Qu’est-ce que DocuWare ?

DocuWare est une plateforme de gestion électronique des documents (GED) et d’automatisation des workflows destinée à numériser et gérer les informations métier. Ses possibilités d’intégration répondent à différents services, notamment la finance, les RH et les ventes. Elle centralise la collecte, le stockage, l’indexation et la recherche des documents. Ses workflows organisent aussi des processus tels que la validation des factures ou l’intégration des salariés.

Disponible dans le cloud en SaaS ou sur site, DocuWare accompagne la transition des documents papier vers un environnement numérique. Ses contrôles peuvent soutenir l’intégrité des informations, la conformité et les échanges entre équipes, selon l’offre, la configuration et les procédures de l’organisation. 

Les principaux composants de DocuWare

La plateforme réunit plusieurs modules qui contribuent à la gestion documentaire :

• Les armoires numériques : ces référentiels centralisent les documents, leur indexation et leurs contrôles d’accès.
• Workflow Manager : un éditeur graphique permet de concevoir des workflows en assemblant des étapes dans un organigramme, sans écrire de code pour les configurations prises en charge.
• Intelligent Indexing : un service d’indexation assisté par l’IA extrait des informations pour renseigner les champs d’index, selon les documents et les paramètres utilisés.
• Les formulaires électroniques : des formulaires web recueillent les informations nécessaires aux processus numériques sans imposer un document papier préalable.
• L’application mobile : elle permet aux collaborateurs à distance de consulter les informations et de traiter les demandes ou tâches disponibles dans leur configuration.

Comment fonctionne DocuWare ?

Son architecture s’organise autour de la collecte, du stockage, de la gestion et de l’automatisation. Comprendre ces étapes aide à préparer le déploiement.

• La gestion du cycle de vie documentaire : la plateforme organise la capture, le partage, la révision, la validation, l’archivage et le traitement final. Des documents provenant d’e-mails, de scans ou de formulaires sont centralisés, indexés et rendus accessibles pour la recherche et les tâches prévues.
• Le traitement intelligent des documents, ou IDP : ce module complémentaire associe IA et automatisation pour extraire et classer des informations issues de documents structurés ou non structurés. Certains traitements peuvent concerner des écritures manuscrites ou des pages dégradées ; la précision dépend du format, de la qualité, de la langue et des fonctions disponibles. Les résultats doivent être contrôlés selon le risque métier.
• La gestion des tâches et notifications : les listes de tâches se mettent à jour selon les critères configurés, par exemple « Examiner les nouveaux contrats » ou « Valider les documents RH ». Les notifications peuvent signaler les interventions attendues. Elles facilitent le suivi sans garantir qu’aucune tâche ne sera oubliée.

Quelles sont les fonctions essentielles de DocuWare ?

DocuWare propose des outils pour gérer le cycle de vie documentaire. Leur mise en œuvre permet d’adapter les workflows aux processus métier existants, avec les intégrations et réglages nécessaires.

Ces fonctions comprennent notamment :

• Intelligent Indexing : La reconnaissance OCR et les services d’IA extraient des valeurs comme le fournisseur, la date ou le montant et les transforment en champs d’index structurés, selon les modules et les documents pris en charge.
• Le traitement automatisé : le système peut séparer des lots numérisés et orienter les documents vers les emplacements configurés. Ces règles réduisent certaines saisies et opérations de classement manuel, avec les vérifications nécessaires.

• La gestion des tâches : lorsqu’un document nécessite une intervention, par exemple une facture à valider, un workflow attribue la tâche à l’utilisateur désigné.
• Les déclencheurs et règles : les workflows peuvent démarrer sur un événement, comme l’enregistrement d’un document ou le changement d’un champ. Une facture dépassant un seuil peut ainsi être envoyée à un responsable pour examen.

• Les intégrations ERP et CRM : des connexions sont proposées avec des systèmes tels que SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce ou QuickBooks, selon les connecteurs, licences et travaux d’intégration retenus.
• L’intégration des e-mails : les outils disponibles permettent d’archiver e-mails et pièces jointes depuis des environnements comme Outlook ou Gmail, selon le connecteur et la configuration.
• Les équipements de numérisation : DocuWare s’intègre à de nombreux scanners et imprimantes multifonctions. La compatibilité et le mode de capture doivent être vérifiés pour le matériel concerné.

