Oprogramowanie do zarządzania politykami i procedurami
Uporządkuj polityki, kieruj zmiany do zatwierdzenia i sprawdzaj, kto potwierdził zapoznanie się z wymaganymi dokumentami.
Folderit łączy zarządzanie politykami z codzienną pracą nad dokumentami. Właściciele polityk korzystają z historii wersji, przypomnień o przeglądach i procesów zatwierdzania, a pracownicy otrzymują prośby o potwierdzenie zapoznania się i mają jedno miejsce z opublikowanymi politykami.
Od projektu polityki do zapisanego potwierdzenia zapoznania się
System zarządzania politykami łączy dokument, jego właściciela i podejmowane działania. Folderit pomaga skoordynować cztery części tego procesu bez prowadzenia osobnej korespondencji dla każdej polityki.
Zapewnij właścicielom polityk przestrzeń do pracy
Przechowuj projekty w folderze udostępnionym osobom odpowiedzialnym za opracowanie i przegląd. Korzystaj z historii wersji, aby zachować kolejne zmiany razem i otwierać wcześniejsze wersje w razie potrzeby.
Oddziel bibliotekę polityk dla pracowników od obszaru roboczego. Przesłanie nowej wersji czyni ją bieżącym plikiem, ale nie oznacza automatycznie zatwierdzonej publikacji.
Powierz decyzję właściwym osobom
Wyślij politykę do zatwierdzenia równolegle lub sekwencyjnie. Na przykład dział prawny i HR mogą sprawdzić projekt przed ostateczną decyzją kierownika działu.
Osoby zatwierdzające mogą zaakceptować, odrzucić lub poprosić o wyjaśnienie. Przy odpowiedniej konfiguracji pomyślne zakończenie procesu może przenieść dokument do innego folderu. Przed włączeniem tej funkcji określ miejsce publikacji i jego uprawnienia.
Poproś pracowników o potwierdzenie zapoznania się
Uruchom proces potwierdzania zapoznania się dla wybranych użytkowników lub grup. Odbiorcy widzą zadanie w Folderit i mogą otrzymać e-mail, zależnie od ustawień powiadomień.
Odbiorcy otwierają dokument i potwierdzają zapoznanie się. W szczegółach procesu sprawdzisz, kogo zaproszono i kto odpowiedział, a następnie przypomnisz pozostałym osobom o zadaniu.
Przypomnij właścicielowi o ponownej ocenie polityki
Ustaw przypomnienie o przeglądzie z datą, godziną, odbiorcą i wiadomością. Przypomnienia mogą być cykliczne, a dokument może mieć ich kilka — dla różnych osób lub terminów.
Gdy polityka się zmieni, sprawdź nową wersję i w razie potrzeby wyślij kolejną prośbę o potwierdzenie zapoznania się. Automatyzacja w skonfigurowanym folderze może uruchamiać taki proces po dodaniu dokumentu lub nowej wersji.
Odróżniaj zatwierdzenie od potwierdzenia zapoznania się. Zatwierdzenie dokumentuje decyzję o dopuszczeniu polityki do publikacji. Potwierdzenie zapoznania się zapisuje odpowiedź odbiorcy. Samo potwierdzenie nie dowodzi zrozumienia treści ani ukończenia szkolenia.
Zbuduj rejestr polityk, z którego wygodnie się korzysta
Porządkuj polityki według działów lub tematów, a następnie wykorzystaj własne metadane i szablony folderów do utrzymania spójnego zestawu pól. Wyświetlaj przydatne pola jako kolumny folderu, aby właściciele mogli przeglądać rejestr bez otwierania każdego pliku.
| Pole | Przykład i przeznaczenie |
|---|---|
| Oznaczenie polityki | HR-014 — spójny identyfikator do pytań i powiązanych procedur. |
| Właściciel | Kierownik HR — osoba odpowiedzialna za aktualność polityki. |
| Dział lub odbiorcy | Wszyscy pracownicy — docelowi odbiorcy, określeni niezależnie od rzeczywistych uprawnień udostępniania. |
| Data wejścia w życie | 1 listopada 2026 — dzień, od którego organizacja zamierza stosować politykę. |
| Data przeglądu | 1 listopada 2027 — termin oceny przez właściciela, czy potrzebna jest aktualizacja. |
| Status polityki | Projekt, w przeglądzie, opublikowana lub zastąpiona — oznaczenia definiowane i utrzymywane przez zespół. |
To propozycje pól, a nie automatyczne reguły publikacji. Dodanie daty lub statusu samo w sobie nie publikuje polityki, nie zmienia uprawnień i nie tworzy przypomnienia. Te działania konfiguruje się osobno.
