Automatiserade dokumentarbetsflöden

Enkla dokumentarbetsflöden: automatisera godkännanden, granskningar, läskvittenser och underskrifter med Folderit, världens mest användarvänliga dokumenthanteringssystem.

Skapa enkla dokumentarbetsflöden på några minuter. För mer avancerade verksamhetsprocesser använder ni den visuella arbetsflödesbyggaren:

Visuell arbetsflödesbyggare med sammankopplade steg i Folderit

Fyra arbetsflöden. En sammanhängande process.

Folderit stöder fyra grundläggande typer av arbetsflöden samt anpassningsbara arbetsflödesmetoder som bygger på dem. Varje typ hanterar ett särskilt steg i dokumentets livscykel. Använd dem var för sig eller koppla ihop dem så att samma dokument kan granskas, godkännas, undertecknas och kvitteras i ett automatiserat flöde.

Arbetsflöden för dokumentgodkännande

Samla in formella, granskningsbara godkännanden från enskilda personer eller bestämda grupper utan att jaga svar via e-post.

Skapa på några minuter arbetsflöden för fakturor, avtal, inköpsorder, policyer, HR-dokument och annat som behöver ett bindande beslut innan det går vidare. Den som godkänner ser dokumentet, ert meddelande, eventuella underlag och en fullständig deltagarlista. Personen kan godkänna, avslå eller delegera och lämna en kommentar eller bilaga som förklarar beslutet.

Om ett dokument avslås laddar ni upp en reviderad version och skickar det för nytt godkännande. Folderits versionshantering behåller hela filhistoriken, så att inget försvinner mellan omgångarna. Varje beslut tidsstämplas och registreras i ett granskningsspår. Godkända och avslagna dokument kan exporteras som PDF med en fullständig sammanställning av arbetsflödet som bilaga. Originalfilen förblir oförändrad.

Arbetsflöden för dokumentgranskning

Alla dokument behöver inte ett bindande beslut. Ibland behöver rätt personer bara läsa igenom dem först.

Granskningsflöden skickar dokument till en eller flera granskare innan de går vidare till godkännande eller underskrift. Använd dem för kvalitetskontroll, kontroll av regelefterlevnad, redaktionell granskning och andra interna processer där återkoppling behövs men ett formellt godkännande inte krävs.

Som alla arbetsflöden i Folderit kan granskningar köras parallellt, i följd eller i anpassade steg. Skicka till alla samtidigt eller låt granskarna arbeta i en bestämd ordning. Varje åtgärd loggas med tidsstämpel och granskarens identitet, vilket ger ett tydligt granskningsspår utan manuell dokumentation.

Arbetsflöden för läskvittens

Behöver ni en bekräftelse på att ett dokument har lästs och förståtts, inte bara levererats?

Arbetsflöden för läskvittens ger en strukturerad, granskningsbar historik över vilka som har bekräftat att de tagit emot och förstått ett dokument. Det är centralt när enbart distribution inte räcker i organisationens dokumentprocesser.

Vanliga användningsområden är HR-policyer, arbetsmiljö- och säkerhetsrutiner, utbildningsmaterial, standardrutiner och myndighetsmeddelanden där ni behöver visa att personal eller externa parter har informerats. Varje läskvittens sparas med tidsstämpel och deltagarens identitet. Hela historiken kan laddas ned som en sammanfattande PDF utan att originaldokumentet ändras. Det förenklar underlag vid revisioner, ISO-granskningar och kontroller av GDPR-efterlevnad. Ni kan också använda användargrupper för att skicka förfrågningar om läskvittens till hela team samtidigt.

eSign-arbetsflöden: elektroniska underskrifter

Folderit eSign ger obegränsat med elektroniska underskrifter i Tailor utan extern underskriftstjänst eller avgift per underskrift.

Använd eSign för dokument som annars skulle undertecknas på papper: avtal, sekretessavtal, leverantörsavtal, kundgodkännanden och dokument vid introduktion av nyanställda. Externa parter behöver inget Folderit-konto. De får en säker länk via e-post och undertecknar direkt från inbjudan, vilket gör lösningen praktisk för blandade team och externa motparter.

