Metapodaci u upravljanju dokumentima pretvaraju poslovne informacije u dosledna polja koja mogu da se pretražuju. Umesto zaključivanja iz naziva ugovor-konacni-v3.pdf, tim može da proveri klijenta, odgovornu osobu, status i važne datume.
Ovaj vodič objašnjava podešavanje u Folderitu. Za uvod pročitajte šta su metapodaci i zašto su korisni (na engleskom).
Birajte polja prema pitanjima iz svakodnevnog rada
Počnite jednom vrstom dokumenta i zapišite uobičajene pretrage. Kod ugovora to mogu biti sporazumi određenog klijenta, dokumenti koje prati određeni kolega ili ugovori koji ističu u odabranom periodu. Polja treba da podrže te zadatke.
Tabela prikazuje primer početnog šablona za ugovore. To su podešavanja koja sami definišete, a ne polja koja već postoje na svakom Folderit nalogu.
Na užem ekranu pomerite tabelu vodoravno.
| Polje | Tip | Značenje |
|---|---|---|
| Klijent | List ili String | Dogovoreni naziv klijenta; koristite održavanu listu izbora kada je praktično. |
| Vrsta ugovora | List | Na primer, usluge, nabavka ili poverljivost. |
| Odgovorna osoba | User | Kolega zadužen za praćenje ugovora. |
| Status | List | Jasne faze: Nacrt, Na pregledu i Potpisan. |
| Datum isteka | Date | Ugovoreni završetak, a ne datum otpremanja. |
| Prethodna referenca | String | Identifikator sačuvan iz ranijeg sistema. |
Prvi šablon neka bude jednostavan. Dodajte polje kada je jasno kako pomaže pretrazi, odluci ili potrebnom procesu. Ne prikupljajte lične podatke koji nisu potrebni za upravljanje tim dokumentima.
Razlikujte podrazumevana i prilagođena polja
Sedam podrazumevanih polja dokumenta su Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date i Due Date. Document ID generiše se automatski. Signed by beleži imena potpisnika; upisivanje imena u to polje nije elektronsko potpisivanje dokumenta.
Tipovi prilagođenih polja (uputstvo na engleskom) uključuju String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User i Entity. Za List definišite dostupne izbore. Tip odaberite pre uvoza i proverite prazne datume i oznake s početnim nulama. Referencu 00123 čuvajte kao tekst kada nule moraju da ostanu.
Napravite šablon fascikle za ponovnu upotrebu
Šablon fascikle automatski dodaje definisana polja novim resursima u odabranom obuhvatu.
- Otvorite fasciklu i odaberite Meta na traci s alatkama.
- Dodajte postojeće polje ili napravite novo s nazivom, opisom i tipom podataka.
- Za svako polje podesite Required, Recursive i obuhvat Include: datoteke, fascikle, spoljne veze ili njihovu kombinaciju.
- Sačuvajte podešavanja i proverite novi resurs u toj fascikli.
Required zahteva unos vrednosti prilikom izmene metapodataka. Folderit označava resurse kojima nedostaju obavezne vrednosti, tako da korisnik može da ih dopuni u prikazu Modify. To ne znači da svaka otpremljena datoteka odmah ima potpune i tačne podatke.
Recursive primenjuje polje i na potfascikle. Koristite ga kada cela grana deli isti model dokumenata. Proverite uticaj pre nego što podešavanja proširite na odeljenja s različitim potrebama.
Unesite vrednosti i učinite ih preglednim
Otvorite datoteku, fasciklu ili spoljnu vezu i kliknite Modify da biste uneli ili ažurirali vrednosti. Korisnik mora da ima odgovarajuću dozvolu za izmenu resursa. Kreiranje i upravljanje centralnim poljima zahteva dozvolu naloga Manage Metadata.
Prikažite najkorisnija polja kao kolone u fascikli (uputstvo na engleskom). Tako možete lakše da uočite prazne vrednosti i različito pisanje bez otvaranja svakog dokumenta.
Napredna pretraga (uputstvo na engleskom) sužava rezultate prilagođenim poljima i drugim filterima. Live Search pretražuje nazive i metapodatke tokom kucanja. Deep Search može da pretražuje i sadržaj podržanih dokumenata putem OCR-a i indeksiranja. Sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja.
OCR i metapodaci rešavaju različite zadatke. OCR može da pronađe tekst u skeniranom dokumentu; provereno polje identifikuje pravog klijenta ili poslovni datum. Isprobajte oba načina na reprezentativnim datotekama i uz stvarne dozvole korisnika.
Povežite polja s poslovnim procesima
Datumi mogu da podrže preglede, a strukturirane vrednosti izveštaje i podešene tokove rada. Workflow Designer (uputstvo na engleskom) može da koristi promenu metapodatka kao događaj i proveri polje kao uslov. Podesite i testirajte celu automatizaciju: sama promena statusa ne definiše proces odobravanja.
Pri prenosu arhive dogovorite povezivanje datoteka i polja pre uvoza Excel ili CSV tabele s metapodacima. Vodič za migraciju sistema dokumenata objašnjava potrebne provere.
Održavajte strukturu posle podešavanja
- Odredite ko održava definicije polja i vrednosti u listama.
- Objasnite nejasna polja, naročito datume i statuse.
- Pregledajte nedostajuće obavezne vrednosti i razlike u pisanju.
- Izmene šablona prvo isprobajte na malom uzorku.
- Proverite zavisnosti pre brisanja centralnog polja: ono se uklanja svuda gde se koristi, uključujući šablone i sačuvane resurse.
Počnite jednom fasciklom i reprezentativnim dokumentima. Isprobajte Folderit i zamolite kolegu da pronađe pravi dokument pomoću dogovorenih polja.
