Generator dokumentów
Twórz dokumenty PDF i Word z danych, które Twój zespół już zbiera.
Generator dokumentów Folderit tworzy dokument z wypełnionego formularza eForm na podstawie wielokrotnego użytku szablonu. Przygotowuj umowy, pisma, certyfikaty i raporty ze spójną treścią oraz identyfikacją wizualną, a gotowe pliki przechowuj w tym samym systemie do przeglądu, podpisania i archiwizacji.
Twój szablon + wartości z formularza → dokument PDF lub edytowalny plik Word. Obejrzyj prezentację poniżej.
Dlaczego warto generować dokumenty w Folderit?
Nie przepisuj ciągle tych samych danychNazwy, adresy, daty i inne wartości pochodzą z wypełnionego rekordu eForm. Znaczniki pól wstawiają je w odpowiednich miejscach dokumentu, ograniczając ręczne kopiowanie, przez które w nowym pliku może pozostać poprzednia nazwa klienta lub data.
Zachowaj spójną treść i układSzablon określa tekst, logo, tabele i układ stron. Osoba generująca dokument podaje wartości w formularzu i wybiera format wyjściowy, zamiast za każdym razem budować dokument od nowa.
Wykorzystaj jeden rekord do różnych dokumentówZ formularzem eForm można połączyć więcej niż jeden szablon dokumentu. Przygotuj na przykład umowę z klientem i osobne podsumowanie jego danych, a następnie wygeneruj oba dokumenty z tego samego wypełnionego rekordu.
Zarządzaj kolejnymi krokamiZapisz wygenerowany plik w Folderit, aby korzystać z uprawnień, historii wersji, dzienników audytu i procesów. Dokument może przejść do przeglądu lub podpisania bez przenoszenia do osobnego systemu zarządzania dokumentami.
Od danych formularza do gotowego dokumentu
- Wybierz dane do zebrania. Utwórz lub wybierz formularz Folderit eForm z polami takimi jak nazwa klienta, adres, osoba kontaktowa i termin płatności. Każdy wypełniony formularz tworzy rekord zawierający te wartości.
- Przygotuj szablon dokumentu. Utwórz plik ODT w LibreOffice Writer lub innym edytorze zapisującym w tym formacie. Dodaj własną treść, identyfikację wizualną i znaczniki skopiowane dokładnie z listy dostępnych pól formularza w Folderit.
- Połącz szablon i wybierz formaty. W narzędziach administracyjnych otwórz szablony formularzy i dodaj szablon dokumentu do odpowiedniego eForm. Prześlij plik ODT, ustaw schemat nazwy pliku i włącz PDF, DOCX lub oba formaty. Ta konfiguracja wymaga dostępu administratora.
- Wygeneruj i sprawdź wynik. Otwórz wypełniony rekord i wybierz generowanie PDF lub DOCX. Folderit wstawi wartości z rekordu do szablonu. Korzystając z dostępnych opcji, zapisz wynik w Folderit, pobierz go lub wyślij e-mailem z systemu.
Prosty przykładWyobraź sobie rekord klienta o nazwie „Northfield Studio” z terminem płatności 30 dni.
Szablon: Niniejsza umowa zostaje zawarta z {{ client_name }}. Termin płatności wynosi {{ payment_terms }} dni.
Wygenerowany tekst: Niniejsza umowa zostaje zawarta z Northfield Studio. Termin płatności wynosi 30 dni.
Wartości są przykładowe. Korzystaj z dokładnych znaczników dostępnych dla własnego eForm. Możesz używać ich także w nazwie generowanego pliku.
Nasz przewodnik konfiguracji generowania dokumentów opisuje ustawienia szablonów, znaczniki pól i rozwiązywanie problemów.
Co może generować Twój zespół?
Zacznij od dokumentu o stałej strukturze, w którym zmieniają się nazwiska, daty i inne szczegóły. Możesz skonfigurować na przykład:
Umowy z klientamiZbierz nazwę klienta, numer rejestrowy, adres, dane kontaktowe i termin płatności. Wygeneruj umowę z treścią przygotowaną przez zespół, a następnie skieruj ją do przeglądu przed podpisaniem. Zobacz generowanie umów z formularzy zgłoszeniowych.
