Oprogramowanie do automatyzacji obiegu dokumentów

Prosty obieg dokumentów: automatyzuj zatwierdzanie, przeglądy, potwierdzenia zapoznania się oraz podpisywanie z Folderit — wyjątkowo łatwym w obsłudze systemem zarządzania dokumentami w codziennej pracy.

Skonfiguruj proste procesy dokumentów w kilka minut. Do bardziej zaawansowanych procesów biznesowych wykorzystaj wizualnego projektanta:

Wizualny projektant procesów z połączonymi etapami w Folderit

Cztery rodzaje zadań. Jeden spójny proces.

Folderit obsługuje cztery podstawowe rodzaje procesów oraz konfigurowalne metody procesów oparte na nich, odpowiadające różnym etapom cyklu życia dokumentu. Korzystaj z nich osobno lub łącz je, aby dokument przeszedł przegląd, zatwierdzenie, podpisanie i potwierdzenie zapoznania się w jednym skonfigurowanym procesie.

Procesy zatwierdzania dokumentów

Uzyskuj formalne, udokumentowane zatwierdzenia od konkretnych osób lub grup — bez przypominania każdemu e-mailem.

Skonfiguruj zatwierdzanie faktur, umów, zamówień, polityk, dokumentacji HR i innych materiałów wymagających decyzji przed dalszą obsługą. Uczestnicy widzą dokument, Twoją wiadomość, pliki pomocnicze i listę pozostałych osób. Mogą zatwierdzić, odrzucić lub przekazać zadanie oraz dodać komentarz albo załącznik wyjaśniający decyzję.

Jeżeli dokument zostanie odrzucony, prześlij poprawioną wersję i wyślij ją do nowego zatwierdzenia. Historia wersji Folderit zachowuje kolejne pliki, aby nic nie zginęło między rundami. Decyzje są zapisywane ze znacznikiem czasu w dzienniku audytu. Zatwierdzone i odrzucone dokumenty można wyeksportować do PDF z dołączonym podsumowaniem procesu, zachowując oryginalny plik bez zmian.

Procesy przeglądu dokumentów

Nie każdy dokument wymaga wiążącej decyzji. Czasem trzeba najpierw zebrać uwagi właściwych osób.

Procesy przeglądu pozwalają kierować dokumenty do jednej lub kilku osób przed zatwierdzeniem albo podpisaniem. Wykorzystuj je do kontroli jakości, oceny wymagań, redakcji i innych przeglądów wewnętrznych, w których potrzebne są uwagi, a nie formalne zatwierdzenie.

Podobnie jak inne procesy Folderit przeglądy mogą mieć układ równoległy, sekwencyjny lub niestandardowy. Zapraszaj wszystkich jednocześnie lub ustal kolejność recenzentów. Rejestrowane działania zawierają czas i tożsamość uczestnika, co pozwala prześledzić historię w dzienniku audytu bez prowadzenia osobnego rejestru ręcznego.

Procesy potwierdzania zapoznania się z dokumentami

Potrzebujesz odpowiedzi odbiorcy potwierdzającej zapoznanie się z dokumentem, a nie samego doręczenia?

Procesy potwierdzania zapoznania się tworzą uporządkowany zapis odpowiedzi uczestników. Pomagają udokumentować przekazanie materiału tam, gdzie samo dostarczenie nie wystarcza. Odpowiedź nie stanowi jednak samodzielnego dowodu zrozumienia treści ani ukończenia szkolenia.

Typowe zastosowania obejmują polityki HR, procedury BHP, materiały szkoleniowe, SOP i komunikaty regulacyjne — wszędzie tam, gdzie potrzebne jest potwierdzenie poinformowania pracowników lub innych uczestników. Odpowiedź jest rejestrowana z czasem i tożsamością osoby. Zapis można pobrać jako podsumowanie PDF, zachowując oryginalny dokument bez zmian, i wykorzystać przy audytach oraz ocenie wymagań ISO lub RODO. Możesz też korzystać z grup użytkowników do wysyłania próśb całym zespołom jednocześnie.

Procesy eSign: podpisy elektroniczne

Folderit eSign zapewnia nieograniczoną liczbę podpisów elektronicznych w planie Tailor — bez zewnętrznej usługi i opłaty za każdy podpis.

Korzystaj z eSign przy umowach, NDA, porozumieniach z dostawcami, odbiorach klientów i dokumentach wdrożenia pracownika, jeżeli ta metoda podpisu spełnia wymagania danego dokumentu. Odbiorcy zewnętrzni nie potrzebują konta Folderit: otrzymują bezpieczny link e-mailem i podpisują w przeglądarce. Ułatwia to obsługę zespołów wewnętrznych i kontrahentów; eSign nie należy automatycznie utożsamiać z podpisem kwalifikowanym.

