Oprogramowanie do nadzoru nad dokumentacją ISO

Nadzór nad dokumentacją nie powinien opierać się na arkuszu kalkulacyjnym

Dysk współdzielony pozwala przechowywać procedurę SOP. Trudniej zapanować nad tym, co dzieje się wokół niej: kto może ją edytować? Kto musi ją sprawdzić? Czy nowa wersja została zatwierdzona? Kto powinien potwierdzić zapoznanie się ze zmianą? Kiedy przypada kolejny przegląd? I co stało się z poprzednią wersją?

Folderit łączy te mechanizmy nadzoru z samym dokumentem. Wersje, metadane, uprawnienia, procesy, przypomnienia, zasady przechowywania i historia audytu pozostają ze sobą powiązane. Nadzór nad dokumentacją staje się dzięki temu częścią codziennej pracy, a nie czymś odtwarzanym tuż przed audytem.

Nadzorowany cykl życia dokumentu — od wersji roboczej do archiwum

1. Utwórz lub zaktualizuj dokument
Prześlij istniejący dokument albo twórz i edytuj dokumenty Microsoft Office dzięki integracji z Office 365. Nowe wersje pozostają przy tym samym dokumencie, zamiast stawać się kolejnymi plikami o nazwach „SOP-final-v2-NOWA”.

2. Skieruj dokument do właściwego procesu przeglądu i zatwierdzania
Kieruj dokumenty przez procesy sekwencyjne, równoległe lub dostosowane do własnych potrzeb. Poszczególne etapy mogą obejmować przegląd, zatwierdzenie, podpis Folderit eSign, potwierdzenie zapoznania się i inne zadania.

3. Udostępnij dokument właściwym osobom
Po zakończeniu procesu Folderit może automatycznie przenieść dokument do innego folderu objętego nadzorem. Folder docelowy może mieć własne uprawnienia i procesy.

4. Zbieraj potwierdzenia zapoznania się tam, gdzie są potrzebne
Gdy zmieni się procedura SOP, polityka lub instrukcja pracy, wyślij ją odpowiednim użytkownikom lub grupom do potwierdzenia zapoznania się. Folderit zapisuje, kto i kiedy potwierdził zapoznanie się z dokumentem.

5. Przeglądaj, przechowuj lub zastępuj dokument
Korzystaj z terminów, przypomnień i reguł przechowywania, aby zarządzać okresowymi przeglądami, datami ważności i przechowywaniem dokumentacji. Gdy dokument ponownie się zmieni, poprzednie wersje pozostaną dostępne w jego historii.

Dokumenty i zapisy systemu zarządzania jakością w jednym miejscu

System zarządzania jakością to nie tylko nadzorowane dokumenty Word i PDF. Powstają w nim także zapisy dotyczące incydentów, niezgodności, działań korygujących i zapobiegawczych (CAPA), ustaleń z audytów, inspekcji, wyposażenia, ocen dostawców, wniosków o zmiany i wielu innych spraw.

Folderit eForms pozwala tworzyć je jako uporządkowane rekordy zamiast prowadzić osobne arkusze kalkulacyjne. Administratorzy definiują pola, które użytkownicy mają wypełniać: tekst, daty, liczby, listy wyboru, użytkowników, powiązania, tabele i załączniki.

Informacje wpisane do formularza stają się metadanymi, które można przeszukiwać. Pola formularza mogą być widoczne jako kolumny, a rekordy można filtrować według ich wartości. Utworzone rekordy korzystają z tych samych uprawnień, procesów, przypomnień, ustawień przechowywania i dziennika audytu co inne elementy w Folderit.

Możesz na przykład utworzyć formularz Niezgodność wewnętrzna zawierający dział, datę wykrycia, poziom istotności, opis, osobę odpowiedzialną, działanie korygujące i planowany termin zakończenia. Przesłany rekord można następnie skierować do procesu działań korygujących i przechowywać wraz z dokumentacją potwierdzającą.

Co zespoły ds. jakości mogą nadzorować w Folderit

Nieograniczona historia wersji dokumentów
Przechowuj poprzednie wersje przy dokumencie i w razie potrzeby przeglądaj je, pobieraj lub przywracaj.

Zatwierdzanie, przegląd, potwierdzenie zapoznania się i podpisy elektroniczne
Zbuduj proces wymagany przez Twój system jakości, zamiast dostosowywać procedurę do sztywnego schematu. Procesy mogą łączyć etapy sekwencyjne i równoległe, a do tej samej wersji pliku można stosować różne procesy.

Procesy automatyczne
Uruchamiaj proces automatycznie po dodaniu dokumentu do folderu i przenoś dokument automatycznie po jego zakończeniu. Ułatwia to oddzielenie wersji roboczych, dokumentów w przeglądzie i dokumentów dopuszczonych do użytku.

Okresowe przeglądy i monitorowanie dat ważności
Dzięki terminom, cyklicznym przypomnieniom i raportom administracyjnym widzisz, które dokumenty wymagają uwagi, bez prowadzenia osobnego arkusza przeglądów.