Pomóż pracownikom znaleźć właściwą politykę
Przeszukuj nazwy dokumentów, metadane i treść obsługiwanych plików. Pracownik może szukać oznaczenia polityki lub zwrotu, np. „praca zdalna”, wśród materiałów, do których ma uprawnienia.
Pozostaw prawo edycji właścicielom
Korzystaj z uprawnień, aby odróżnić redaktorów polityk od czytelników. Udostępnij opublikowaną bibliotekę odpowiednim grupom użytkowników i sprawdzaj ich skład, gdy pracownicy dołączają, zmieniają zespoły lub odchodzą.
Sprawdź, kto zatwierdził, kto potwierdził zapoznanie się i co się zmieniło
Zachowaj zapis procesu przy polityce
Szczegóły procesu pokazują uczestników, decyzje i znaczniki czasu. Postęp potwierdzania zapoznania się wskazuje zaproszonych odbiorców i otrzymane odpowiedzi, a podsumowanie można pobrać do dokumentacji.
Sprawdzaj status zadania względem właściwej wersji pliku. Jeśli podczas aktywnego zatwierdzania zostanie przesłana nowa wersja, trwające zatwierdzenie nadal dotyczy poprzedniej — nie zatwierdza pliku zastępczego.
Korzystaj z raportów do bieżącego nadzoru
Administratorzy mogą korzystać z panelu i raportów do przeglądania dokumentów oczekujących na zatwierdzenie oraz eksportu raportów. Osobny dziennik audytu rejestruje działania w systemie.
Raport dokumentów z terminem korzysta z metadanej terminu dokumentu. Nie obejmuje automatycznie dowolnego własnego pola daty przeglądu ani terminu procesu. Dobierz pola i raporty odpowiadające sposobowi przeprowadzania przeglądów.
Przykład: aktualizacja polityki pracy zdalnej. HR przygotowuje zmiany w obszarze roboczym, dział prawny sprawdza je, a uprawniony właściciel publikuje zatwierdzony plik w bibliotece polityk. HR uruchamia potwierdzanie zapoznania się dla odpowiednich pracowników, monitoruje brakujące odpowiedzi i planuje przypomnienie o kolejnym przeglądzie. Przed wdrożeniem w całej firmie przetestuj uprawnienia oraz proces na małej grupie.
Pytania o zarządzanie politykami w Folderit
Co daje to w porównaniu ze współdzielonym folderem i e-mailem?
Współdzielony folder daje miejsce do przechowywania polityk. Folderit dodaje decyzje zatwierdzające, prośby o potwierdzenie zapoznania się, historię wersji i przypomnienia. Właściciel sprawdza postępy przy dokumencie, zamiast uzgadniać odpowiedzi z wielu skrzynek i arkuszy.
Który plan obejmuje zatwierdzanie polityk i potwierdzanie zapoznania się?
Medium obejmuje proste procesy zatwierdzania i potwierdzania zapoznania się, własne metadane i automatyzację przechowywania. Tailor dodaje projektanta procesów do bardziej zaawansowanych zadań, szczegółowe uprawnienia, SSO i inne funkcje. Każdy plan ma określoną liczbę użytkowników oraz przestrzeń dyskową. Sprawdź aktualne plany pod kątem wielkości zespołu i wymagań procesu.
Czy zatwierdzanie i potwierdzanie zapoznania się mogą tworzyć jeden proces?
Tak. Folderit obsługuje wieloetapowe procesy łączące różne metody, np. zatwierdzenie, a po nim potwierdzenie zapoznania się. W planie Tailor projektant procesów pozwala połączyć etapy i określić działania po powodzeniu, niepowodzeniu lub przekroczeniu czasu. Skonfiguruj i przetestuj ścieżkę publikacji, aby odrzucony projekt nie trafił do pracowników.
Czy polityka może wymagać podpisu elektronicznego?
Tak, podpisywanie może być częścią procesu polityki, jeśli organizacja tego wymaga. Folderit eSign jest dostępny w Tailor. Wybierz zatwierdzenie, potwierdzenie zapoznania się lub podpis zależnie od dowodów, które chcesz zebrać.
Czy oprogramowanie zapewni nam zgodność?
Folderit wspiera udokumentowany proces polityk przez kontrolę dostępu, zapisy procesu i przypomnienia o przeglądach. Zgodność nadal zależy od treści polityk, właściwych wymagań, szkoleń i sposobu stosowania procesu. Szerszy program nadzoru nad dokumentacją opisuje nadzór nad dokumentacją ISO.
Zacznij od jednej polityki i jej rzeczywistych odbiorców
Pokaż nam politykę, etapy zatwierdzania i osoby, które mają potwierdzić zapoznanie się. Przedstawimy organizację rejestru, konfigurację procesu i sprawdzanie powstałej dokumentacji w Folderit.