Använder ni redan DocuSign? Det stöds också i Folderit och finns i Medium och Tailor med ert befintliga DocuSign-abonnemang. Ni är inte bundna till en enda underskriftsleverantör. För andra underskriftsbehov stöder Folderit även eID (XAdES/ASIC-E) för elektroniska ID-kort som stöds. Krav på kvalificerad elektronisk underskrift, identitetskontroll och tillämplig metod behöver bekräftas för användningsfallet; eID och inbyggda eSign är separata metoder.

Anpassa arbetsflödet efter er process

Starta ett arbetsflöde

Starta ett arbetsflöde:

  • Direkt på en fil med ett klick.
  • På en mapp, där nya dokument automatiskt startar arbetsflöden.
  • Från en återanvändbar arbetsflödesmall för en återkommande verksamhetsprocess.
  • Från en sparad visuell automatisering med fördefinierade steg, regler och deltagare.

(Det går även att e-posta dokument direkt till mapparna om ni känner till mappadressen.)

Bestäm deltagarnas ordning

  • Parallellt – Alla deltagare bjuds in samtidigt.
  • I följd – Varje deltagare bjuds in först när föregående person har slutfört sin uppgift.
  • Anpassat – Kombinera parallella och sekventiella steg. Börja till exempel med tre personer som arbetar parallellt och fortsätt därefter med en annan grupp, eller en enda person, som ger det slutliga godkännandet.

Här väljer ni arbetsflödesmetod och deltagare för automatisering på mappnivå:

Dokumentarbetsflöden: godkännande, eSign, läskvittens, granskning

Gör varje uppgift enkel att slutföra

Kortast tid för att slutföra uppgifter bland dokumenthanteringssystem

Enligt ett Gartner-test har Folderit den snabbaste hanteringen av arbetsflödesuppgifter i sin klass. Oavsett om dokumentet ska granskas, godkännas, undertecknas eller kvitteras går det snabbt i Folderit.

Det här är vyn som beslutsfattaren ser i ett godkännandeflöde. Personen kan förhandsgranska och ladda ned filen, läsa ert meddelande och se övriga deltagare. Det går att kommentera, bifoga en fil till beslutet och välja att godkänna, avslå eller delegera uppgiften till en annan användare.

Dokumentarbetsflöden: fatta beslut

Ge deltagarna hela sammanhanget

  • Visa dokumentmetadata som tidsfrister, kategorier och projektinformation om ni vill.
  • Visa relaterade objekt som underlag och referenser för bättre beslut, om ni vill.
Alternativ för att visa metadata och relaterade objekt för deltagare i ett arbetsflöde

Alla kan delta

Både inom och utanför organisationen:

  • Registrerade användare får en fullständig uppgiftsöversikt för att följa, hantera och granska alla uppgifter.
  • Oregistrerade användare kan delta säkert via e-post.
  • All arbetsflödeshistorik loggas och kan granskas.

Delegering och frånvaroläge

  • Är du inte rätt person för uppgiften? Delegera den till någon annan.
  • Ska du vara ledig? Ange frånvaroperiod och utse en ersättare för arbetsflöden i din profil.

Gör beslut och framsteg synliga

Se väntande arbetsflöden i hela organisationen

  • Se alla väntande arbetsflöden i hela organisationen.
  • Se direkt var något har fastnat och varför samt när det började.
Administratörens översikt över dokumentarbetsflöden

Se varje dokuments status

Varje dokument visar aktuell arbetsflödesstatus i mappvyn med tydliga statusikoner:

Status för dokumentarbetsflöden

Ett dokument kan genomgå alla arbetsflödesmetoder i ett och samma flöde. Det här dokumentet är till exempel både undertecknat och kvitterat, vilket ikonerna visar:

Statusikoner för dokumentarbetsflöden

Ladda ned sammanställningar av arbetsflöden

Avslagna och godkända filer kan exporteras som PDF med sammanställningar av arbetsflödet. Originaldokumentet förblir oförändrat.

  • Lägg till uppdaterade versioner och starta om flödet om något avslås.
  • Sammanställningssidorna innehåller:
    • Tidsstämplade beslut
    • Kommentarer
    • Delegeringar
  • Ladda ned:
    • Hela dokumentet med sammanställningssidor
    • Bara sammanställningarna
    • Eller enbart originalfilen
Export av sammanställning för dokumentgodkännande

Redo att förenkla era dokumentarbetsflöden?

Prova Folderit

Med obegränsade inbyggda godkännanden och elektroniska underskrifter, den snabbaste uppgiftshanteringen och inget onödigt krångel.