Nadzorowana numeracja dokumentów
Twórz schematy numeracji oparte na metadanych, aby procedury SOP i inne dokumenty objęte nadzorem konsekwentnie stosowały zasady nazewnictwa i numeracji obowiązujące w organizacji.

Wymagane metadane
Zdefiniuj metadane, takie jak typ dokumentu, dział, właściciel, data wejścia w życie, data przeglądu lub poziom poufności. Szablony metadanych na poziomie folderu pozwalają oznaczać pola jako obowiązkowe.

Szczegółowe uprawnienia dostępu
Przyznawaj użytkownikom dostęp wyłącznie do podglądu, wyłącznie do przesyłania, do odczytu lub do edycji. Stosuj dodatkowe ograniczenia dotyczące pobierania, udostępniania, administracji i widoczności dziennika audytu. Dostęp można kontrolować na poziomie konta, sekcji, folderu i pojedynczego elementu.

Dziennik audytu i dokumentacja procesów
Działania użytkowników i systemu są rejestrowane, a informacje z audytu można eksportować, gdy potrzebujesz potwierdzenia dostępu do dokumentów, wprowadzonych zmian lub decyzji podjętych w procesie.

Szybkie wyszukiwanie podczas audytu
Znajduj dokumenty według metadanych, tagów, dat, terminów lub pełnej treści. Dzięki OCR można przeszukiwać także zeskanowane pliki PDF i obrazy.

Przechowywanie dokumentów
Stosuj okresy przechowywania do pojedynczych elementów lub całych folderów, aby dokumentacja jakościowa podlegała Twojej polityce przechowywania bez ręcznego pilnowania każdego terminu.

Praktyczny przykład procesu dla procedury SOP

Przykładowa nadzorowana procedura może powstać w lokalizacji Procedury robocze — folderze roboczym. Gdy nowa wersja jest gotowa, dokument trafia do właściciela procesu do przeglądu, a następnie do kierownika ds. jakości do zatwierdzenia.

Po zatwierdzeniu Folderit może automatycznie przenieść ją do lokalizacji Procedury nadzorowane — folderu, z którego odpowiedni pracownicy mogą następnie otrzymać prośbę o potwierdzenie zapoznania się z nową wersją. Można zapisać datę przeglądu i wysyłać przypomnienia przed zbliżającym się terminem kolejnego przeglądu.

Jeżeli procedura zostanie później zmieniona, nowa wersja ponownie przejdzie wymagany proces, a poprzednie wersje i ich historia pozostaną dostępne.

Przydatne nie tylko do procedur SOP

• Podręczniki jakości, polityki i procedury
• Standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Instrukcje pracy i nadzorowane szablony
• Niezgodności i zapisy działań CAPA
• Ustalenia z audytów wewnętrznych i zewnętrznych
• Raporty o incydentach i odstępstwach
• Szkolenia i potwierdzenia zapoznania się z dokumentami
• Dokumentacja wyposażenia, wzorcowania i konserwacji
• Dokumentacja i oceny dostawców
• Certyfikaty i inne dokumenty z terminem ważności lub przeglądu
• Dokumenty zewnętrzne wymagające kontrolowanego dostępu

Wsparcie dla systemów jakości i zarządzania opartych na normach ISO

Folderit można skonfigurować zgodnie z zasadami nadzoru nad dokumentami i zapisami, które organizacja przyjęła w swoim systemie zarządzania. Sprawdza się w zespołach pracujących według ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 i innych norm, w których istotne są nadzorowane informacje udokumentowane, identyfikowalność i dowody.

Oprogramowanie nie narzuca sposobu działania systemu jakości. To Ty określasz typy dokumentów, zakresy odpowiedzialności, metadane, częstotliwość przeglądów, ścieżki zatwierdzania, zasady dostępu i okresy przechowywania. Folderit dostarcza narzędzia pozwalające konsekwentnie stosować te reguły.

Zabezpieczenia poufnej dokumentacji systemu jakości

• 256-bitowe szyfrowanie AES danych przechowywanych w systemie
• Szyfrowane połączenia podczas przesyłania danych
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), w tym możliwość obowiązkowego 2FA
• Polityki haseł i listy dozwolonych adresów IP
• Integracja SSO z Microsoft Entra ID, Google i Okta
• Szczegółowe uprawnienia użytkowników, grup i administratorów
• Dziennik audytu działań użytkowników i systemu
• Potrójne kopie zapasowe w infrastrukturze AWS
• Opcjonalne dynamiczne znaki wodne w podglądzie i pobieranych plikach

Dowiedz się więcej o bezpieczeństwie Folderit, zautomatyzowanych procesach zatwierdzania, podpisach elektronicznych oraz o dzienniku audytu.

Zobacz, jak Twój system jakości może działać w Folderit

Nie musisz przebudowywać systemu jakości pod oprogramowanie. Pokaż nam obecną strukturę dokumentów, proces zatwierdzania lub arkusz przeglądów, a przedstawimy, jak realizować ten sam proces w Folderit.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny lub poproś o prezentację i zobacz, jak skonfigurować Folderit dla Twojego systemu zarządzania jakością.

14 dni bezpłatnie. Karta płatnicza nie jest wymagana.