Pisma HR i dokumenty wdrożenia pracownikaWykorzystaj pola takie jak imię i nazwisko pracownika, stanowisko, dział i data rozpoczęcia pracy do przygotowania oferty zatrudnienia lub dokumentu wdrożeniowego. Zapisz wynik z odpowiednimi uprawnieniami folderu pracowniczego. Poznaj automatyzację dokumentów wdrożenia pracownika.
Certyfikaty ukończenia szkoleńZapisz imię i nazwisko uczestnika, kurs, datę ukończenia i numer certyfikatu. Wygeneruj PDF z identyfikacją wizualną organizacji na podstawie własnego układu certyfikatu. Zespół odpowiedzialny za szkolenia potwierdza ukończenie, a szablon dostarcza dokument. Zobacz generowanie certyfikatów PDF.
Raporty o incydentach i wnioski wewnętrznePrzekształć uporządkowany rekord zdarzenia — z lokalizacją, datą, osobą odpowiedzialną i opisem — w spójny raport. Osobny szablon może przedstawić wybrane wartości jako podsumowanie wewnętrzne na podstawie tego samego rekordu źródłowego.
Włącz wygenerowany plik do swojego procesu
Wygenerowanie dokumentu to jeden z etapów. Projekt umowy może nadal wymagać zatwierdzenia, a pismo HR — podpisu. Po zapisaniu w Folderit plik staje się zarządzanym dokumentem, który może trafić do procesów przeglądu i zatwierdzania lub do procesu podpisywania elektronicznego.
Wybierz osoby mające dostęp, zachowaj historię wersji i sprawdzaj działania na dokumencie w dzienniku audytu. Zastosuj odpowiednie zasady udostępniania i przechowywania. Te mechanizmy konfiguruje się w ramach zarządzania dokumentami — samo wygenerowanie pliku nie zatwierdza go ani nie podpisuje.
Przetestuj całą ścieżkę na przykładowym rekordzie. Wygeneruj każdy planowany format, sprawdź zastąpienie znaczników oraz podział stron, tabele i nazwy plików. Następnie przetestuj zapis, wysyłkę e-mailem i dalsze procesy, z których zamierzasz korzystać. Sprawdź dostępne plany i zabezpieczenia przy wyborze konfiguracji.
Zanim zaczniesz
Czy możemy generować dokumenty zarówno PDF, jak i Word?
Tak. W ustawieniach szablonu dokumentu włącz PDF, DOCX lub oba formaty. PDF sprawdza się przy dystrybucji, a DOCX zapewnia edytowalny dokument Word. Użytkownicy widzą opcje generowania włączone dla danego szablonu.
Czy możemy przesłać dokument Word jako szablon?
Szablon przesyłany do Folderit musi być plikiem ODT. Przygotuj go w edytorze zapisującym w tym formacie i przed przesłaniem sprawdź układ oraz znaczniki. DOCX jest formatem wyjściowym, a nie formatem szablonu używanym w tej konfiguracji.
Czy przesłanie formularza automatycznie tworzy dokument?
W udokumentowanym procesie przesłanie eForm tworzy rekord. Użytkownik otwiera następnie ten rekord i wybiera generowanie PDF lub DOCX. Przesłanie formularza i wygenerowanie dokumentu to osobne kroki.
Czy możemy tworzyć kilka rodzajów dokumentów z jednego formularza?
Tak. Połącz kilka szablonów dokumentów z eForm i wybieraj odpowiedni podczas generowania dokumentu z wypełnionego rekordu. Każdy szablon ma własny układ, schemat nazwy generowanego pliku i dostępne formaty wyjściowe.
Co zrobić, gdy brakuje wartości pola lub układ jest nieprawidłowy?
Sprawdź, czy pole źródłowe ma wartość i czy znacznik dokładnie odpowiada liście dostępnych pól formularza w Folderit. Zachowuj znaczniki w jednym ciągłym fragmencie tekstu. W razie problemów z układem uprość szablon ODT i sprawdź oba formaty wyjściowe. Nasz przewodnik konfiguracji zawiera listę kontrolną testów i wskazówki rozwiązywania problemów.
Zacznij od dokumentu, który Twój zespół tworzy co tydzień.