Софтвер за генерисање докумената
Креирајте PDF и Word документе из података које ваш тим већ прикупља.
Folderit Генератор докумената претвара попуњени е-образац у документ помоћу вашег поново употребљивог предлошка. Припремите уговоре, писма, потврде и извјештаје с досљедним формулацијама и брендом, а завршене датотеке задржите у истом систему за преглед, потписивање и похрану.
Ваш предложак + вриједности обрасца → PDF или Word документ који се може уређивати. Погледајте поступак у наставку.
Зашто генерисати документе у Folderit-у?
Престаните поново уносити исте податкеИмена, адресе, датуми и друге вриједности долазе из записа попуњеног е-обрасца. Резервисана мјеста их умећу тамо гдје припадају у документу, смањујући ручно копирање које може оставити старо име клијента или датум у новој датотеци.
Одржавајте досљедне формулације и распоредВаш предложак дефинише текст, логотип, табеле и распоред странице. Особа која генерише документ доставља вриједности путем обрасца и бира излаз, умјесто поновне израде документа сваки пут.
Користите један запис за различите документеС е-обрасцем може бити повезано више предложака докумената. Напримјер, припремите уговор с клијентом и засебан сажетак о клијенту, па оба генеришите из истог попуњеног записа.
Управљајте сљедећим корацимаСачувајте генерисану датотеку у Folderit-у како бисте користили дозволе, хисторију верзија, трагове ревизије и токове рада. Документ може наставити кроз преглед или потписивање без премјештања у други систем за управљање документима.
Од података обрасца до готовог документа
- Одаберите информације које желите прикупити. Креирајте или одаберите Folderit е-образац с пољима попут имена клијента, адресе, контакт особе и услова плаћања. Сваки попуњени образац ствара запис с тим вриједностима.
- Припремите предложак документа. Креирајте ODT датотеку у LibreOffice Writer-у или другом уређивачу који чува ODT. Додајте текст, бренд и резервисана мјеста копирана тачно с Folderit-ове листе Доступна поља обрасца.
- Повежите предложак и одаберите формате. У одјељку Администраторски алати → Предлошци образаца додајте предложак документа одговарајућем е-обрасцу. Отпремите ODT, поставите образац назива датотеке и укључите PDF, DOCX или обоје. За ово постављање потребан је администраторски приступ.
- Генеришите и провјерите резултат. Отворите попуњени запис и одаберите Генериши PDF или Генериши DOCX. Folderit умеће вриједности записа у предложак. Користите доступне опције за чување резултата у Folderit-у, преузимање или слање имејлом из система.
Једноставан примјерЗамислите запис о клијенту с називом „Northfield Studio” и роком плаћања од 30 дана.
Предложак: Овај уговор закључује се с {{ client_name }}. Рок плаћања је {{ payment_terms }} дана.
Генерисани текст: Овај уговор закључује се с Northfield Studio. Рок плаћања је 30 дана.
Илустративне вриједности. Користите тачна резервисана мјеста за властити е-образац. Резервисана мјеста поља можете користити и у генерисаном називу датотеке.
Наш водич за постављање генерисања докумената обухвата поставке предложака, резервисана мјеста поља и рјешавање проблема.
Шта ваш тим може генерисати?
Почните документом чија структура углавном остаје иста, док се имена, датуми и други детаљи мијењају. Ово су примјери које можете конфигурисати:
Уговори с клијентимаПрикупите име или назив клијента, регистрацијски број, адресу, контакт податке и услове плаћања. Генеришите уговор помоћу формулација које је припремио ваш тим, па организујте преглед прије потписивања. Погледајте генерисање уговора из образаца захтјева.
HR писма и документи за увођење у посаоКористите поља попут имена запосленика, назива позиције, одјела и датума почетка за припрему понуде запослења или документа за увођење у посао. Резултат сачувајте с одговарајућим дозволама мапе запосленика. Истражите аутоматизацију докумената за увођење запосленика.
Потврде о обуциПрикупите име учесника, курс, датум завршетка и референцу потврде. Генеришите брендирани PDF помоћу свог распореда потврде. Тим одговоран за обуку потврђује завршетак; предложак пружа документ. Погледајте генерисање PDF потврда.
Извјештаји о инцидентима и интерне пријавеПретворите структурисани запис догађаја, локације, датума, одговорне особе и описа у досљедан извјештај. Засебан предложак може приказати одабране вриједности као интерни сажетак, користећи исти изворни запис.
Задржите генерисану датотеку у свом току рада
Генерисање документа је један корак. Нацрт уговора можда још треба одобравање; HR писму може требати потпис. Након чувања у Folderit-у, датотека постаје управљани документ који може ући у токове прегледа и одобравања или у процес електронског потписивања.
Одаберите ко може приступити датотеци, задржите хисторију верзија и прегледајте активности путем трага ревизије. Примијените поставке дијељења и чувања примјерене запису. Ове контроле конфигуришу се као дио процеса управљања документима; само генерисање датотеке не одобрава је нити потписује.
Тестирајте цијели поступак узорком записа. Генеришите сваки формат који планирате користити, провјерите јесу ли резервисана мјеста замијењена и прегледајте пријеломе страница, табеле и називе датотека. Затим тестирајте похрану, имејл или планирани наредни ток рада. Прегледајте доступне пакете и сигурносне контроле при избору поставки.
Прије него што почнете
Можемо ли генерисати и PDF и Word документе?
Да. У поставкама предлошка омогућите PDF, DOCX или обоје. PDF је користан за дистрибуцију, а DOCX даје Word документ који можете уређивати. Корисници виде опције генерисања омогућене за тај предложак.
Можемо ли отпремити Word документ као предложак?
Предложак отпремљен у Folderit мора бити ODT датотека. Припремите га у уређивачу који може сачувати ODT и провјерите распоред и резервисана мјеста прије отпремања. DOCX је излазни формат, а не формат предлошка који користи ово постављање.
Ствара ли слање обрасца аутоматски документ?
У документованом току рада слање е-обрасца ствара запис. Корисник затим отвара запис и бира Генериши PDF или Генериши DOCX. Слање обрасца и генерисање документа одвојени су кораци.
Можемо ли из једног обрасца креирати више типова докумената?
Да. Повежите више предложака докумената с е-обрасцем, па одаберите одговарајући при генерисању из попуњеног записа. Сваки предложак има свој распоред, образац назива генерисане датотеке и доступне излазне формате.
Шта ако поље недостаје или распоред изгледа погрешно?
Провјерите има ли изворно поље вриједност и одговара ли резервисано мјесто тачно Folderit-овој листи Доступна поља обрасца. Резервисана мјеста морају остати у једном комаду. Код проблема с распоредом поједноставите ODT предложак и провјерите оба излазна формата. Водич за постављање укључује контролну листу тестирања и кораке рјешавања проблема.
Почните документом који ваш тим креира сваке седмице.