Podpis elektroniczny
Zatwierdzaj, podpisuj i zarządzaj dokumentami w jednym miejscu. Folderit eSign łączy podpisy elektroniczne z osobami, decyzjami i dokumentacją całego procesu.
Wysyłaj dokumenty współpracownikom, klientom i dostawcom oraz określaj kolejność podpisywania. Odbiorcy zewnętrzni mogą je przeglądać i podpisywać w przeglądarce bez zakładania konta Folderit.
Nieograniczona liczba podpisów Folderit eSign w planie Tailor. Bez dodatkowej opłaty za każdy podpis. Zobacz plany.
Dlaczego zespoły wybierają Folderit eSign
Zatwierdzanie przed podpisaniemPołącz wewnętrzny proces zatwierdzania z podpisywaniem elektronicznym. Kierownik zakupów może sprawdzić umowę z dostawcą, zanim trafi ona do upoważnionych osób podpisujących. Decyzje pozostają powiązane z dokumentem.
Przewidywalne koszty podpisywaniaPlan Tailor obejmuje nieograniczoną liczbę podpisów Folderit eSign bez dodatkowej opłaty za każdy zebrany podpis. To ułatwienie, gdy umowy i dokumentacja pracownicza są częścią codziennej pracy. Koszt subskrypcji zależy od wybranej konfiguracji planu.
Wygoda dla odbiorców zewnętrznychKlienci i dostawcy otrzymują bezpieczne zaproszenie e-mailem. Mogą przeczytać i podpisać dokument w przeglądarce, bez konta Folderit, osobnego konta u dostawcy podpisów czy specjalnego sprzętu do podpisywania.
Dokumentacja, którą znajdziesz także późniejPodpisany dokument i historia jego obiegu pozostają razem. Sprawdzaj uczestników, komentarze i znaczniki czasu oraz ustaw automatyczne przenoszenie plików do wybranego folderu po pomyślnym zakończeniu procesu.
Od dokumentu do podpisanej dokumentacji
- Przygotuj prośbę o podpis. Otwórz dokument, uruchom Folderit eSign i dodaj odbiorców. Dołącz krótką instrukcję i zdecyduj, czy odbiorcy mogą widzieć metadane oraz powiązane elementy. Opcja podpisywania jest dostępna po przygotowaniu podglądu dokumentu.
- Ustal kolejność podpisywania. Wybierz podpisywanie równoległe, aby zaprosić wszystkich jednocześnie, sekwencyjne, gdy jedna osoba musi podpisać przed kolejną, lub etapy niestandardowe, aby połączyć grupy odbiorców w określonej kolejności.
- Przejrzyj dokument, podpisz i śledź postępy. Odbiorcy otwierają zaproszenie, wybierają stronę, umieszczają podpis i wybierają polecenie podpisania dokumentu. Mogą też poprosić o wyjaśnienie, dodać komentarz lub odrzucić prośbę. Postępy śledzisz w widoku szczegółów dokumentu, a gotowy plik zachowujesz wraz z jego historią.
Zarejestrowani użytkownicy znajdą prośby także w swoich zadaniach Folderit. Zobacz przewodnik konfiguracji eSign, aby poznać szczegółowe ustawienia.
Włącz podpisywanie do codziennej pracy
Skonfiguruj proces zgodnie z podziałem odpowiedzialności w organizacji. Na przykład:
Umowy z dostawcamiSkieruj umowę do przeglądu w dziale zakupów, a następnie zaproś dostawcę i dyrektora do podpisania jej w wymaganej kolejności. Po podpisaniu przenieś plik do folderu umów z dostawcami i zachowaj powiązania z dokumentami pomocniczymi.
Dokumentacja pracowniczaDział HR może przygotować dokument i uzyskać zatwierdzenie wewnętrzne, zanim podpiszą go pracownik i przedstawiciel pracodawcy. Gotowy plik przechowuj z odpowiednimi uprawnieniami folderu pracowniczego. Poznaj zarządzanie dokumentacją HR, aby zobaczyć szerszy proces.
Umowy z klientami i odbiory projektówWykorzystuj ponownie proces podpisywania przy cyklicznych umowach lub dokumentacji projektowej. Jasno poinformuj klienta, co akceptuje. Wyjaśnij pytania przed zakończeniem procesu i zachowaj komentarze oraz historię podpisywania przy dokumencie.
Skonfiguruj powtarzalny proces
Szablony procesów zapisują odbiorców, kolejność podpisywania, instrukcje i ustawienia widoczności. Korzystaj z nich, gdy zespół ma świadomie uruchamiać każdą prośbę. W przypadku plików gotowych do podpisania automatyzacja na poziomie folderu może uruchamiać wcześniej zdefiniowany proces podpisywania po każdym dodaniu nowego pliku do skonfigurowanego folderu.
W szerszym procesie projektant procesów łączy podpisywanie z warunkami, zatwierdzaniem, potwierdzeniami zapoznania się i przenoszeniem plików. Umowa może przejść zatwierdzenie przez kierownictwo, następnie podpisywanie i po powodzeniu trafić do archiwum. Możesz też określić, co dzieje się w razie niepowodzenia zadania lub przekroczenia czasu. Poznaj automatyzację obiegu dokumentów.
Uwzględnij w tej konfiguracji zasady dostępu. Wybierz, jakie metadane i powiązane elementy mogą widzieć odbiorcy, a dostęp w systemie DMS kontroluj uprawnieniami dokumentów i folderów. Folderit oferuje szyfrowane połączenia, 256-bitowe szyfrowanie przechowywanych danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i dzienniki audytu. Zobacz zabezpieczenia i centrum zaufania, aby poznać szczegóły.
Zanim zaczniesz
Który plan obejmuje nieograniczoną liczbę podpisów?
Plan Tailor obejmuje nieograniczoną liczbę podpisów Folderit eSign bez dodatkowej opłaty za każdy podpis. Sprawdź aktualne plany, aby zobaczyć konfigurację użytkowników i przestrzeni dyskowej oraz pozostałe funkcje.
Czy klienci i dostawcy potrzebują konta?
Nie. Odbiorcy zewnętrzni mogą otworzyć bezpieczne zaproszenie e-mail i podpisać dokument w przeglądarce bez rejestracji w Folderit.
Czy możemy skorzystać z innej metody podpisywania?
Folderit obsługuje także integrację z DocuSign i podpisy elektroniczne eID. Są to odrębne metody, z własnymi wymaganiami. Nieograniczona liczba podpisów Folderit eSign nie obejmuje subskrypcji zewnętrznego dostawcy podpisów.
Jak wybrać odpowiednią metodę?
Określ rodzaje dokumentów, kraje i wymagania dotyczące weryfikacji tożsamości lub standardu podpisu. Omów je z zespołem prawnym lub ds. zgodności, a następnie potwierdź właściwą metodę z Folderit. Podpisy Folderit eSign i podpisy eID nie są metodami równoważnymi i nie należy stosować ich zamiennie bez oceny wymagań.
Czy możemy najpierw przetestować proces?
Tak. Podczas 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego przetestuj przykładowy dokument, zatwierdzenie wewnętrzne, zewnętrznego podpisującego i wybraną kolejność podpisów. Sprawdź, gdzie powinien trafić gotowy plik. W przypadku procesów obejmujących kilka działów lub szczególne wymagania dotyczące podpisywania poproś o prezentację.
Przetestuj swój kolejny proces podpisywania w Folderit.