• La recherche plein texte : retrouver des mots dans le contenu indexé des documents pris en charge.
• Les champs d’index : filtrer selon des métadonnées comme la date, l’identifiant client ou le type de document.
• Les vues en dossiers : parcourir une organisation de dossiers construite à partir des données d’index.

Quelles protections propose DocuWare ?

La plateforme comporte des contrôles destinés à protéger les informations métier et à soutenir les obligations de l’organisation. Leur périmètre dépend du déploiement.

• Le chiffrement : DocuWare présente un chiffrement des documents au repos, notamment AES 256 bits, et une protection des communications par HTTPS/TLS. Les modalités exactes doivent être vérifiées pour l’environnement choisi.
• Les droits d’accès : les administrateurs définissent les autorisations de lecture, modification, exportation et suppression selon les rôles ou groupes.
• Les journaux d’audit : les événements suivis constituent un historique des accès et actions sur les documents, avec les informations disponibles sur les utilisateurs et les modifications. Le périmètre et la conservation des journaux sont à examiner dans le projet.
• Les règles de conservation : les organisations peuvent définir des durées et traitements automatisés, par exemple sept ans pour une catégorie de pièces fiscales lorsque cette durée est justifiée dans le pays concerné. Ces contrôles peuvent contribuer aux exigences du RGPD ou de HIPAA, ainsi qu’aux contrôles évalués dans une démarche SOC 2. Ils ne garantissent pas, à eux seuls, la conformité ou une attestation.

Quels sont les modes de déploiement ?

DocuWare propose plusieurs modes d’hébergement pour répondre aux stratégies informatiques.

• DocuWare Cloud : l’offre SaaS est hébergée sur Microsoft Azure. Elle prend en charge l’infrastructure serveur et les mises à jour du service, sans serveur DocuWare à exploiter chez le client. L’organisation reste responsable de sa configuration, de ses accès et de ses usages.
• Le déploiement sur site : DocuWare peut être installé sur les serveurs de l’organisation. L’équipe informatique prend alors en charge les sauvegardes et l’exploitation correspondantes. Les fonctions de base sont proches, mais les modules, licences, mises à jour et services cloud peuvent différer : vérifiez le périmètre de chaque offre.

Les cas d’usage fréquents

DocuWare s’adresse à plusieurs secteurs et sert souvent à moderniser des processus départementaux. Les gains dépendent du processus initial, de la qualité des données et de la mise en œuvre.

• La comptabilité fournisseurs : capture des factures, rapprochement avec les commandes et réceptions, et circuits de validation pour limiter les saisies manuelles et faciliter le traitement des paiements.
• Les ressources humaines : organisation des dossiers du personnel, étapes d’intégration et protection des informations sensibles selon les droits configurés.
• Les ventes et la gestion des contrats : centralisation des contrats, rappels de renouvellement et suivi des modifications et validations. Le traitement des alertes reste de la responsabilité des équipes.
• La conformité et la conservation : les règles de conservation et, lorsque nécessaire, un gel de conservation organisent la préservation ou le traitement final selon les métadonnées et les fonctions configurées. Un gel suspend une élimination dans un périmètre défini ; il doit être distingué d’une simple durée de conservation et d’une notification avant suppression.

À qui s’adresse DocuWare ?

DocuWare est un logiciel de gestion documentaire qui peut équiper des PME comme de grandes organisations. L’offre, les ressources et le périmètre du projet sont adaptés aux besoins du secteur.

• La santé : gestion des dossiers et accès aux informations nécessaires, avec des contrôles à configurer selon les obligations de confidentialité et, pour les organismes concernés, de HIPAA. Le logiciel seul ne garantit pas la conformité.
• La finance : organisation du traitement des factures et de la préparation des audits, avec des contrôles pour protéger les données financières sensibles et soutenir les exigences applicables.
• L’éducation : gestion des dossiers étudiants et des démarches administratives, avec des échanges encadrés entre services, étudiants et familles selon les droits et la réglementation.
• L’industrie : gestion des commandes, dossiers de stock et pièces de conformité pour coordonner les opérations et répondre aux besoins des clients et aux exigences applicables.