bis zu großen Konzernen. Durch seine Vielseitigkeit kann DocuWare in unterschiedlichen Branchen spezifische Anforderungen und Herausforderungen adressieren.

• Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen verwaltet DocuWare Patientenakten und stellt die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA sicher. Es verbessert die Patientenversorgung, indem es einen schnellen und sicheren Zugriff auf wesentliche Informationen ermöglicht und so die gesamte Gesundheitsversorgungserfahrung verbessert.
• Finanzen: Finanzinstitute nutzen DocuWare, um Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung und die Prüfungsvorbereitung zu optimieren. Zudem gewährleistet es die Sicherheit sensibler finanzieller Daten und sichert die Einhaltung branchenspezifischer Standards.
• Bildung: Bildungseinrichtungen profitieren von DocuWare durch effizientes Management von Schülerakten, die Vereinfachung administrativer Prozesse und die Verbesserung der Kommunikation zwischen Abteilungen, Schülern und Eltern.
• Produktion: Hersteller nutzen DocuWare, um Aufträge, Lagerbestandsaufzeichnungen und Compliance-Dokumente effizient zu verwalten. Diese Funktionalität gewährleistet, dass die Abläufe reibungslos ablaufen und regulatorische Anforderungen sowie Kundenwünsche erfüllt werden.