Korzystasz już z DocuSign? Folderit obsługuje również tę integrację w Medium i Tailor z własną subskrypcją DocuSign. Nie musisz ograniczać się do jednej metody. Folderit obsługuje także podpisy eID w formatach XAdES/ASIC-E z użyciem obsługiwanych elektronicznych dokumentów tożsamości. Dostępność, wymagany sprzęt i status podpisu kwalifikowanego potwierdź dla konkretnej metody i kraju.

Dostosuj proces do swojego sposobu pracy

Uruchom proces

Proces możesz uruchomić:

Bezpośrednio dla pliku.
Na poziomie folderu — nowo dodane dokumenty automatycznie uruchamiają skonfigurowane procesy.
Na podstawie wielokrotnego użytku szablonu procesu przygotowanego do powtarzalnego zadania biznesowego.
Z zapisanej wizualnej automatyzacji z ustalonymi etapami, regułami i uczestnikami.

Dokumenty możesz też wysyłać e-mailem bezpośrednio do takich folderów, jeżeli znasz ich adres importu.

Ustal kolejność uczestników

Równolegle – Wszyscy uczestnicy otrzymują zaproszenie jednocześnie.
Sekwencyjnie – Kolejna osoba otrzymuje zaproszenie dopiero po wykonaniu zadania przez poprzednią.
Niestandardowo – Połącz etapy równoległe i sekwencyjne. Na przykład trzy osoby pracują równolegle, a po nich zadanie trafia do innej grupy lub jednej osoby odpowiedzialnej za ostateczne zatwierdzenie.

Tutaj wybierasz metodę procesu i ustawiasz uczestników automatyzacji na poziomie folderu:

Procesy dokumentów: zatwierdzanie, eSign, potwierdzanie zapoznania się i przegląd

Ułatw wykonanie każdego zadania

Sprawna realizacja zadań w DMS

Przywołany na stronie test Gartnera opisuje krótki czas realizacji zadań w Folderit. Wynik testu nie jest gwarancją dla każdego wdrożenia; rzeczywista szybkość zależy od procesu, uczestników i konfiguracji. Interfejs ułatwia przeglądanie, zatwierdzanie, podpisywanie i potwierdzanie zapoznania się z dokumentami.

Tak wygląda widok osoby podejmującej decyzję w procesie zatwierdzania. Może przeglądać i pobierać plik, czytać wiadomość i sprawdzać innych uczestników. Może dodać komentarz, załączyć plik do decyzji i zatwierdzić, odrzucić lub przekazać zadanie innemu użytkownikowi.

Procesy dokumentów: podejmowanie decyzji

Udział osób wewnętrznych i zewnętrznych

W organizacji i poza nią:

Zarejestrowani użytkownicy mają dostęp do panelu, w którym śledzą, obsługują i przeglądają swoje zadania.
Użytkownicy niezarejestrowani mogą bezpiecznie uczestniczyć przez zaproszenie e-mail, w zakresie obsługiwanym przez dany proces.
Historia procesu jest rejestrowana i dostępna do przeglądu.

Przekazywanie zadań i zastępstwo podczas nieobecności

Zadanie trafiło do niewłaściwej osoby? Przekaż je komuś innemu.
Planujesz urlop? Ustaw okres nieobecności i wyznacz zastępcę do procesów w swoim profilu.

Zachowaj widoczność decyzji i postępów

Sprawdzaj oczekujące procesy w organizacji

Zobacz wszystkie oczekujące procesy w całej organizacji.
Szybko sprawdź gdzie i dlaczego proces się zatrzymał oraz kiedy został rozpoczęty.

Panel administracyjny procesów dokumentów

Sprawdzaj status każdego dokumentu

Widok folderu pokazuje bieżący status procesu przy każdym dokumencie za pomocą czytelnych ikon:

Dokument może przejść przez wszystkie metody procesów dokumentów w jednym połączonym procesie. Ten dokument został zarówno podpisany, jak i potwierdzony jako przeczytany, na co wskazują ikony:

Pobieraj podsumowania procesów

Odrzucone i zatwierdzone pliki można eksportować do PDF z podsumowaniem procesu. Oryginalny dokument pozostaje bez zmian.

Jeżeli dokument zostanie odrzucony, dodaj poprawioną wersję i uruchom nowy proces.
Podsumowanie zawiera:
- Decyzje ze znacznikami czasu
- Komentarze
- Przekazania zadań
Pobierz:
- Cały dokument wraz z podsumowaniami
- Same podsumowania
- Lub tylko plik oryginalny

Eksport podsumowania procesu zatwierdzania dokumentu

Chcesz usprawnić obieg dokumentów?

Wypróbuj Folderit

Dzięki wbudowanemu zatwierdzaniu i nieograniczonym podpisom eSign w Tailor oraz sprawnej realizacji zadań oraz wygodnej obsłudze.