Dokumentu glabāšanas politika nosaka, kādus ierakstus jūsu organizācija glabā, kāpēc tā tos glabā, cik ilgi tie ir nepieciešami un kurš atļauj to iznīcināšanu. Politika nosaka noteikumus; saglabāšanas grafiks tos piemēro atsevišķām ierakstu kategorijām.
Pielāgojiet šo paraugu kopā ar dokumentu pārvaldības, juridiskās jomas, datu aizsardzības un biznesa procesu atbildīgajiem. Tas nenosaka vienu universālu termiņu. Pēc politikas apstiprināšanas skatiet glabāšanas ieviešanas ceļvedi dokumentu pārvaldības sistēmā.
Dokumentu glabāšanas politikas veidne
Mērķis un darbības joma
Definējiet aptvertās uzņēmējdarbības vienības, atrašanās vietas, ierakstu kategorijas un sistēmas. Iekļaujiet papīra ierakstus, e-pastu, kopīgos diskus, mākoņa lietojumprogrammas, eksportētos failus un atbilstošas kopijas ierīcēs. Identificējiet autoritatīvo kopiju, ja ieraksti pastāv vairākās vietās.
Atbildība
Norīkojiet par politiku atbildīgo, tās apstiprinātāju un atbildīgos par katru dokumentu kategoriju. Nosakiet, kas uztur termiņu sarakstu, piemēro tehniskos iestatījumus, pārskata izņēmumus un atļauj iznīcināšanu. Norādiet kontaktpersonu jautājumiem un iespējamu kļūdu ziņošanai.
Glabāšanas termiņu saraksts
Katrai kategorijai aizpildiet atsevišķu ierakstu. Piemēri parāda risināmos jautājumus, nevis tiesību aktos noteiktus termiņus.
Ritiniet tabulu sāniski, lai salīdzinātu visas četras kolonnas.
| Ierakstu kategorija | Nosakāmais sākuma notikums | Pārbaudāmais pamats | Atbildīgais un gala darbība |
|---|---|---|---|
| Finanšu un nodokļu uzskaite | Attiecīgais iesniegšanas, ziņošanas vai darījuma notikums. | Piemērojamie nodokļu un grāmatvedības noteikumi jurisdikcijā. | Finanses; apstiprināta pārskatīšanas vai iznīcināšanas darbība. |
| Līgumi | Derīguma termiņš, izbeigšana vai cits noteikts notikums. | Līgumu prasības, noilguma termiņi un nozares noteikumi. | Juridiskās jomas vai līguma atbildīgais; pārskatīšana pirms iznīcināšanas. |
| Nodarbinātības ieraksti | Konkrētā ieraksta notikums, piemēram, darba beigas. | Nodarbinātības, algas un privātuma prasības. | Personāla daļa; pārskatīšana un iznīcināšana ar ierobežotu piekļuvi. |
| Politikas un apstiprinājumi | Aizstāšana, atsaukšana vai attiecīgā procesa beigas. | Darbības pierādīšanas vajadzības un piemērojamie nozares noteikumi. | Par politiku atbildīgais; kontrolēta arhivēšana vai iznīcināšana. |
Katram ierakstam norādiet termiņu, tā sākuma notikumu, jurisdikciju, avotu un pārbaudes datumu, biznesa pamatojumu, glabāšanas vietu, izņēmumus, apstiprinātāju un pārskatīšanas datumu. Nošķiriet juridisko minimumu no pamatota lēmuma glabāt ilgāk.
Saglabāšana un izņēmumi
Nosakiet, kā izdod, reģistrē, piemēro un atceļ norādījumu saglabāt dokumentus. Tam jāaptver konkrētie dokumenti un atbildīgie visās sistēmās. Aprakstiet parastās iznīcināšanas apturēšanu, izņēmumu apstiprināšanu un neatrisināto gadījumu pārskatīšanu.
Iznīcināšana un pierādījumi
Aprakstiet katra datu nesēja apstiprināšanas un drošas iznīcināšanas procesu. Definējiet pierādījumus, kas tiek saglabāti pēc iznīcināšanas un dublikātu, eksporta un dublējumu apstrādi. Norādiet, kā tiek ziņots par nepareizu dzēšanu un kā tiek kontrolēta atjaunošana.
Apmācība un aktualizēšana
Padariet politiku pieejamu darbiniekiem un darbuzņēmējiem, kas apstrādā ierakstus. Iestatiet pārskatīšanas intervālu un pieprasiet pārskatīšanu pēc attiecīgām juridiskām, līgumiskām, organizatoriskām vai sistēmas izmaiņām. Ierakstiet politikas apstiprinājumu un versiju vēsturi.
Izvēlieties periodus no piemērojamajiem noteikumiem
Nosaukumi, piemēram, GDPR, HIPAA vai nodokļu tiesību akti, nav savstarpēji aizvietojami saglabāšanas grafiki. Nosakiet, vai noteikums attiecas uz organizāciju un konkrēto ierakstu. Pirms automātiskās iznīcināšanas iestatīšanas lūdziet atbildīgajam juridiskajam vai ierakstu īpašniekam atrisināt konfliktus.
Eiropas Komisijas VDAR principi (angļu valodā) saista personas datu glabāšanu ar mērķi un juridiskajiem pienākumiem. Nosakiet pārskatīšanas vai dzēšanas termiņus. Visa glabāšana mūžīgi nav universāls risinājums.
Konkrētam variāciju piemēram IRS uzskaites vadlīnijās (ASV, angļu valodā) ir izdalīti vairāki ASV nodokļu scenāriji. Tur minētais septiņu gadu periods automātiski neattiecas uz visiem uzņēmējdarbības ierakstiem vai valstīm.
14 punktu politikas pārskatīšanas kontrolsaraksts
- Darbības joma: visas attiecīgās entītijas, atrašanās vietas un ierakstu formāti ir nosaukti.
- Uzskaite: komanda zina oficiālo dokumentu un kopiju atrašanās vietas.
- Atbildīgie: katrai dokumentu kategorijai ir biznesa procesa atbildīgais.
- Jurisdikcija: katrs grafika ieraksts identificē piemērojamo juridisko kontekstu.
- Avoti: saistības ir dokumentētas ar avotu un pārskata datumu.
- Sākuma notikums: katra termiņa atskaite sākas no skaidri definēta notikuma.
- Ilgums: izvēlētajam periodam ir apstiprināts pamatojums.
- Privātums: nevajadzīga personas datu glabāšana tiek kritiski izvērtēta.
- Saglabāšanas norādījumi: izņēmumi un iznīcināšanas apturēšana aptver visas atbilstošās kopijas.
- Tiesības: noteikumus mainīt un dokumentus iznīcināt var tikai pilnvarotas personas.
- Iznīcināšana: ir noteikta apstiprināšana, metode un pierādījumi.
- Dublējumkopijas un ierīces: tiek risināts kopiju derīguma termiņš un atjaunošana.
- Apmācība: lietotāji zina, kā klasificēt ierakstus un ziņot par problēmām.
- Pārskatīšana: atbildīgais, periodiskums un pārbaudes pēc izmaiņām uztur politiku aktuālu.
Ieviesiet apstiprināto politiku
Folderit palīdz sakārtot dokumentus mapēs ar metadatiem, pārvaldīt piekļuvi, pieprasīt politikas apstiprināšanu vai izlasīšanas apliecinājumu un piemērot konfigurētas glabāšanas darbības. Apstiprināto termiņu sarakstu glabājiet atsevišķi no programmatūras iestatījumiem, lai katru noteikumu varētu saistīt ar tā pamatu.
Lai veiktu praktiskas darbības, tostarp sākuma datuma laukus, mapju pārmantošanu un failu izņēmumus, izpildiet mūsu dokumentu saglabāšanas ieviešanas rokasgrāmatu. Pirms plašu automatizētu darbību iespējošanas pārbaudiet rezultātu, izmantojot nelielu testa kopu.
Folderit glabāšanas automatizācijas ceļvedī aprakstīti sākuma datumi un gala darbības. Publiskajā plānu salīdzinājumā šī funkcija ir iekļauta Medium un Tailor. Pirms ieslēgšanas pārbaudiet vienumu un mapju tvērumu, datuma lauku un failu izņēmumus. Mapes noteikums automātiski neiestata atsevišķu apakšmapes noteikumu.
Nedomājiet, ka saglabāšanas instrukcija automātiski aptur katru programmatūras noteikumu. Identificējiet ietekmētos ierakstus, kontrolējiet to saglabāšanas iestatījumus un piekļuvi, reģistrējiet izņēmumu un pārbaudiet, vai parastā iznīcināšana tos nevar noņemt. Lietojiet apstiprināto procesu arī citām sistēmām, eksportam un dublējumkopijām.
